Jak rozliczyć urlop wypoczynkowy pracownika, jeśli zmienił się jego wymiar czasu pracy?

Zgodnie ze stanowiskami PIP oraz Ministerstwa Pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się osobno dla okresu sprzed zmiany etatu i po zmianie etatu, a potem oba wyniki dodaje, wyjaśnia Małgorzata Skibińska,ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Do 21 marca 2016 r. pracownik pracował na cały etat, a od 22 marca 2016 r. na 1/2 etatu po 4 godziny dziennie. Porozumieniem jego zaległy urlop w wymiarze 18 dni - 144 godzin przeszedł na kolejną umowę (zawartą od 22 marca 2016 r.). Pracownik wykorzystał urlop zaległy w wymiarze od 22 marca 2016 r. do 25 marca 2016 r. (4 dni), 30 maja 2016 r. do 31 maja 2016 r. (2 dni), 2 czerwca 2016 r. do 6 czerwca 2016 r. (3 dni) oraz od 1 sierpnia 2016 r. do 12 sierpnia 2016 r. (10 dni).

Pytania pochodzą z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Ile dni (godzin) urlopu wypoczynkowego pozostało pracownikowi do wykorzystania w tym roku?

Jak należy rozliczyć urlop wypoczynkowy pracownika w opisanej sytuacji?

Odpowiedź: pracownik wykorzystał urlop zaległy w wymiarze 18 dni oraz tylko jeden dzień urlopu z 2016 r. Tym samym pracownikowi pozostaje do wykorzystania 16 dni urlopu za 2016 r.

Odpowiedzi udzielono przy założeniu, iż pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 26 dni.

Uzasadnienie: zgodnie z art. 154 § 2 Kodeksu pracy z 26.06.1974 r. – k.p., wymiar urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę pełen wymiar, niepełny dzień zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

W myśl art. 154²k.p. urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Reguły opisane powyżej stosuje się również w stosunku do pracowników zatrudnionych na część etatu. Najważniejsza zasada, o której należy pamiętać udzielając urlopu to: pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy urlopu udziela się w dniach, lecz rozlicza się ten urlop w godzinach. W sytuacji, gdy w trakcie roku kalendarzowego zmienia się wymiar czasu pracy, pracodawca powinien dokonać przeliczenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Polecamy: Pracownik może ubiegać się o zmianę wymiaru czasu pracy określonego w umowie

Zgodnie ze stanowiskami PIP oraz Ministerstwa Pracy, wymiar urlopu ustala się osobno dla okresu sprzed zmiany etatu i po zmianie wymiaru czasu pracy, a potem oba wyniki dodaje. W każdym z okresów obliczamy urlop proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeśli do zmiany wielkości etatu dochodzi w trakcie miesiąca, najczęściej stosuje się zaokrąglenie do tego miesiąca, w którym przez większą jego część pracownik już pracował w nowym wymiarze lub bierze się pod uwagę, jaki jest wymiar etatu pracownika na pierwszy dzień miesiąca.

Za 2016 r., w którym nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, obliczenia urlopu należy dokonać odrębnie dla okresu zatrudnienia w wyższym i w niższym wymiarze czasu pracy:

1) Za pracę od 1 stycznia 2016 r. do 21 marca 2016 r. (faktycznie stosujemy zaokrąglenie do 30 marca 2016 r., gdyż przez większą część miesiąca pracownik pracował w wymiarze pełnego etatu) pracownikowi przysługuje urlop za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, tj.:

Wymiar urlopu dla pełnego etatu: 26 dni

Wymiar urlopu proporcjonalnego: 3/12 x 26 dni = 6,5 dnia w zaokrągleniu 7 dni

2) Za pracę od 1 kwietnia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. pracownikowi przysługuje urlop za pracę na 1/2 etatu, tj.:

Wymiar urlopu przy zatrudnieniu na 1/2 etatu: 1/2 x 26 dni = 13 dni

Wymiar urlopu proporcjonalnego: 9/12 x 13 dni = 9,75 dni w zaokrągleniu 10 dni

Łącznie wymiar urlopu w dniach i godzinach: 17 dni x 8 godzin = 136 godzin

Wykorzystywanie przez pracownika urlopu zaległego nie wpływa na nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego za rok bieżący. Z informacji przedstawionych w pytaniu wynika, iż pracownik wykorzystywał urlop zaległy już w okresie gdy pracował w zmienionym wymiarze etatu. Tym samym oznacza to, iż pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy urlopu należy udzielić urlopu w dniach, lecz rozliczyć ten urlop w godzinach. Ponadto z informacji zawartych w pytaniu wynika, iż pracownik wykorzystał 19 dni urlopu wypoczynkowego, czyli urlop zaległy w wymiarze 18 dni oraz tym samym tylko jeden dzień urlopu z 2016 r. Tym samym pracownikowi pozostaje do wykorzystania 16 dni urlopu za 2016 r.