Wśród różnych, obowiązkowych sprawozdań możemy wyróżnić te, których wymaga Główny Urząd Statystyczny (GUS). Jednym z takich obowiązkowych sprawozdań jest przesyłane do GUS sprawozdanie dotyczące warunków pracy – jest to sprawozdanie oznaczone symbolem Z – 10. Powyższe sprawozdanie za rok 2011 należy przesłać do 16 stycznia 2012 r. Obowiązek przekazywania danych statystycznych wynika z art. 30 pkt. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2011 (Dz. U. Nr 239, poz. 1594 z późn. zm.) - dalej. r.p.b.s.
Celem przeprowadzenia ww. badania dotyczącego warunków pracy jest rozpoznanie zagrożeń dla zdrowia i życia i ich rodzajów na stanowiskach pracy pracowników pracujących w warunkach zagrożenia, korzystających ze świadczeń z tytułu pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia, ponoszonych świadczeń z powodu wypadku przy pracy i chorób zawodowych oraz działania profilaktyczne. Należy zaznaczyć, że powyższe sprawozdania mają obowiązek przesłać podmioty zatrudniające 10 i więcej pracowników określone w załączniku do r.p.b.s. „Program badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2011”:

 

lp

Podmioty przekazujące dane statystyczne

8.0

8.1

 

osoby prawne, jednostki organizacyjne mniemające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – według jednostek lokalnych, w których liczba pracujących wynosi 10 osób i więcej, prowadzące działalność gospodarczą w zakresie: upraw rolnych, chowu i hodowli zwierząt, łowiectwa, włączając działalność usługową (dział 01 – bez łowiectwa i pozyskiwania zwierząt łownych, włączając działalność usługową – grupa 01.7), leśnictwa i pozyskiwania drewna (dział 02), rybactwa (dział 03 bez rybołówstwa w wodach morskich – klasa 03.11), górnictwa i wydobywania (działy 05-09), przetwórstwa przemysłowego (działy 10-33), wytwarzania i zaopatrywania w energię elektryczną, gaz, parę wodną, gorącą wodę i powietrze do układów klimatyzacyjnych (dział 35), dostaw wody; gospodarowania ściekami i odpadami oraz działalności związanej z rekultywacją (działy 36-39), budownictwa (działy 41-43), handlu hurtowego i detalicznego; naprawy pojazdów samochodowych, włączając motocykle (działy 45-47), transportu i gospodarki magazynowej (działy (49-53), informacji i komunikacji (sekcja J z wyłączeniem działy 59 – działalność związana z produkcją filmów, nagrań video, programów telewizyjnych, nagrań dźwiękowych i muzycznych oraz grupy 63.9 – działalność usługowa w zakresie informacji, pozostała), badań naukowych i prac rozwojowych (dział 72), działalności weterynaryjnej (dział 75), wynajmu i dzierżawy (dział 77), działalności organizatorów turystyki, pośredników i agentów turystycznych oraz pozostałe działalności usługowej w zakresie rezerwacji i działalności z nią związanych (dział 79), pozostałego sprzątania (klasa 81.29), szkół wyższych (podklasa 85.42.B), opieki zdrowotnej (dział 86), napraw komputerów i artykułów użytku osobistego i domowego (dział 95);
badaniu nie podlegają indywidualne gospodarstwa rolne, fundacje, stowarzyszenia, partie polityczne, związki zawodowe, organizacje społeczne, organizacje pracodawców, samorządu gospodarczego i zawodowego, kościół katolicki, inne kościoły i związki wyznaniowe, przedstawicielstwa zagraniczne

Dodatkowo – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności – może być wymagana dodatkowa sprawozdawczość dot. GUS z zakresu, jaki podlega osobie zajmującej się wykonywaniem zadań służby BHP. Może to być np. sprawozdanie OS-6 (sprawozdanie o odpadach), czy też sprawozdanie OS-1 (sprawozdanie o emisji zanieczyszczeń powietrza oraz o stanie urządzeń oczyszczających). W celu określenia zakresu sprawozdań, jakie należy przekazywać do GUS proponuję zapoznać się z r.p.b.s. szczegółowo określającym rodzaje oraz terminy składania poszczególnych sprawozdań koniecznych do badań statystycznych.
Kolejnym z takich obowiązków sprawozdawczych może być sporządzenie i wypełnienie informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA. Przygotowanie powyżej informacji często jest zlecane do przygotowania specjalistom ds. bhp z uwagi na charakter danych koniecznych do jego sporządzenia. Termin złożenia formularza ZUS IWA mija 31 stycznia 2012 r., a nad terminowością złożenia powyższego dokumentu czuwa zazwyczaj dział księgowości. Szczegółowe informacje dotyczące ZUS IWA znajdują się w poradniku pt. "Zasady składania i wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA" dostępnym w serwisie www.zus.pl.
Następny obowiązek sprawozdawczy wobec niektórych pracodawców (stosujących substancje, preparaty, czynniki lub prowadzących procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym) wynika z Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (Dz. U. 2004 nr 280 poz. 2771 z późn. zm.; dalej r.r.m.) – zgodnie z § 4 ust. 3 r.r.m. pracodawca przekazuje właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu oraz właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy niezwłocznie po rozpoczęciu działalności oraz corocznie w terminie do dnia 15 stycznia na druku "Informacji o substancjach, preparatach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym" (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do r.r.m..) następujące dane:

  1. wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje, preparaty lub czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny oraz wykaz substancji, preparatów, czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym wraz z podaniem ilościowej wielkości produkcji lub stosowania;
  2. uzasadnienie konieczności stosowania substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, o których mowa w pkt 1;
  3. wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na substancje, preparaty, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
  4. liczbę pracowników pracujących w narażeniu, w tym liczbę kobiet;
  5. określenie rodzaju substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym powodujących narażenie, rodzaj kontaktu, wielkość narażenia i czas jego trwania;
  6. rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia.

Z uwagi na fakt, że bardzo często stanowisko osoby wykonującej u pracodawcy zadania służby BHP jest połączone ze stanowiskiem specjalisty ds. ochrony środowiska konieczne może się również okazać sporządzenie dodatkowych sprawozdań dotyczących takich kwestii jak np. sprawozdanie o ilości wytworzonych odpadów w roku ubiegłym, sprawozdanie dot. zakresu opłat za korzystanie ze środowiska, czy opłaty produktowej, etc. Jeszcze innym obowiązkiem sprawozdawczym być może nie dotyczącym bezpośrednio osoby wykonującej zadania służby bhp, ale o którym warto pamiętać z uwagi na wysokie kary za jego nieterminowe złożenie, jest sprawozdanie w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych (załadunek, przewóz, rozładunek) – dokument ten sporządza doradca DGSA w oparciu o dane uzyskane od przedsiębiorstwa. Termin złożenia sprawozdania za poprzedni rok upływa 31 stycznia.
Na koniec warto wspomnieć o ciążącym na osobie wykonującej zadania służby bhp obowiązku sporządzania rokrocznej analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierającej propozycje przedsięwzięć organizacyjnych i technicznych, mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy. Dokument ten nie musi być przesłany do jakiegokolwiek urzędu – istotne jedynie, by znajdował się wśród dokumentów firmy oraz był sporządzany nie rzadziej niż raz w roku. Przygotowując różne sprawozdania/informacje/druki warto pamiętać również o powyższym obowiązku.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.