Jak należy uzupełnić podstawę do wynagrodzenia chorobowego za czas absencji?

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Jak należy uzupełnić podstawę do wynagrodzenia chorobowego za czas absencji?

Pracownik zachorował w marcu 2017 r. Aby wyliczyć wysokość wynagrodzenia chorobowego należy wziąć przeciętny miesięczny przychód od marca 2016 do lutego 2017 r. W kwietniu 2016 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Pracownik w kwietniu 2016 r. otrzymał premię uznaniową ustalaną kwotowo w kwocie 669,03 zł (za dni nieobecności w pracy premia nie przysługuje i jest pomniejszana w inny sposób niż proporcjonalnie). Zapis z regulaminu: ,,podczas przyznawania premii brana jest pod uwagę nieobecność pracownika'', nadgodziny 60,75 zł, urlop wypoczynkowy 287,52 zł (w skład urlopu wypoczynkowego wchodzą składniki stałe i zmienne) wynagrodzenie chorobowe 334,70 zł. Pracownik w kwietniu 2016 r. przepracował 128 h. Jego norma w tym miesiącu wynosiła 168 godzin. Stawka za godzinę pracy 13,5 zł.

• Czy ma znaczenie, że pracownik w styczniu 2017 r. dostał podwyżkę (stawka za godzinę wynosi 14 zł)?
• Pracownik przepracował 128 godzin plus 3 godziny nadliczbowe, 2 dni urlop wypoczynkowy, 3 dni zwolnienie lekarskie.
• Jaką wartość należy przyjąć za miesiąc kwiecień 2016 r. jako podstawę do wyliczenia wynagrodzenia chorobowego?

Odpowiedź

Jeśli w miesiącu, w którym wystąpiła nieobecność z powodu choroby i z powodu urlopu wypoczynkowego, pracownik uzyskał wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej, które dla celów ustalenia podstawy świadczeń chorobowych traktuje się jak wynagrodzenie stałe, oraz składniki zmienne uwzględniane w podstawie zasiłku nie po uzupełnieniu, ale w kwocie faktycznie wypłaconej, wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej należy przyjąć do podstawy zasiłku po uzupełnieniu przy zastosowaniu sposobu wykorzystanego przy uzupełnianiu stałych składników wynagrodzenia.

Uzasadnienie

Uzupełnienie wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy zasiłku

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W podstawie wymiaru zasiłku uwzględniany jest przychód pracownika, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek finansowanych ze środków pracownika (art. 36 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z 25.06.1999 r. – dalej u.ś.p.).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, jeśli zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami o wynagradzaniu są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (art. 41 ust. 1 u.ś.p.). Przepis ten ma na celu zapobieganie podwójnemu wypłacaniu tego samego składnika wynagrodzenia za ten sam okres raz jako wynagrodzenia za pracę, drugi raz jako składnika wynagrodzenia uwzględnionego w postawie wymiaru zasiłku chorobowego.

Jeżeli w miesiącu przyjętym do ustalenia podstawy zasiłku pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, a więc np. z powodu choroby, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się to wynagrodzenie po uzupełnieniu, jeśli pracownik przepracował w tym miesiącu co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Z podstawy zasiłku wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (art. 38 ust. 2 u.ś.p.).

Sposób uzupełnienia wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy zasiłku zależy od tego, czy uzupełnieniu podlegają składniki stałe czy zmienne. Uzupełnienie składników stałych polega na przyjęciu do podstawy zasiłku wynagrodzenia miesięcznego określonego w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy. Wynagrodzenie zmienne uzupełnia się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu.

Z komentarza ZUS do ustawy wynika, że składniki wynagrodzenia, pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres pobierania zasiłku (Komentarz ZUS ust. 314). Oznacza to, że po uzupełnieniu powinny być uwzględnione w podstawie zasiłku tylko takie składniki wynagrodzenia, które pomniejszane są za okres nieobecności w pracy z powodu choroby w sposób proporcjonalny.

Ponadto jak wynika z wyjaśnień ZUS:

• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku bez uzupełniania, w kwocie faktycznie wypłaconej (Komentarz ZUS ust. 294),
• wynagrodzenie określone w stawce godzinowej traktuje się jak wynagrodzenie stałe (Komentarz ZUS ust. 285),
• na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia,
• w przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne (Komentarz ZUS ust. 290).

W opisanym w pytaniu przypadku pracownik w miesiącu uwzględnianym w podstawie zasiłku był nieobecny w pracy z powodu choroby i urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika zostało ustalone w stawce godzinowej. W miesiącu, w którym wystąpiły nieobecności, pracownik poza wynagrodzeniem określonym w stawce godzinowej i wynagrodzeniem za czas choroby otrzymał również:

• premię uznaniową zmniejszaną za okres nieobecności w inny sposób niż proporcjonalnie,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• wynagrodzenie za urlop.

Wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych wlicza się do podstawy zasiłku w kwocie faktycznie uzyskanej.

Premia uznaniowa, którą uzyskał pracownik, nie jest zmniejszana proporcjonalnie, co oznacza, że przed uwzględnieniem w podstawie zasiłku, premia nie podlega uzupełnieniu.

Dni urlopu wypoczynkowego dla celów ustalenia podstawy zasiłku traktuje się na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, a zatem wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego do podstawy zasiłku przyjmuje się w kwocie faktycznie otrzymanej.

W miesiącu, w którym wystąpiła nieobecność z powodu choroby i z powodu urlopu wypoczynkowego, pracownik uzyskał wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej, które dla celów ustalenia podstawy świadczeń chorobowych traktuje się jak wynagrodzenie stałe, oraz składniki zmienne uwzględniane w podstawie zasiłku nie po uzupełnieniu, ale w kwocie faktycznie wypłaconej.

Dlatego w miesiącu, w którym wystąpiły nieobecności do podstawy zasiłku, pracodawca powinien przyjąć:

• wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej po uzupełnieniu przy zastosowaniu sposobu wykorzystanego przy uzupełnianiu składników stałych,
• premię uznaniową w kwocie faktycznie wypłaconej,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie faktycznie wypłaconej.

Przykład

Wynagrodzenie pracownika ustalono w stawce godzinowej w wysokości 13,50 zł za 1 godzinę pracy.

Pracownik w kwietniu 2016 r., który jest jednym z miesięcy przyjętych do ustalenia podstawy zasiłku, otrzymał:

• wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1728 zł,
• premię uznaniową ustalaną kwotowo w wysokości 669,03 zł, zmniejszaną za dni nieobecności w pracy w inny sposób niż proporcjonalnie,
• wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe w wysokości 60,75 zł,
• wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w wysokości 287,52 zł,
• wynagrodzenie chorobowe w wysokości 334,70 zł.

Pracownik w kwietniu 2016 r. pracował 16 dni (128 godzin), a powinien pracować 21 dni (168 godzin).

W podstawie wymiaru świadczenia chorobowego pracodawca uwzględni:

1. wynagrodzenie określone w stawce godzinowej po uzupełnieniu w wysokości 1957,06 zł

13,50 zł x 168 godzin = 2268 zł

2268 zł – (2268 zł x 13,71%) = 1957,06 zł

2. premię w wysokości 577,31 zł

669,03 zł – (669,03 zł x 13,71%) = 577,31 zł

3. wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe w wysokości 52,42 zł

60,75 zł – (60,75 zł – 13,71%) = 52,42 zł

Zmiana wysokości wynagrodzenia a podstawa zasiłku

Jak wynika z wyjaśnień ZUS, zmiana wysokości wynagrodzenia na skutek zmiany stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania ustalonych w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, która nastąpiła w okresie przyjętym do ustalenia podstawy, nie zmienia zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłku (Komentarz ZUS ust. 292). Płatnik ustalając podstawę zasiłku uwzględni w niej wynagrodzenie wypłacone w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, przyjmując do podstawy wynagrodzenie w tych wysokościach, w jakich w tym okresie przysługiwało.

Zmiana wysokości wynagrodzenia, która nastąpiła w okresie pobierania zasiłku, a więc nie w okresie przyjętym do ustalenia podstawy, również nie wpłynie na podstawę zasiłku, którą zgodnie z przepisami powinno stanowić przeciętne wynagrodzenie wypłacone za okres poprzedzający okres niezdolności do pracy.

Należy jednak zwrócić uwagę, że inne zasady obowiązują w przypadku zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy. Zmiana wymiaru etatu, która nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy albo w miesiącach poprzedzających powstanie tej niezdolności, spowoduje, że podstawę wymiaru zasiłku będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy (art. 40 u.ś.p.).

W przedstawionym przykładzie podstawa zasiłku wynosi 2586,79 zł. Pragnę jednak podkreślić, że jest to przykład, na podstawie przedstawionego przykładu można dokonać ustalenia podstawy zasiłku w konkretnym przypadku, jaki wystąpił u danego płatnika.

Autor odpowiedzi: Barbara Tomaszewska

Odpowiedzi udzielono 4.09.2017 r.