Odpowiedź: obowiązujące przepisy w zakresie ubezpieczeń społecznych nie zakazują płatnikom składania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek w tym samym miesiącu, którego dotyczą. Określają natomiast termin, do którego płatnik jest wywiązać się z obowiązku złożenia deklaracji rozliczeniowej wraz z raportami oraz opłacenia składek za dany miesiąc np. do 15 dnia następnego miesiąca. W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest opłacenie składek po przekazaniu do ZUS deklaracji, których można dokonać w tym samym dniu np. ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczą.

Uzasadnienie: obowiązki płatnika składek w zakresie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s. Przepisy u.s.u.s. określają termin, do którego płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe oraz opłacić składki. W myśl art. 47 ust. 1 u.s.u.s. płatnik składek, który jest obowiązany przesłać do ZUS deklarację rozliczeniową ZUS DRA i raporty imienne za dany miesiąc do 15 dnia następnego miesiąca. W tym samym terminie jest również obowiązany opłacić składki do ZUS. W przepisach określono jako termin rozliczeń za dany miesiąc dzień następnego miesiąca, do którego należy w.w. czynności dokonać.

W u.s.u.s. nie ma zapisów zabraniających płatnikowi przekazać dokumenty rozliczeniowe do ZUS i wnieść opłaty z tytułu składek wcześniej czyli w tym samym miesiącu, którego dotyczą. Zatem nie ma przeciwwskazań do opłacenia składek do ZUS za dany miesiąc do jego ostatniego dnia. Natomiast należy mieć na uwadze pewne aspekty takiego działania, które mogą spowodować komplikacje przy właściwym zaewidencjonowaniu kwot opłaconych składek na koncie płatnika.

Jeżeli opłacimy składki do deklaracji z danym identyfikatorem, która nie została jeszcze przekazana do ZUS, wpłata z tego tytułu opisana tym identyfikatorem nie będzie przez ZUS zidentyfikowana, aż do momentu wpływu deklaracji . Opłacone składki zostaną zaewidencjonowane jako nadpłata i dopiero po dostarczeniu kompletu dokumentów do ZUS przypisane jako wpłata za dany miesiąc. Może to spowodować konieczność wystosowania do ZUS wyjaśnienia w tej sprawie.

Takiej sytuacji można uniknąć przekazując dokumenty rozliczeniowe w ostatnim lub przedostatnim dniu miesiąca np. 31 lub 30 grudnia przekazując do ZUS deklarację za grudzień, oraz w tym samym dniu dokonując wpłaty z tytułu składek wykazanych w deklaracji za ten miesiąc. Należy przy tym pamiętać, iż gdyby po przekazaniu do ZUS dokumentów w tym miesiącu dokonywano np. w dniu 31 grudnia jeszcze jakiś wypłat wynagrodzeń dla zatrudnionych osób spowoduje to konieczność złożenia dokumentów korygujących po tym terminie i opłacenia różnic w składkach z tego tytułu. Konsekwencją może być dodatkowa praca dla płatnika lub osoby sporządzającej dokumenty do ZUS. Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie kompletu dokumentów po dokonaniu ostatnich wypłat wynagrodzeń w tym miesiącu.

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.