Uwaga! Od 25 maja 2018 roku obowiązują nowe regulacje w zakresie monitoringu!
Przeczytaj o tym, jak wprowadzić monitoring zgodnie z RODO >

Dyrektor samorządowego zakładu budżetowego od 1 stycznia 2016 r. chce wprowadzić na terenie zakładu monitoring. Ma to służyć poprawie bezpieczeństwa mienia zakładu, pracowników i osób prywatnych korzystających z usług zakładu. Na razie monitoring ma być zainstalowany tylko na zewnątrz budynku. Na budynku pojawią się tablice informacyjne mówiące o tym że obiekt jest monitorowany. W przyszłości ma być również zainstalowany monitoring na głównej hali zakładu.

  • Czy obecnie, jeżeli pracodawca montuje kamery tylko na zewnątrz budynku, to trzeba poinformować pracowników o tym fakcie?
  • Jak dokonać tego powiadomienia?
  • Czy wystarczy zrobić zebranie pracowników i im to ogłosić?
  • Czy lepiej dla celów dowodowych poinformować wszystkich pracowników na piśmie?
  • Czy jeżeli pracodawca zdecyduje się na zamontowanie monitoringu na głównej hali pracowniczej, to dopiero trzeba poinformować pracowników o tym fakcie na piśmie?

Monitoring w pracy

Korzystanie przez pracodawcę z monitoringu za pomocą kamer w celu chronienia pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych, a także zabezpieczenia się przed ewentualnymi działaniami pracowników, które mogą wyrządzić szkodę pracodawcy lub osobom trzecim, jak również kontrolowania wykonywania pracy przez pracowników, wydaje się dopuszczalne. Zasady stosowanego w zakładzie pracy monitoringu za pomocą kamer mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy jak również mogą być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń. Dotyczy to również monitoringu stosowanego na zewnątrz, jeżeli ma on m.in. służyć kontroli realizacji praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Przepisy ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. stanowią, że pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy (art. 94 pkt 2 k.p.). Pracodawca jest również podmiotem, na którym spoczywa ryzyko prowadzonej działalności i który ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkodę wyrządzoną przez pracowników przy wykonywaniu obowiązków służbowych (art. 120 k.p.). Takim obowiązkom pracodawcy odpowiada, leżący po stronie pracownika, obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz przestrzegania: czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, zasad współżycia społecznego, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych. Pracownik ma również obowiązek dbać o dobro zakładu pracy i chronić jego mienie (art. 100 k.p.).

Biorąc powyższe pod uwagę należy uznać, że korzystanie przez pracodawcę z monitoringu za pomocą kamer w celu chronienia pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych, a także zabezpieczenia się przed ewentualnymi działaniami pracowników, które mogą wyrządzić szkodę pracodawcy lub osobom trzecim, jak również kontrolowania wykonywania pracy przez pracowników, wydaje się dopuszczalne.

Warunkiem stosowania tego rodzaju kontroli jest to, że pracodawca zadba, aby dobra osobiste pracowników nie zostały naruszone oraz aby w jak najmniejszym stopniu ingerować w prywatność pracowników, a także pod warunkiem, że środki stosowane przez pracodawcę będą adekwatne do celów, którym mają służyć.

Należy pamiętać, że korzystanie przez pracodawcę z jakiejkolwiek z form kontroli pracowników musi odbywać się z poszanowaniem ich dóbr osobistych oraz prawa do prywatności. Wynika to przede wszystkim z art. 5, art. 30 i następnych Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, a także z art. 111 k.p. oraz z art. 23 ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny - dalej k.c. Ponadto w art. 47 Konstytucji RP wskazano kolejne dobra osobiste podlegające ochronie, w tym przede wszystkim prawo do prywatności. Należy podkreślić, że na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika, a więc przede wszystkim w kontekście wykonywania przez pracownika obowiązków na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy.

Zgoda pracowników na monitoring nie jest wymagana

Monitorowanie przez pracodawcę miejsca pracy za pomocą kamer nie wymaga uzyskania od pracowników zgody na takie sprawowanie kontroli wykonywania pracy czy też bezpieczeństwa zakładu pracy lub pracownika w miejscu pracy. Jednakże pracodawca, będąc zobligowany przepisami k.p. do szanowania godności oraz dóbr osobistych pracowników, powinien ich poinformować, że miejsca pracy mogą być monitorowane. Zasady stosowanego w zakładzie pracy monitoringu za pomocą kamer mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy jak również mogą być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń (porównaj stanowisko MPiPS z 25.06.2012 r. stanowiące odpowiedź na interpelację nr 5287).

O stosowaniu monitoringu na zewnątrz budynku pracodawca powinien poinformować pracowników, jeżeli istnieje przesłanka monitorowania ich zachowań przez pracodawcę, wywodzona z kierowniczej roli pracodawcy w procesie organizowania pracy. Przy czym należy podkreślić, że w praktyce często zdarzają się sytuacje, że monitoring zewnętrzny jest wykorzystywany do kontroli realizacji praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy (np. wypadki w drodze do i z pracy), i tym samym informowanie pracowników o takiej formie kontroli wydaje się zasadne.

Należy również zwrócić uwagę, że monitorowanie pracowników za pomocą kamer jest przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 2 ustawy z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych - dalej u.o.d.o., dlatego też pracodawca powinien w odpowiedni sposób zabezpieczyć dane uzyskane w wyniku prowadzonego monitoringu oraz przechowywać je tylko przez taki czas, jaki jest niezbędny dla celów monitorowania. Ta regulacja dodatkowo wzmacnia ochronę pracowników przed skutkami monitorowania wykonywania przez nich pracy.

Dodajmy również, że w przypadku, gdy oprócz monitoringu prowadzona jest także kontrola dostępu do budynku (rejestr wejść i wyjść) co wiąże się z tym, że osoba wchodząca na teren budynku proszona jest o okazanie dokumentu ze zdjęciem, a następnie jej dane zostają zapisane w książce wejść, to w takiej sytuacji nagranie z monitoringu należałoby uznać za zbiór danych osobowych (ustalenie tożsamości konkretnej osoby nie jest w takiej sytuacji trudne, wystarczy porównać zapis z monitoringu z książką wejść). Jak wynika z Wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9.07.2014 r., II SA/Wa 2393/13, LEX nr 1480308, system monitoringu wizyjnego, pozwalający na identyfikację osób, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom u.o.d.o. W takiej sytuacji podmiot będący administratorem tychże danych musi przede wszystkim spełnić obowiązek informacyjny, wynikający z art. 24 i 25 u.o.d.o., tj.

poinformować osoby podlegające nagraniu m.in. o:

  • adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
  • celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
  • prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
  • dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Powyższe informacje, jak i znak graficzny, informujący o monitoringu, powinny być umieszczane w dobrze widocznym miejscu na terenie monitorowanego obiektu czy obszaru. Przyjmuje się wówczas, że osoba, która świadomie zdecyduje się wejść na teren objęty monitoringiem, domyślnie wyraża zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w postaci wizerunku (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.).

Zbiór danych przetwarzany w związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego traktujemy jak każdy inny zbiór danych. Oznacza to, że na administratorze danych spoczywa obowiązek ku rejestracji zbioru danych osobowych monitoringu w GIODO (art. 40 u.o.d.o.). Powyższe nie ma zastosowania jeżeli zachodzi któraś z podstaw zwolnienia z obowiązku rejestracji wymieniona w art. 43 ust. 1 i 1a u.o.d.o. Przykładowo, jeśli powołano i zgłoszono ABI i zbiór nie zawiera tzw. danych wrażliwych wymienionych w art. 27 ust. 1 u.o.d.o., zbiór danych nie podlega rejestracji.

Należy jednak zaznaczyć, że nie zawsze monitoring wizyjny wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Ze zbiorem danych nie będziemy mieli do czynienia, gdy stosowany jest monitoring wizyjny w czasie rzeczywistym bez dokonywania zapisu. Nie będzie bowiem wówczas możliwe odszukanie danych.