Odpowiedź: Przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują tak szczegółowo treści sprostowanego świadectwa pracy oraz odpisu świadectwa pracy. Sprostowane świadectwo pracy w praktyce oznacza nowy dokument, powinno więc być wystawione z aktualną datą i bez dopisków wskazujących na sprostowanie. Odpis świadectwa pracy powinien odzwierciedlać treść oryginalnego świadectwa pracy oraz zawierać informację wskazującą na to, iż jest to duplikat uprzednio wydanego dokumentu.
Uzasadnienie: W świetle Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych wyróżnia się sprostowanie świadectwa pracy oraz wydanie odpisu świadectwa pracy. Zgodnie z art. 97 § 21 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Dalszy tryb postępowania pracodawcy w zakresie prostowania świadectwa pracy określony jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalne z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 282 z późn. zm) - dalej jako r.ś.p. Jak wynika z § 5 ust. 1 zdanie drugie oraz ust. 5 r.ś.p., w razie uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca wydaje mu w ciągu 7 dni nowe świadectwo pracy, a następnie obowiązany jest, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy. Przepisy nie regulują natomiast, czy sprostowane świadectwo pracy powinno zawierać dopisek wskazujący na dokonanie tego sprostowania, brak też wskazania z jaką datą powinno być wystawione nowe (sprostowane) świadectwo pracy. Ponieważ na gruncie przywołanych przepisów sprostowanie polega w praktyce na sporządzeniu nowego świadectwa pracy, w opinii Autorki prostując świadectwo pracy należy dochować klasycznej procedury określonej w r.ś.p. W konsekwencji Autorka skłania się ku wnioskowi, iż nie należy dopisywać informacji o dokonanym sprostowaniu - aczkolwiek w tym zakresie można spotkać się z różną praktyką i z pewnością samego wskazania w dokumencie (dopisku), że jest to sprostowanie nie sposób potraktować jako błąd. Jeśli chodzi o datę jego wydania, powinna to być data rzeczywistego wydania dokumentu. Jako, że poprzednie świadectwo powinno ulec zniszczeniu, dla celów dowodowych warto natomiast sporządzić i zachować notatkę dokumentującą okoliczności dokonanego przez pracodawcę sprostowania.
W zakresie wydawania odpisu świadectwa pracy (potocznie zwanego "duplikatem") przepis § 4 r.ś.p. stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis świadectwa pracownikowi albo osobie, o której mowa w § 2 ust. 1 i w § 3 r.ś.p. Analogicznie jak w przypadku sprostowania, brak jest szczegółowej regulacji w zakresie zasad sporządzania takiego odpisu. Mając na względzie definicję terminu "odpis", należy jednak stosować inne zasady niż w przypadku sporządzania świadectwa sprostowanego (czyli nowego). Odpis nie jest bowiem nowym świadectwem pracy lecz dokumentem odzwierciedlającym dane z dokumentu poprzednio sporządzonego. Dlatego powinna być na nim wskazana data wystawienia pierwotnego (oryginalnego) świadectwa pracy. W tym przypadku uzasadnione wydaje się też zawarcie w treści dokumentu dopisku, iż nie jest to oryginalne świadectwo lecz duplikat.
Paulina Zawadzka-Filipczyk
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
