PIT–11 do końca lutego do ręki albo listem poleconym

PIT-11, czyli imienną informację o dochodach i pobranych zaliczkach za poprzedni rok, pracodawca może przesłać pracownikowi pocztą elektroniczną tylko wtedy, gdy zaszyfruje ją tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, za pomocą specjalnego certyfikatu.

Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 13 stycznia 2012 r. (nr IPPB4/415-791/11-3/MP), którą urząd udzielił w odpowiedzi na pytanie pracodawcy, który zatrudniał ponad 300 osób. Każda z tych osób miała dostęp do elektronicznej poczty wewnętrznej, zabezpieczonej loginem i hasłem w prywatnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa. Wymóg szyfrowania przesyłek e-mailowych wynika z ustawy o  podpisie elektronicznym. Zgodnie z nią, dane w postaci elektronicznej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dopiero wtedy wywoła takie same skutki prawne, jak dokumenty opatrzone własnoręcznym podpisem.

Zgodnie z art. 39 ustawy o PIT do końca lutego 2017 r. płatnicy mają obowiązek wysłać PIT–11 swoim podatnikom, czyli osobom zatrudnionym na umowę o pracę i współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych. Dokument ten muszą być wysłane zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu dla każdego podatnika. Jeśli obowiązek poboru zaliczek ustał w ciągu roku (np. w wyniku zmiany pracy), płatnik przekaże taką informację na pisemny wniosek podatnika, w ciągu 14 dni. Do końca lutego firmy muszą też sporządzić PIT-40, czyli roczne obliczenie podatku za tych pracowników, którzy przed 10 stycznia złożyli wniosek o rozliczenie przez pracodawcę (PIT-12).

Z reguły pracodawcy przekazują PIT–11 w formie papierowej, osobiście swoim pracownikom i współpracownikom. Jeśli nie ma takiej możliwości, wysyłają pocztą. Pozostaje też forma e-mailowa, ale pod warunkiem zaszyfrowania maila.  W PIT-11 pracodawca wykazuje wszystkie dochody pracownika i wartość różnych nieodpłatnych świadczeń, np. abonamentów medycznych czy bonów, które są opodatkowane.

Urzędy skarbowe zachęcają płatników by składali PIT-11 za pośrednictwem www.e-deklaracje.gov.pl, aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Sposób i warunki wysyłki dokumentu reguluje rozporządzeniu z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 85). W ministerialnej aplikacji podatnicy znajdą interaktywne formularze podatkowe wraz z instrukcją, które po wypełnieniu i opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym można przesłać do systemu  drogą elektroniczną. Taka droga przynosi wymierne korzyści organizacyjne i finansowe dla pracodawcy. Pozwala na zebranie i uporządkowanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, eliminację ręcznego podpisywania i wysyłania dokumentów, automatyczne uzyskiwanie urzędowego poświadczenia odbioru, oszczędność materiałów biurowych.