Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w ramach 4 miesięcznego okresu rozliczeniowego.
Jaka jest podstawa prawna konieczności przechowywania rozkładów czasu pracy oraz wniosków urlopowych przez pracodawcę?
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedź: karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat. Natomiast żaden przepis nie nakazuje wprost przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów pracy .
Przepisy nie nakładają na pracodawcę również obowiązku przechowywania wniosków urlopowych. Nie ma nawet obowiązku sporządzania ich na piśmie.
Uzasadnienie: katalog obowiązków pracodawców dotyczących właściwego przechowywania akt osobowych pracowników i dokumentacji pracowniczej zawiera ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) - u.n.z.a.
Dokumentacja osobowa i płacowa przechowywana jest przez okres 50 lat liczonego:
- od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
- od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej (art. 51u ust. 1 u.n.z.a.).
Zgodnie z § 7 i 8 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p., do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zalicza się m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Jak z tego wynika, karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat. Natomiast żaden przepis nie nakazuje wprost przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów pracy.
Na podstawie art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak jednocześnie, ani przepisy k.p., ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.), ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) nie nakładają na pracodawcę przechowywania wniosków urlopowych złożonych przez pracowników. Nie nakazują nawet sporządzania ich w formie pisemnej.
Obowiązek składania wniosków urlopowych na piśmie może jednak wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych, które mogą również przewidywać określony sposób (i czas i przechowywania). Jeśli jednak przepisów takich nie ma, pracodawca nie ma obowiązku dołączania wniosków urlopowych do akt osobowych pracowników.
W Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych znajdziesz odpowiedzi na takie pytania jak:
Kiedy pracodawca powinien tworzyć harmonogramy czasu pracy?
Przez jaki okres należy przechowywać dokumentacje związaną z umowami cywilnoprawnymi?
Jaki jest okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników?