Kopia rozwiązania umowy o pracę może stanowić dowód w sądzie

Kserokopia dokumentów albo ich odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem mogą zostać uznane za dowód, ale na żądanie przeciwnika bądź sądu należy dostarczyć oryginał dokumentu, wyjaśnia Paula Dąbrowska, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Czy kopia rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem ze złożonymi podpisami stron jest tak samo ważna, np. w przypadku wniesienia sprawy do sądu, jak oryginał?

Odpowiedź: praktyka wskazuje, że oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę za lub bez wypowiedzenia są najczęściej sporządzane w dwóch egzemplarzach, z czego jeden jest doręczany pracownikowi (z podpisem osoby upoważnionej do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy), a drugi zostaje dołączony do akt pracowniczych w zakładzie pracy  (z dowodem doręczenia pracownikowi w postaci podpisu na oświadczeniu albo na potwierdzeniu odbioru przesyłki pocztowej). Natomiast kserokopie dokumentów albo ich odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem mogą zostać uznane za dowód, ale na żądanie przeciwnika bądź sądu należy dostarczyć oryginał dokumentu. W sprawach pracowniczych sąd zobowiązuje pracodawcę do dostarczenia akt pracownika, wśród których powinien znajdować się jeden egzemplarz oświadczenia o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem.

Uzasadnienie: przepisy prawa pracy nie narzucają konieczności sporządzania konkretnej liczby egzemplarzy oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, ani też uzyskiwania na nim podpisu pracownika. Oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem jest jednostronnym oświadczeniem woli pracodawcy (analogicznie również pracownika, gdy on składa takie oświadczenie wobec pracodawcy) i zgodnie z art. 30 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. powinno nastąpić na piśmie. Oświadczenie to jest złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią - art. 61 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.) - dalej k.c.

Kserokopia oryginalnego dokumentu może zostać załączona na potwierdzenie dowodzonych faktów, z tym, że jeśli przeciwnik bądź sąd zażądają dostarczenia oryginału, to będzie konieczne jego dostarczenie zgodnie z art. 129 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 101) - dalej k.p.c. Strona może również dołączyć odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Poświadczenie to ma charakter dokumentu urzędowego.