W myśl definicji wypadku przy pracy zawartej w art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 z późn. zm.) – dalej u.u.w., za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy, a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Zobacz także: Podstawa zatrudnienia decyduje o trybie postępowania powypadkowego>>

Szczegółowe zasady postępowania powypadkowego określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870) – dalej r.u.o.p.w.
Zgodnie z § 4 r.u.o.p.w., okoliczności i przyczyny wypadku ustala powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy, w skład którego wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy. Rolą powyższego zespołu, zgodnie z § 7 ust. 1 r.u.o.p.w., jest niezwłoczne – po otrzymaniu wiadomości o wypadku – przystąpienie do ustalenia jego okoliczności i przyczyn poprzez:
1) dokonanie oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadanie warunków wykonywania pracy i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku,
2) jeżeli jest to konieczne, sporządzenie szkicu lub wykonanie fotografii miejsca wypadku,
3) wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala,
4) zebranie informacji dotyczących wypadku od świadków wypadku,
5) zasięgnięcie opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku,
6) zebranie innych dowodów dotyczących wypadku.

Zobacz także: Czy drobne skaleczenie to wypadek przy pracy?>>

Ponadto zespół powypadkowy jest obowiązany wykorzystać materiały zebrane przez organy prowadzące śledztwo lub dochodzenie (oczywiście tylko wtedy, jeżeli materiały te zostaną mu udostępnione).
To właśnie na podstawie zebranych powyżej informacji zespół powypadkowy jest zobowiązany dokonać prawnej kwalifikacji wypadku, zgodnie z przepisami art. 3 ust. 1 i 2 u.u.w., a także określić środki profilaktyczne oraz wnioski, w szczególności wynikające z oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, na którym wystąpił wypadek.
Sam fakt zgłoszenia wypadku po 5 dniach od zdarzenia nie powinien stanowić podstawy do nieuznania zdarzenia za wypadek przy pracy. Co prawda przepisy bhp obligują pracownika do niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o każdym wypadku (art. 211 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm., dalej k.p.), jednakże niedopełnienie tego obowiązku nie może skutkować automatycznym nieuznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy, a co najwyżej ukaraniem pracownika karą porządkową, o której mowa w art. 108 k.p., w związku z niedopełnieniem obowiązku w zakresie bhp.
Podobnie będzie w razie rozbieżności w zeznaniach poszkodowanego i świadków zdarzenia. Sam fakt ich wystąpienia nie może stanowić podstawy do nieuznania zdarzenia za wypadek przy pracy. W takim przypadku zespół powypadkowy powinien skonfrontować ze sobą ww. osoby, co być może pozwoli ujednolicić ich zeznania, a także jednoznacznie ustalić skutki przyczyny i okoliczności wypadku.
Należy jednak podkreślić, że ostateczna decyzja co do kwalifikacji zdarzenia zawsze należy do zespołu powypadkowego.
Gdyby jednak zespół powypadkowy uznał, że dany wypadek nie jest wypadkiem przy pracy, to zgodnie z § 12 ust. 1 r.u.o.p.w. należy szczegółowo uzasadnić i wskazać ewentualne dowody stanowiące podstawę takiego stwierdzenia.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.