Artykuł pochodzi z miesięcznika Personel Plus 

 

Decyzja o skorzystaniu z usług firmy zewnętrznej powinna być wynikiem świadomego wyboru strategii zarządzania biznesem, powiązanego z argumentami kosztowymi. W kalkulacji kosztowej powinno się uwzględnić nie tylko koszty osobowe personelu zaangażowanego w dany proces, ale także koszty operacyjne, zarządcze (czas managementu), obsługi prawnej, związane z obsługą i utrzymaniem systemu IT oraz nakład pracy w innych obszarach biznesu konieczny do obsługi procesu. Przedsiębiorcom prowadzącym małe firmy często wydaje się, że zatrudnienie jednej osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe nie jest dużym wydatkiem. Pomija się jednak inne, pośrednie koszty. Chodzi tu np. o koszty związane z aktualizowaniem wiedzy o stale zmieniających się przepisach w zakresie prawa pracy czy koszty związane z karami z tytułu błędów wynikających z nieznajomości regulacji prawnych. W kalkulacji powinno się wziąć pod uwagę także czas menedżerów poświęcany chociażby na rozliczanie czasu pracy pracowników lub komunikację z działem personalnym.

1. Dla kogo?

Outsourcing płac i kadr skierowany jest do wszystkich firm, których management nie postrzega kwestii związanych z administracją płacami i kadrami (nie mówimy oczywiście o zarządzaniu zasobami ludzkimi) jako strategicznego obszaru działania. Wydzielenie tych funkcji i przekazanie ich do realizacji zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu i doświadczonemu dostawcy oznacza, że będą one bez wysiłku organizacyjnego zleceniodawcy realizowane zawsze na czas, w zgodzie z często zmieniającymi się przepisami prawa i w najlepszym stosunku jakości do ceny.

Często myśląc o outsourcingu, utożsamia się go z usługą skierowaną do dużych firm. To błąd, bo tak naprawdę wielkość zatrudnienia jest sprawą drugorzędną. W zależności od wysokości zatrudnienia outsourcing odpowiada na różne potrzeby i zapewnia firmom różne korzyści. Zarówno duże, jak i małe firmy na ogół zmagają się z podobnymi problemami. Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że z usług ADP z powodzeniem korzystają tak samo bardzo małe firmy (pięciu pracowników), jak i ogromne przedsiębiorstwa (zatrudniające nawet 20-30 tys. pracowników).

2. Jaki dostawca usług?

Zanim przystąpimy do wyboru firmy oferującej usługi outsourcingowe, powinniśmy najpierw zastanowić się, na czym najbardziej nam zależy. Decyzja o zleceniu funkcji płacowych czy kadrowych na zewnątrz powinna być decyzją strategiczną. Trzeba ustalić, co z punktu widzenia prowadzenia biznesu i otrzymywanych korzyści jest dla nas najważniejsze. Kryteria mogą być różne. I tak np. dla jednej firmy kluczowy będzie gwarantowany przez usługodawcę poziom redukcji kosztów, dla innych gwarancja, że ich dane będą przechowywane i przetwarzane w sposób zapewniający najwyższy stopień bezpieczeństwa i poufności.

Wybierając dostawcę usług, warto zasięgnąć na rynku opinii o firmie, by sprawdzić jej referencje. Na pewno trzeba kierować się stabilnością biznesową i finansową dostawcy, dostępem do najnowszego know-how. Istotne jest także doświadczenie w danej branży. Dobre firmy często udostępniają case study dotyczące ich działalności i zrealizowanych projektów, z którymi warto się zapoznać.

3. Jaka ofertę?

Z szacunków firmy ADP Polska wynika, że zdecydowana większość firm (75%), które podejmują decyzję o przekazaniu części funkcji zewnętrznemu dostawcy, decyduje się na skorzystanie z pełnej obsługi płacowo-kadrowej. Także duża część tych, które zdecydowały się jedynie na outsourcing płacowy, w ciągu jednego-dwóch lat zwykle decyduje się przejść na pełny zakres, czyli zlecanie na zewnątrz zarówno naliczania płac, jak i administracji kadr.

Porównując oferty zwracajmy uwagę na zakres proponowanego serwisu. W przypadku dwóch ofert wybór pozornie tańszej nie zawsze jest lepszym rozwiązaniem. Bywa, że pozornie niższa cena nie uwzględnia np. dużej rotacji pracowników, za którą trzeba dodatkowo płacić. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest też sprawdzenie, jakie usługi przysługują mu w sytuacji kryzysowej. Może się okazać, że wyższa cena gwarantuje mu szerszy pakiet usług i większą elastyczność.

4. Małżeństwo z rozsądku

Z umową jest trochę tak jak z małżeństwem z rozsądku. Dobrze, by precyzowała jak najszczegółowiej wzajemne wymagania stron. Oczywiście, im mniej rozbieżności między stronami, tym lepiej. Z punktu widzenia klienta precyzyjne zapisy gwarantują bezpieczeństwo. Im więcej czasu poświęcimy na uzgodnienia kontraktowe i techniczne, tym mniej czeka nas niespodzianek podczas realizacji kontraktu. Nie zapominajmy jednak, że umowa nakłada też pewne obowiązki na samego zleceniodawcę.

To, co z pewnością powinno zostać doprecyzowane w umowie – poza stawkami i okresem obowiązywania umowy – to zakres tego, co jest wykonywane w ramach konkretnej usługi. Warto umówić się na dokładny system rozliczania jakości usług oraz oczekiwany poziom każdego ze wskaźników jakości w określonym czasie. Pozwala to na monitorowanie i poddawanie dostawcy kontroli.

Umowa na świadczenie usług płacowych i płacowo-kadrowych, tak jak małżeństwo, zawierana jest „na dobre i na złe”, dlatego powinna szczegółowo określać odpowiedzialność stron. Zwykle przenoszona jest ona na dostarczyciela usług. Pamiętajmy jednak, że jego odpowiedzialność ogranicza się do wysokości kapitału zakładowego spółki. Nie dajmy się zatem zwieść gwarancjom o pełnej odpowiedzialności, w sytuacji gdy kapitał nie pozwala na zaspokojenie roszczeń.

Ważnym zapisem w umowie jest także określenie odpowiedniego okresu wypowiedzenia. Okres ten powinien być na tyle długi, aby – gdy zajdzie taka potrzeba – klient miał czas na znalezienie i podpisanie umowy z nowym dostawcą. Zwykle jest to od trzech do sześciu miesięcy.

5. Najtrudniejszy start i lądowanie

Tak jak przy locie samolotem – tak i tu najtrudniejszy jest start i lądowanie. Zacznijmy od startu, czyli procesu wdrożenia. Obie strony mają do wykonania niebagatelne zadanie migracji procesów (technicznych lub biznesowych albo obu naraz). Jest to też czas gdy klient i dostawca wzajemnie uszczegóławiają zlecenie, urealniając wzajemne oczekiwania. Trzeba pamiętać, że klient, zlecając na zewnątrz procesy kadrowo-płacowe, oczekuje usprawnienia swojej organizacji i zmiany jakościowej. To wymaga dużych nakładów pracy, często kilku pętli projektowych, a przede wszystkim umiejętnego zarządzania zmianą. Patrząc z perspektywy doświadczeń ADP na rynku międzynarodowym, a zwłaszcza anglosaskim, polscy menedżerowie znajdują się w grupie wykazującej największą obawę przed wprowadzaniem zmian, co często przysłania im zalety nowych rozwiązań lub możliwości.

Przejdźmy do lądowań – obie strony nawiązując współpracę, powinny jednoznacznie określić reguły jej zakończenia. Zbudowanie zaufania i dobrej komunikacji na linii klient – dostawca już na początku współpracy stwarza platformę do pozytywnego rozwiązywania kwestii trudnych, co z kolei pozwala na wieloletnie i satysfakcjonujące kontynuowanie współpracy.

6. Korzyści i obawy

Jedną z najbardziej oczywistych zalet outsourcingu jest znaczna redukcja kosztów. Szacuje się, że w Europie poziom oszczędności wśród firm korzystających z takich usług wynosi od 10 do 40%, a w Polsce od 20 do 30%. Outsourcing ma także wpływ na lepszą efektywność pracy w firmie. Przekazanie określonych funkcji firmie zewnętrznej pozwala pracownikom działów kadrowych skoncentrować się na działaniach związanych z miękkim HR-em. Pamiętajmy, że obecnie przewaga konkurencyjna firmy na rynku zależy w dużej mierze od jakości personelu. W Europie połowa budżetów HR przeznaczonych jest właśnie na miękki HR. W Polsce ciągle jest to poziom zaledwie 15-20%.

Inną zaletą outsourcingu jest zwolnienie pracowników z prowadzenia uciążliwiej dokumentacji i wypełniania czasochłonnych formalności. Nie da się ukryć, że polskie prawo jest dość skomplikowane, a interpretacja pewnych przepisów nastręcza trudności nawet specjalistom w tej dziedzinie. Czasem, aby rozwiać wątpliwości, konieczne jest sięgnięcie do orzecznictwa sądów. Dodatkowo sytuację komplikuje to, że przepisy ciągle się zmieniają. Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga ciągłego doszkalania. Outsourcing nie tylko zwalnia nas z wysiłku związanego z obsługą kadr, ale też od odpowiedzialności z tytułu popełnionych błędów.

Dla dużych firm ważnym argumentem przemawiającym za skorzystaniem z usług outsourcingowych jest zapewnienie poufności danych. Warto sprawdzić, czy dostawca posiada SAS-70, czyli standard audytu zapewniający, że dane przechowywane i przetwarzane są w sposób prawidłowy, bezpieczny i wyłącznie do celów określonych w kontrakcie.

Mimo oczywistych korzyści wielu przedsiębiorców w Polsce ciągle ma obawy związane z przekazaniem określonych funkcji na zewnątrz firmy. Jedną z najczęściej spotykanych jest obawa o utratę kontroli nad procesami zachodzącymi w spółce. Takie myślenie jest jednak zupełnie nieuzasadnione, bo określenie systemu rozliczenia jakości gwarantuje klientom monitorowanie całego procesu. Chciałbym tu także odnieść się do obawy związanej z redukcją personelu. Celem outsourcingu nie jest doprowadzenie do zwolnienia działu HR, ale do umożliwienia mu wyższej efektywności poprzez skupienie się na kluczowych zadaniach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Kiedy już zdecydujemy się na podjęcie współpracy z firmą zewnętrzną, przejdziemy przez etap określania własnych potrzeb i oczekiwań, przeanalizujemy oferty i zdecydujemy się na konkretnego dostawcę, pozostaje bardzo ważna sprawa – musimy mu zaufać. Partnerskie podejście i wzajemne zaufanie to podstawa długiej, owocnej współpracy. Dlatego dobrze jest od początku rozmawiać i maksymalnie korzystać z wiedzy dostawcy, który jest specjalistą w swojej dziedzinie.