Czy zawsze należy zakładać akta osobowe?

W zakładzie pracy pracują stażyści skierowani z Urzędu Pracy i osoby na robotach publicznych. Zgodnie z umową, po zakończeniu stażu lub robót publicznych należy ich zatrudnić na umowę na czas określony, np. miesiąc na 1/2 lub 3/4 etatu.

Czy w tej sytuacji, jeśli chodzi o stażystów, trzeba zakładać akta osobowe?

Czy umowy te - na czas określony - zlicza się i trzecia będzie już na czas nieokreślony?

1. Pracodawca przyjmujący stażystów skierowanych z urzędu pracy nie ma obowiązku prowadzenia dla nich akt osobowych.

2. W przypadku dalszego zatrudnienia pracownika po ustaniu umowy zawartej w ramach robót publicznych będą miały zastosowanie przepisy ogólne, a tym samym umowa zawarta w ramach robót publicznych będzie pierwszą z limitu umów terminowych.

3. W przypadku nawiązania stosunku pracy ze stażystą po zakończeniu odbywania stażu, umowa na której podstawie był on organizowany, nie wlicza się do limitu umów terminowych.

Stosownie do postanowień art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, a także przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegółowe zasady prowadzenia takiej dokumentacji zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - dalej r.p.d.

Zgodnie z § 6 r.p.d., pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika (osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę) akta osobowe. Takie akta składają się z 3 części i obejmują:

1. w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

2. w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

[-DOKUMENT_HTML-]

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 32 ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – dalej u.p.z., pojęcie robót publicznych oznacza zatrudnienie bezrobotnego w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy przy wykonywaniu prac organizowanych przez powiaty – z wyłączeniem prac organizowanych w urzędach pracy – gminy, organizacje pozarządowe statutowo zajmujące się problematyką ochrony środowiska, kultury, oświaty, kultury fizycznej i turystyki, opieki zdrowotnej, bezrobocia oraz pomocy społecznej, a także spółki wodne i ich związki, jeżeli prace te są finansowane lub dofinansowane ze środków samorządu terytorialnego, budżetu państwa, funduszy celowych, organizacji pozarządowych, spółek wodnych i ich związków.

Z kolei pojęcie stażu zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 1 pkt 34 u.p.z., jako nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Staż odbywa się na podstawie umowy zawartej przez starostę z pracodawcą. Pracodawca po zakończeniu stażu wydaje opinię zawierającą informacje o zadaniach realizowanych przez bezrobotnego i umiejętnościach praktycznych pozyskanych w trakcie stażu, natomiast starosta wydaje bezrobotnemu zaświadczenie o odbyciu stażu.

Mając na uwadze powyższe, osoba zatrudniona do wykonywania robót publicznych jest zatrudniona przez danego pracodawcę, a tym samym istnieje obowiązek prowadzenia dla niej akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunku pracy, Z kolei osoba odbywająca staż nie jest pracownikiem, a tym obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji jej nie dotyczy.