Czy (a jeśli tak to jakie) istnieją ryzyka  po stronie pracodawcy, jeśli pracodawca nie wyśle papierowego dokumentu RMUA tym pracownikom, którzy nie złożyli na piśmie dyspozycji przesyłania rocznego RMUA w formie dokumentu elektronicznego, natomiast pracodawca wskaże pracownikom, że RMUA roczne można wydrukować ze strony internetowej pracodawcy?

W chwili obecnej na portalu kadrowym pracownicy mogą pobrać i wydrukować (z faksymile podpisującego) zarówno pasek miesięczny odpowiadający RMUA miesięcznemu jak i RMUA roczne po zakończeniu każdego roku.

Odpowiedź:

Płatnicy składek nieprzekazujący ubezpieczonym raz w roku informacji o danych zawartych w miesięcznych raportach imiennych naruszają obowiązki wynikające z przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s.

Uzasadnienie:

Pracodawca jest obowiązany do przekazania ubezpieczonym raz w roku informacji zawartych w miesięcznych raportach imiennych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, tak stanowi art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s. Informacje te mogą zostać przekazane ubezpieczonemu w postaci raportu RMUA lub innego dokumentu np. wydruku paska wynagrodzeń z programu kadrowo-płacowego. Istotne jest aby dokument przekazywany ubezpieczonemu zawierał dane określone w art. 41 ust. 1-6 u. u.s.u.s. oraz spełniał wymogi określone w art. 41 ust. 8a u. u.s.u.s.

Powyższe informacje w podziale na poszczególne miesiące należy przekazać ubezpieczonemu do dnia 28 lutego za rok ubiegły, w celu ich weryfikacji. Zgodnie z art. 41 ust. 11 u.s.u.s. ubezpieczony w przypadku stwierdzenia niezgodności otrzymanych informacji ze stanem faktycznym ma prawo zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie danych wykazanych w miesięcznym raporcie imiennym. Ma na to 3 miesiące od dnia otrzymania informacji. Ponadto o zaistnieniu takiej sytuacji informuje ZUS. Płatnik ma miesiąc na uwzględnienie wniosku ubezpieczonego. Jeżeli nie dotrzyma tego terminu, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje w sprawie decyzję. Brak współpracy ze strony płatnika z ZUS w trakcie postępowania wyjaśniającego, może skutkować wszczęciem postępowania kontrolnego w sprawie.

W przypadku, gdy płatnik co miesiąc przekazywał ubezpieczonym informacje zawarte w miesięcznych raportach imiennych, a także o ich korektach nie musi przekazywać im informacji rocznych. Wówczas, jedynie w sytuacji zwrócenia się przez ubezpieczonego o wydanie rocznej informacji płatnik jest zobowiązany mu ją przekazać.

Informacje roczne lub miesięczne w postaci raportu RMUA lub jego odpowiednika powinny być przekazywane ubezpieczonemu na piśmie, natomiast za jego zgodą w formie dokumentu elektronicznego. Przy czym przepisy u.s.u.s. nie odnoszą się do formy wyrażenia przez ubezpieczonego takiej dyspozycji. W związku z powyższym zgoda na otrzymywanie informacji w formie elektronicznej może zostać wyrażona zarówno na piśmie jak i ustnie.

Obowiązek przekazywania przez płatnika informacji rocznej zgodnie z przepisami u.s.u.s. odnosi się do wszystkich ubezpieczonych, w tym również do osób, których obowiązek ubezpieczenia ustał w ciągu roku kalendarzowego. Zatem w sytuacji jedynie wskazania osobom zatrudnionym miejsca – portalu elektronicznego u płatnika, skąd mogą sami wydrukować informację powoduje, iż po ustaniu zatrudnienia nie mają oni dostępu do danych. Ponadto, w przypadku nie wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji w postaci elektronicznej istnieje ryzyko zarzutu ze strony ubezpieczonego o niedotrzymywanie obowiązków ze strony płatnika.

W konsekwencji płatnik, który nie przekaże ubezpieczonemu lub byłemu ubezpieczonemu rocznej informacji na piśmie nie dopełni obowiązków wynikających z u.s.u.s.

Zgodnie z art. 98 u.s.u.s. płatnicy nie dopełniający obowiązków związanych z zgłaszaniem i udzielaniem danych podlegają karze grzywny do 5000,00 zł.

Warto zauważyć, iż w komunikacie ZUS z dnia 13 listopada 2012 r. przedstawiono alternatywny sposób weryfikacji danych z raportów imiennych. W razie trudności w uzyskaniu danych od pracodawcy ubezpieczony może sprawdzić ich poprawność przy pomocy Platformy Usług Elektronicznych ZUS (http://pue.zus.pl/) lub zwrócić się jednostki organizacyjnej ZUS. Zgodnie z powyższym ubezpieczony nie jest całkowicie pozbawiony dostępu do informacji zawartych w złożonych za niego raportach i może samodzielnie dokonać ich sprawdzenia bez udziału pracodawcy. Oznacza to, że ma on możliwość weryfikacji danych przekazanych do ZUS nawet w sytuacji niewydania mu informacji rocznej RMUA.

Joanna Królikowska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 1 grudnia 2014 r.