Którą dokumentację powypadkową- zespołu powypadkowego czy specjalisty do spraw bhp zatrudnionego w zakładzie- uznaje się za wiążącą?

Pracodawca zatrudnił specjalistę do spraw bhp spoza zakładu pracy w celu sporządzenia dokumentacji powypadkowej i powołał zespół powypadkowy. Jednocześnie specjalista do spraw bhp zatrudniony w zakładzie sporządził dokumentację powypadkową, która została podpisana przez pracodawcę. Którą dokumentację powypadkową należy uznać za wiążącą?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP.

Sporządzenie protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową należy do powinności tzw. zespołu powypadkowego, skład którego regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870) - dalej r.u.o.p.w., obowiązujące od dnia 3 lipca 2009 r. Na mocy § 4 r.u.o.p.w. zespół ten współtworzyć mają społeczny inspektor pracy (bądź przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp) oraz pracownik służby bhp, a razie braku obowiązku tworzenia służby bhp - pracodawca lub pracownik realizujący zadania służby bhp, bądź specjalista ds. bhp spoza zakładu pracy. Zespół ten obowiązany jest przystąpić do ustalania okoliczności i przyczyn wypadku niezwłocznie po otrzymaniu stosownego zawiadomienia (§ 7 ust. 1 r.u.o.p.w.), a w terminie 14 dni od uzyskania ww. zawiadomienia - sporządzić, zgodnie z § 9 ust. 1 r.u.o.p.w., protokół powypadkowy według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 227, poz. 2298) - dalej r.w.p.o.p.w. W myśl § 11 r.u.o.p.w. poszkodowany w wypadku uprawniony jest zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole, zaś ww. zespół obowiązany jest zapoznać go z treścią protokołu przed jego formalnym zatwierdzeniem. Pracodawca bądź zatwierdza przekazany mu niezwłocznie protokół powypadkowy (w terminie nie późniejszym niż 5 dni od dnia jego sporządzenia), bądź zwraca go członkom zespołu powypadkowego w związku z jego brakami formalnymi lub zgłoszonymi przez poszkodowanego zastrzeżeniami (§ 13 ust. 1-2 r.u.o.p.w.). Zatwierdzony przez pracodawcę protokół doręcza się niezwłocznie poszkodowanemu pracownikowi (§ 14 ust. 1 r.u.o.p.w.).
Moc wiążącą będzie posiadał w omawianej sytuacji ten protokół powypadkowy, który powyższe wymogi spełnia, a zatem został sporządzany przez powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy w wymaganym składzie, w przepisanym terminie i na zasadach wskazanych w treści powyższych regulacji. Sporządzenie w związku z zaistniałym wypadkiem 2 protokołów przez 2 odrębne zespoły powypadkowe może być okolicznością dodatkowo komplikującą prowadzenie ww. postępowania przez właściwy organ.
Brak na gruncie powszechnie obowiązujących regulacji prawnych formalnych przeciwwskazań co do sporządzenia 2 protokołów powypadkowych przez 2 różne zespoły powypadkowe na okoliczność tego samego zdarzenia. Należy jednak pamiętać, iż dokumentem wiążącym będzie zawsze ten, który spełnia określone prawem wymagania. Jednym z nich jest sporządzenie protokołu przez uprawniony do tego zespół powypadkowy. W myśl § 4 r.u.o.p.w. zespół taki powołuje pracodawca w składzie: społeczny inspektor pracy (lub, na mocy § 5 ust. 2 r.u.o.p.w., przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp) oraz pracownik służby bhp. W przypadku, gdy pracodawca nie ma, zgodnie z art. 237¹¹ § 1 k.p., obowiązku tworzenia w zakładzie pracy służby bhp, drugim członkiem zespołu powinien być bądź pracodawca realizujący zadania służby bhp, bądź pracownik pełniący taką funkcję, lub specjalista ds. bhp spoza zakładu pracy (§ 5 ust. 1 r.u.o.p.w.). Jeśli zatem w zakładzie pracy zadania służby bhp wykonuje wyznaczony do tego pracownik, w zasadzie to on powinien znaleźć się w zespole powypadkowym sporządzającym protokół wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową. Treść protokołu powinna odpowiadać określonym wymogom, zgodnie z formalnym wzorem protokołu stanowiącym załącznik do r.w.p.o.p.w. Zespół powypadkowy jest związany określonymi terminami. Powinien on sporządzić protokół powypadkowy po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o mającym miejsce wypadku (§ 9 ust. 1 r.u.o.p.w.). Niedotrzymanie powyższego terminu musi być uzasadnione przeszkodami lub trudnościami w dokonaniu ustaleń niezbędnych dla sporządzenia ww. protokołu (§ 9 ust. 2 r.u.o.p.w.). Przed formalnym zatwierdzeniem protokołu zespół powypadkowy obowiązany jest zapoznać poszkodowanego pracownika z jego treścią, pouczając go o przysługującym mu prawie zgłaszania uwag i zastrzeżeń do treści protokołu (§ 11 r.u.o.p.w.). Pracodawca otrzymując sporządzony protokół wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową bądź dokonuje jego formalnego zatwierdzenia (w terminie nie późniejszym niż 5 dni od dnia jego sporządzenia), bądź zwraca go członkom zespołu powypadkowego celem uzupełnienia jego treści lub złożenia wyjaśnień (§ 13 ust. 1-2 r.u.o.p.w.). Po uzupełnieniu braków formalnych bądź złożeniu wyjaśnień związanych z zastrzeżeniami poszkodowanego ww. zespół sporządza nowy protokół, maksymalnie w terminie 5-dniowym (§ 13 ust. 3 r.u.o.p.w.). Zgodnie z § 14 r.u.o.p.w. protokół powypadkowy zatwierdzony przez pracodawcę doręcza się niezwłocznie poszkodowanemu pracownikowi, a razie wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego - także właściwemu inspektorowi pracy.
Pomimo braku formalnych przeciwwskazań nie praktykuje się sporządzania 2 protokołów powypadkowych przez 2 odrębne zespoły powypadkowe w okolicznościach tego samego zdarzenia. Sporządzenie drugiego protokołu przez nowo powołany zespół powinno ponadto znajdować swoje racjonalne uzasadnienie (np. pracodawca powołując zespół powypadkowy pozostawał w błędnym przekonaniu co do posiadania stosownych uprawnień przez jednego z członków zespołu). Protokół powypadkowy jest dokumentem analizowanym w trakcie prowadzenia przez właściwy organ postępowania w sprawie przyznania poszkodowanemu pracownikowi określonego świadczenia z tytułu wypadku przy pracy. Fakt sporządzenia 2 protokołów przez 2 odrębne zespoły powypadkowe, zwłaszcza w razie udokumentowanych rozbieżności w zakresie dokonanych przez te zespoły ustaleń co do okoliczności i przyczyn wypadku, może dodatkowo stanowić okoliczność utrudniającą prowadzenie ww. postępowania.
Ustawą z dnia 22 maja 2009 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 99, poz. 825) włączono do treści ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. obowiązek przechowywania przez pracodawcę protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez okres 10 lat (art. 234 § 3¹ k.p.), dotychczas funkcjonujący jedynie na gruncie przepisów wykonawczych. Należy uznać, iż w sytuacji, gdy pracodawca decyduje się przechowywać obydwa protokoły powypadkowe sporządzone na okoliczność jednego zdarzenia, powinien zamieścić w powyższej dokumentacji stosowne wyjaśnienie w tym zakresie.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.