Jak udokumentować zatrudnienie, aby zastosować 50 proc. koszty?

Z treści umowy o pracę powinno wynikać, że obowiązki pracownika obejmują także działalność twórczą, a wyodrębniona część wynagrodzenia dotyczy przeniesienia praw autorskich do utworu.

Pytanie użytkownika Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Prowadzę działalność związaną z wystawianiem przedstawień artystycznych. Chciałbym zatrudnić pracownika. Jak należy udokumentować zatrudnienie, aby zastosować 50% kup?

Podwyższone koszty uzyskania przychodu mogą być stosowane w przypadku, gdy umowa o pracę nie stanowi inaczej, a obowiązki pracownika w ramach stosunku pracy sprowadzają się do działalności twórczej lub ją obejmują, a wynagrodzenie za pracę stanowi równocześnie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych.

Pracodawca powinien prowadzić dokumentację, która będzie potwierdzać, że co najmniej część pracy wykonywanej przez pracownika ma charakter twórczy oraz, że doszło do przeniesienia majątkowych praw autorskich do utworu na pracodawcę, np. ewidencja przeniesionych praw autorskich.

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy z 26.07.1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty uzyskania niektórych przychodów określa się z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęć użytych w art. 22 ust. 9 pkt 3 tej ustawy, takich jak np. "twórca", "korzystanie przez twórców z praw autorskich" lub pojęć z nimi związanych, jak np. "utwór", zaś ustawodawca odsyła w tym względzie do odrębnych przepisów, przez które należy rozumieć ustawę z 4.02.1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – dalej ,,ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych". W myśl art. 1 ust. 1 tej ustawy, przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór). W szczególności - jak stanowi ust. 2 tego przepisu - przedmiotem prawa autorskiego są utwory: wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe); plastyczne; fotograficzne; lutnicze; wzornictwa przemysłowego; architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne; muzyczne i słowno-muzyczne; sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne; audiowizualne (w tym filmowe). Zatem, aby w ramach opodatkowania, od przychodu pracownika mogła zostać odjęta kwota stanowiąca 50% kosztów uzyskania przychodu, pracownik w ramach swoich obowiązków pracowniczych powinien wykonywać utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.

W konsekwencji, w przypadku wykonywania w ramach jednej umowy o pracę czynności zarówno chronionych prawem autorskim jak i nie będących przedmiotem prawa autorskiego, pozbawionych cech twórczych, z umowy tej powinno wynikać, jaka część wynagrodzenia obejmuje wynagrodzenie z tytułu korzystania z prawa autorskiego, a jaka część dotyczy czynności nie chronionych prawem autorskim. Tylko bowiem takie rozróżnienie, jak również dokumentowanie prac - utworów chronionych prawem autorskim oraz wypłaconych wynagrodzeń z tego tytułu, daje podstawę do zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.

Pracodawca powinien prowadzić szczegółową dokumentację w tym zakresie np. ewidencję przeniesionych praw autorskich (Interpretacja indywidualna z 1.08.2017 r., Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0115-KDIT2-1.4011.121.2017.1.AS).