Zasady wypłaty wynagrodzeń pracownika i potrąceń, które może pracodawca dokonać z pensji regulują art. 86 § 1 i art. 87 KP. Pierwszy z nich stanowi, że pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie, które określa regulamin pracy lub w inne przepisy prawa pracy. Wedle drugiego, pracodawca może potrącić z pensji – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – tylko: sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, kary pieniężne przewidziane w art. 108 KP.
Kwestia potrąceń z pensji najczęściej występuje przy odpowiedzialności materialnej pracownika za powierzone mu mienie i manka w towarze lub pieniądzach. Jeśli w majątku pracodawcy nastąpiły braki, to może on dokonać potrącenia wierzytelności z pensji pracownika tylko za jego zgodą lub na mocy tytułu wykonawczego. I co ważne: wówczas zgoda pracownika musi zostać wyrażona na piśmie, co wprost wynika z art. 91 kodeksu pracy. Stanowi on, że należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Kwestią tą zajął się już kilkakrotnie Sąd Najwyższy. Przykładowo, w wyroku z 1 października 1998 r., I PKN 366/98; stwierdził, że oświadczenie woli pracownika o potrąceniu wierzytelności z jego pensji musi być wyrażone na piśmie pod rygorem nieważności. Nie może być ona blankietowa i powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, obejmować sprecyzowaną wysokość i terminy potrąceń.
 
 
Również nieważne jest wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności (wyrok SN z 5 maja 2004 r., I PK 529/03). Taki sam skutek będzie również miało wyrażenie przez pracownika w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez zakład z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji.
A zatem nie wystarczy do pomniejszenia pensji pracownika jego ustna zgoda na potrącenie.

 

Ponadto, nawet jeśli pracodawca otrzyma pisemną zgodę pracownika na taki sposób rozliczenia wierzytelności, to i tak pracodawca musi pamiętać o tzw. kwotach wolnych od potrąceń, o których mowa w art. 871 §1 KP. Wynoszą one wysokość minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy oraz jego 80 proc., gdy dochodzone są inne należności.