Zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO, dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (tj. osobie, której dane dotyczą). Możliwa zaś do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Według art. 5 RODO dane osobowe muszą być:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
Zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 30 maja 2013 roku (sygn. akt C-342/12), art. 2 lit. a) ww. dyrektywy należy interpretować w ten sposób, że ewidencja czasu pracy zawierająca w odniesieniu do każdego pracownika wskazanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak również odnośnych przerw lub odpoczynków, wchodzi w zakres pojęcia „danych osobowych” w rozumieniu tego przepisu.
Czy zatem na liście obecności mogą znaleźć się adnotacje o powodach nieobecności, takich jak: urlop wypoczynkowy (Uw), zasiłek chorobowy (Ch.), zasiłek macierzyński (Mac.) itd.?
Sprawdź również książkę: Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania >>
Potwierdzanie obecności w pracy
Lista obecności jest jedną z wielu form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 par. 3 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.
Zobacz procedurę w LEX: Zawarcie umowy o pracę - informacja o warunkach zatrudnienia >
Potwierdzanie przybycia i wykonywania obowiązków służbowych może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach (system RCP) czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Żaden przepis prawa pracy nie definiuje „zawartości” listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów praktycznych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien wydać pracownikowi listy obecności po upływie 10 lat >
Cena promocyjna: 55.2 zł
|Cena regularna: 69 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 62.1 zł
Jakie oznaczenia wolno pracodawcy nanosić na listę?
Lista obecności jest jednym z ważniejszych źródeł, z których pracodawca czerpie niezbędną wiedzę na temat godzin pracy, ewentualnych nadgodzin, pracy w porze nocnej oraz absencji chorobowej czy urlopowej. Trudno przyjąć, iż nie ma prawa nanosić stosownych informacji, oznaczeń, które pozwolą sprostać ustawowemu obowiązkowi prowadzenia indywidualnej ewidencji czasu pracy.
Lista obecności to niewątpliwe narzędzie pomocnicze. Jak absurdalny wydaje się stosowany powszechnie zakaz używania poszczególnych informacji (symboli) można wykazać na kliku przykładach.
Sprawdź w LEX: Czy należy wykazywać godziny pracy na liście obecności, jeśli wykazuje je na prowadzonej miesięcznej liście ewidencji czasu pracy? >
Po pierwsze - urlop wypoczynkowy (Uw.). Zgodnie z art. 163 par. 1 Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. To przecież pracownicy, razem, uwzględniając tok pracy, ustalają we wspólnym porozumieniu fakt, kto, kiedy (w sposób bardzo precyzyjny) udaje się na urlop wypoczynkowy. Ustalenia te uwzględniają niewątpliwie sugestie pozostałych pracowników. Trudno uznać, iż w tym przypadku taka informacja jest dopuszczalna, ale ta sama informacja na liście obecności już nie.
Czytaj w LEX: Kontrola PIP w zakresie urlopów, czasu pracy oraz działalności socjalnej >
Po drugie - zasiłek macierzyński (Mac.). Tutaj można podać przykład pracodawcy, który zatrudnia np. 25 pracowników. W gronie zatrudnionych jest jedna kobieta. Pracownica jest w ciąży, rodzi. Trudno uznać, że pozostali pracownicy dopiero dzięki liście obecności dowiedzą się o fakcie ewentualnych zwolnień lekarskich czy o fakcie rozpoczęcia korzystania z uprawnień macierzyńsko-rodzicielskich.
Po trzecie - zasiłek chorobowy (Ch.). To oznaczenie informuje tylko o fakcie choroby. W żaden sposób nie informuje o rodzaju schorzenia, zabiegach itd. Jeżeli jeden z naszych pracowników złamał nogę na stołówce zakładowej podczas przerwy śniadaniowej, to trudno założyć, że nikt o tym fakcie nie może wiedzieć.
Sprawdź w LEX: Jakie dane można umieszczać na liście obecności? >
Zwrócić można jeszcze uwagę na sytuację kryzysową, czyli awarię naszego systemu kadrowo-płacowego w kontekście naliczenia wynagrodzenia. Brak dostępu do danych elektronicznych (np. do ewidencji czasu pracy) pozwoli jednak naliczyć stosowne wynagrodzenie z uwzględnieniem absencji chorobowo-urlopowej, ale tylko w przypadku „posiadania” listy obecności z właściwą, precyzyjną adnotacją.
Autor jest prawnikiem prowadzącym własną kancelarię prawa pracy, biegłym sądowym z zakresu prawa pracy i RODO, mediatorem sądowym i pozasądowym.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.