Przepis art. 64 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn. zm.) – dalej pr.bud. określa, że właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego.
Właściciel lub zarządca obiektu może upoważnić do prowadzenia książki obiektu budowlanego administratora. W praktyce najczęściej książkę obiektu budowlanego prowadzi w imieniu zarządcy firma lub osoba administrująca obiektem. Obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje właścicieli i zarządców:
1. budynków mieszkalnych jednorodzinnych
2. obiektów budowlanych budownictwa zagrodowego i letniskowego,
3. dróg lub obiektów mostowych, jeżeli prowadzą książkę drogi lub książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.
Zgodnie z art. 60, 63 oraz 64 pr.bud. do książki obiektu budowlanego powinny być dołączone:
1. protokoły z kontroli obiektu budowlanego,
2. oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego,
3. dokumenty dotyczące budynku, tj. dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza.
4. dokumenty i decyzje dotyczące budynku, tj. instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem,
5. opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.
Niespełnienie obowiązku posiadania i prowadzenia książki obiektu budowlanego może skutkować poważnymi konsekwencjami. Zgodnie z art. 93 pkt 9 pr.bud. kto nie spełnia, określonych w art. 63 lub art. 64 ust. 1 i 3, obowiązków przechowywania dokumentów, związanych z obiektem budowlanym lub prowadzenia książki obiektu budowlanego podlega karze grzywny.
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) – dalej r.k.o.b. precyzuje wymagania formalne dotyczące książki obiektu budowlanego. Książka obiektu budowlanego musi być wykonana w sposób trwały, chroniący przed wymianą bądź usunięciem poszczególnych jej stron. Książka powinna mieć format A-4 i być wykonana w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie użytkowania obiektu.
Według § 2 r.k.o.b. książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego, do użytkowania i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania. Przepis § 5 r.k.o.b. wskazuje, że przy zakładaniu nowej książki obiektu budowlanego należy dokonać wpisów wyjściowych przez właściciela lub zarządcę, względnie osobę przez nich upoważnioną.
Wpisów do książki obiektu budowlanego może dokonywać właściciel lub zarządca obiektu albo osoba upoważniona przez właściciela lub zarządcę. W praktyce najczęściej upoważniony zostaje administrator obiektu. W przypadku powierzenia administracji specjalistycznej firmie osobami upoważnionymi do dokonywania wpisów są z reguły administrator obiektu i inspektor.
Wpisy do książki obiektu budowlanego obejmują podstawowe dane identyfikujące obiekt, t.j.:
1. rodzaj obiektu i jego adres,
2. właściciela i zarządcę - nazwę lub imię i nazwisko,
3. datę założenia książki obiektu;
4. protokół odbioru obiektu - numer i datę sporządzenia, rok zakończenia budowy;
5. pozwolenie na użytkowanie obiektu - nazwę organu, który wydał, numer i datę wydania,
6. dane techniczne charakteryzujące obiekt,
7. spis dokumentacji technicznej dołączonej do książki obiektu przy zakładaniu książki;
8. plan sytuacyjny obiektu z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzenia przeznaczone do odcięcia czynnika dostarczanego przy pomocy tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.
W okresie użytkowania obiektu osoby upoważnione dokonują w książce wpisów odnośnie przeprowadzonych kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 pr.bud. oraz przeprowadzonych remontów i przebudowy obiektu. W książce obiektu budowlanego należy odnotowywać wykonanie okresowych kontroli i przeglądów, załączając protokoły:
1. okresowe kontrole stanu technicznej sprawności obiektu, które powinny być przeprowadzane raz w roku (kontrolą należy objąć elementy budynku narażone na niszczenie, w tym elewacje zewnętrzne, elementy architektoniczne, balustrady, loggie i balkony, urządzenia zamocowane do ścian i dachu budynku, elementy odwodnienia budynku i obróbki blacharskie, pokrycia dachowe, jak również instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska, w tym instalacje gazowe oraz przewody kominowe - dymowe, spalinowe i wentylacyjne, instalacje centralnego ogrzewania i ciepłej wody użytkowej, urządzenia stanowiące zabezpieczenie przeciwpożarowe budynku, elementy instalacji kanalizacyjnej odprowadzającej ścieki z budynku oraz przejścia przyłączy instalacyjnych przez ściany budynku, a także estetykę budynku i jego otoczenia),
2. okresowe kontrole stanu sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego z przeprowadzeniem badania całości instalacji elektrycznej i piorunochronnej przeprowadzane raz na 5 lat,
3. wszelkie ekspertyzy, badania techniczne, opinie powstałe w trakcie użytkowania obiektu,
4. protokoły odbioru robót remontowych, modernizacyjnych i adaptacyjnych w obiekcie wraz z danymi dotyczącymi dokumentacji technicznej tych robót,
5. protokoły dotyczące wszelkich awarii zaistniałych w obiekcie,
6. pozwolenie na zmianę sposobu użytkowania obiektu lub jego części (np. adaptacja części strychu).
Należy pamiętać o pewnych zasadach dotyczących wpisów do książki obiektu budowlanego:
1. każdy wpis powinien zawierać dane identyfikacyjne osoby, która dokument wystawiła, datę wpisu oraz dane określające jednoznacznie dokument będący przedmiotem wpisu.
2. wpisy do książki obiektu budowlanego powinny być prowadzone na bieżąco, tj. w dniu zaistnienia odpowiednich okoliczności będących przedmiotem wpisu.
3. gdy istnieje potrzeba sprostowania błędnego wpisu, korekta powinna być dokonana poprzez przekreślenie pojedynczą linią (umożliwiającą odczytanie) oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej korekty.
Książka obiektu budowlanego nie służy do dokonywania wpisów przez organy państwowego nadzoru budowlanego, ani też organy Państwowej Straży Pożarnej, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Ochrony Środowiska, Policji, Straży Miejskiej, itp.
Decyzje i zalecenia tych organów dotyczące użytkowanego obiektu podejmowane są w trybie przewidzianym w pr.bud. oraz w trybie przepisów wydanych przez odpowiednich ministrów. Wpisu do książki obiektu budowlanego o decyzji wydanej przez ww. organy dokonuje osoba upoważniona do dokonywania wszystkich wpisów, oczywiście pamiętając o załączeniu odpowiedniego dokumentu.