Czy na liście obecności można wpisać powód nieobecności pracownika?

Prowadzenie przez pracodawcę listy obecności jest jednym z najczęściej stosowanych sposobów potwierdzania obecności pracownika w pracy. Nie należy mylić kwestii prowadzenia listy obecności z prowadzeniem ewidencji czasu pracy - wyjaśnia Maciej Łokaj, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Czy po 25 maja 2018 r. (RODO) pracodawca będzie mógł wpisywać na liście obecności powód nieobecności pracownika?

W ocenie Autora odpowiedzi, niezależnie od zagadnienia ochrony danych osobowych i rozpoczęcia stosowania nowego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, brak jest uzasadnienia do umieszczania powodu nieobecności na liście obecności prowadzonej przez pracodawcę.

Czytaj też: Upoważnienia dla pracowników do przetwarzania danych po 25 maja >

Lista obecności pracowników

Na wstępie należy podkreślić, iż prowadzenie przez pracodawcę listy obecności jest jednym z najczęściej stosowanych sposobów potwierdzania obecności pracownika w pracy. Jednocześnie nie należy mylić kwestii prowadzenia listy obecności z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, do której zobowiązany jest każdy pracodawca zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy. Stąd też, lista obecności, zdaniem autora, spełnia jedynie rolę wspomagającą pracodawcę i nie wyklucza konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy. Z tych względów, autor stoi na stanowisku, iż lista obecności winna zawierać jedynie niezbędne minimum informacji dotyczących pracownika.

Czytaj też: Czy w kadrach trzeba prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych osobowych?>

Lista obecności zwykle zawiera:

• oznaczenie pracodawcy,
• datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu
• oraz podpis pracownika.

Również z punktu widzenia RODO, podawanie dodatkowych danych w postaci powodu nieobecności, np. choroby, w ramach listy obecności nie ma uzasadnienia, albowiem w ocenie autora brak jest celu, dla którego tego typu dane mogłyby być umieszczane, a tym samym przetwarzane na liście obecności.

Podsumowując, po 25 maja niewątpliwie rubryka zawierając powód nieobecności w ramach listy obecności pracownika winna zostać usunięta.