Wymagania dotyczące bezpieczeństwa użytkowania maszyn są ujęte m.in. w: rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz. U. Nr 191, poz. 1596 z późn. zm.) – dalej r.b.h.u.m. oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) – dalej r.b.h.p.
Żadne z tych rozporządzeń nie określa formy i sposobu dokumentowania przeprowadzonych przeglądów, napraw i kontroli. Warto zwrócić uwagę, że według § 26 r.b.h.u.m. w przypadkach, gdy bezpieczeństwo użytkowania maszyn jest uzależnione od warunków zainstalowania, pracodawca powinien poddać maszyny wstępnej kontroli po ich zainstalowaniu, a przed przekazaniem do eksploatacji po raz pierwszy oraz kontroli po zainstalowaniu na innym stanowisku pracy lub w innym miejscu. Zgodnie z § 27 r.b.h.u.m. pracodawca powinien zapewnić, aby maszyny narażone na działanie warunków powodujących pogorszenie ich stanu technicznego, co może spowodować powstawanie sytuacji niebezpiecznych, poddane były okresowej kontroli i badaniom, a także specjalnej kontroli w przypadku możliwości pogorszenia bezpieczeństwa w związku z modyfikacją maszyny, wydłużonego czasu postoju maszyny, niebezpiecznych uszkodzeń oraz wypadków przy pracy, a także zjawisk przyrodniczych. Logiczne jest w takich przypadkach, że wyniki tych kontroli oraz ich terminy i zakres powinny zostać gdzieś utrwalone.
Kontrole powinny być prowadzone przez jednostki działające na podstawie odrębnych przepisów albo osoby upoważnione przez pracodawcę i posiadające odpowiednie kwalifikacje. Użyte w r.b.h.u.m. pojęcie „osoby upoważnione” według interpretacji resrotu gospodarki oznacza osoby prawne lub fizyczne posiadające wymagane kwalifikacje, czyli znające w szczególności budowę i działanie kontrolowanych maszyn, zakres kontroli, sposoby jej dokonywania oraz kryteria oceny jej wyników. Mogą to być odpowiednio przeszkoleni i uprawnieni pracownicy zakładu. Są to również inspektorzy np. Urzędu Dozoru Technicznego, którzy na podstawie obowiązujących przepisów sprawują nadzór nad określonymi grupami urządzeń lub maszyn. Zgodnie z r.b.h.u.m. wyniki kontroli powinny być rejestrowane i przechowane do dyspozycji zainteresowanych organów - zwłaszcza nadzoru i kontroli warunków pracy - przez okres 5 lat od dnia zakończenia tych kontroli.
Natomiast r.b.h.p., m.in. w §§ 57 i 58 stanowi, że maszyny i narzędzia oraz ich urządzenia ochronne powinny być utrzymywane w stanie sprawności technicznej i czystości zapewniającej użytkowanie ich bez szkody dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników oraz stosowane tylko w procesach i warunkach, do których są przeznaczone. O dostrzeżonych wadach lub uszkodzeniach maszyny pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić przełożonego. Najlepiej, jeśli zrobi to na piśmie.
Reasumując, w sytuacji, gdy brak formalnych wzorów “książek” kontroli stanu technicznego maszyny, powinien je określić pracodawca, pamiętając o takich rubrykach jak: data i rodzaj kontroli, jej zakres oraz kto ją przeprowadził (ewentualnie z podaniem numeru uprawnień).

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.