Czy zawsze należy zakładać akta osobowe?

W zakładzie pracy pracują stażyści skierowani z Urzędu Pracy i osoby na robotach publicznych. Zgodnie z umową, po zakończeniu stażu lub robót publicznych należy ich zatrudnić na umowę na czas określony, np. miesiąc na 1/2 lub 3/4 etatu.

Czy w tej sytuacji, jeśli chodzi o stażystów, trzeba zakładać akta osobowe?

Czy umowy te - na czas określony - zlicza się i trzecia będzie już na czas nieokreślony?

1. Pracodawca przyjmujący stażystów skierowanych z urzędu pracy nie ma obowiązku prowadzenia dla nich akt osobowych.

2. W przypadku dalszego zatrudnienia pracownika po ustaniu umowy zawartej w ramach robót publicznych będą miały zastosowanie przepisy ogólne, a tym samym umowa zawarta w ramach robót publicznych będzie pierwszą z limitu umów terminowych.

3. W przypadku nawiązania stosunku pracy ze stażystą po zakończeniu odbywania stażu, umowa na której podstawie był on organizowany, nie wlicza się do limitu umów terminowych.

W systemie LEX znajdziesz zagadnienie powiązane z tym artykułem:

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Najczęściej czytane w temacie:

Czytaj więcej w systemie informacji prawnej LEX

Zamów bezpłatny dostęp na 14 dni

To zagadnienie zawiera:

{"dataValues":[564,40,15,11],"dataValuesNormalized":[18,2,1,1],"labels":["Pytania i odpowiedzi","Komentarze i publikacje","Akty prawne","Orzeczenia i pisma urz\u0119dowe"],"colors":["#940C72","#007AC3","#85BC20","#EA8F00"],"maxValue":630,"maxValueNormalized":20}

Najczęściej czytane w temacie:

Czytaj więcej w systemie informacji prawnej LEX

Zamów bezpłatny dostęp na 14 dni

Stosownie do postanowień art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, a także przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegółowe zasady prowadzenia takiej dokumentacji zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - dalej r.p.d.

Zgodnie z § 6 r.p.d., pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika (osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę) akta osobowe. Takie akta składają się z 3 części i obejmują:

1. w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

2. w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

[-DOKUMENT_HTML-]

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 32 ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – dalej u.p.z., pojęcie robót publicznych oznacza zatrudnienie bezrobotnego w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy przy wykonywaniu prac organizowanych przez powiaty – z wyłączeniem prac organizowanych w urzędach pracy – gminy, organizacje pozarządowe statutowo zajmujące się problematyką ochrony środowiska, kultury, oświaty, kultury fizycznej i turystyki, opieki zdrowotnej, bezrobocia oraz pomocy społecznej, a także spółki wodne i ich związki, jeżeli prace te są finansowane lub dofinansowane ze środków samorządu terytorialnego, budżetu państwa, funduszy celowych, organizacji pozarządowych, spółek wodnych i ich związków.

Z kolei pojęcie stażu zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 1 pkt 34 u.p.z., jako nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Staż odbywa się na podstawie umowy zawartej przez starostę z pracodawcą. Pracodawca po zakończeniu stażu wydaje opinię zawierającą informacje o zadaniach realizowanych przez bezrobotnego i umiejętnościach praktycznych pozyskanych w trakcie stażu, natomiast starosta wydaje bezrobotnemu zaświadczenie o odbyciu stażu.

Mając na uwadze powyższe, osoba zatrudniona do wykonywania robót publicznych jest zatrudniona przez danego pracodawcę, a tym samym istnieje obowiązek prowadzenia dla niej akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunku pracy, Z kolei osoba odbywająca staż nie jest pracownikiem, a tym obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji jej nie dotyczy.