Jak określić środek transportu w druku delegacji?

Czy przepisy dopuszczają użycie w druku delegacji sformułowania, zgodnie z którym środkiem transportu będzie prywatny samochód osobowy kierowany przez innego pracownika np. właściciela samochodu, zatrudnionego na stanowisku innym niż kierowca?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP.

Przepisy nie wykluczają możliwości użycia w druku delegacji sformułowania, że środkiem lokomocji będzie "prywatny samochód osobowy kierowany przez innego pracownika".
W myśl art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określają dwa rozporządzenia:
1) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) – dalej r.p.s.o.k.;
2) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) – dalej r.p.s.p.g.
W przypadku pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym, pracodawca, zgodnie z art. 77⁵ § 3 k.p., może określić inne warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Istotnym jest jednak, aby nie były one mniej korzystne od zapisanych w wyżej wymienionych. rozporządzeniach (art. 77⁵ § 4 k.p.).
Niezależnie od tego, czy podróż służbowa odbywa się na obszarze Polski, czy poza jej granicami, wybór środka transportu należy do pracodawcy (§ 5 ust. 1 r.p.s.o.k., § 8 ust. 1 r.p.s.p.g.). Pracodawca może jednak wyrazić zgodę na odbycie tej podróży z wykorzystaniem środka transportu niebędącego jego własnością (przy podróżach krajowych może to być: samochód osobowy, motocykl lub motorower, natomiast przy podróżach zagranicznych – wyłącznie samochód osobowy). Zgodnie z § 5 ust. 3 r.p.s.o.k. lub § 8 ust. 3 r.p.s.p.g. odbywa się to na wniosek zainteresowanego pracownika.
W powyższej sytuacji pracodawca jest obowiązany dokonać zwrotu kosztów podróży w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
Jeżeli podróż służbową odbywają co najmniej dwie osoby (pracownicy) prywatnym pojazdem jednego z nich, kierowcy na druku delegacji, w rubryce "środek lokomocji" należy wpisać: "samochód prywatny o nr rej.", natomiast drugiemu można wpisać: "bez środka transportu z uwagi na transport zapewniony przez innego pracownika".
W przypadku, gdy prywatny pojazd pracownika jest przez niego regularnie wykorzystywany do celów służbowych, warto rozważyć skierowanie pracownika na badania profilaktyczne z uwzględnieniem tego faktu w skierowaniu. Zgodnie z wytycznymi Konsultanta Krajowego w dziedzinie medycyny pracy, pracownik korzystający w pracy zawodowej z samochodu (np. przedstawiciel handlowy), powinien zostać poddany specjalistycznym badaniom dla osób wykonujących prace wymagające pełnej sprawności psychoruchowej (część V pkt 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, Dz. U. Nr 69, poz. 332 z późn. zm.). Z opinią Konsultanta można zapoznać się na stronie internetowej http://www.imp.lodz.pl/upload/kasia/ptmp/kierowcy_wompy.doc.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.