Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Pracownica ze stałym wynagrodzeniem miesięcznym składającym się z wynagrodzenia zasadniczego, premii 40% i wysługi lat 20% przebywała na urlopie wypoczynkowym od dnia 29 czerwca 2015 r. do dnia 3 lipca 2015 r. W miesiącu lutym i marcu 2015 r. pracownica pracowała w godzinach nadliczbowych. W miesiącu czerwcu nie wyliczano pracownicy wynagrodzenia za urlop ze stałych składników wynagrodzenia tylko wypłacono całość wynagrodzenia za dany miesiąc. Dodatkowo tylko wyliczono wynagrodzenie za urlop ze zmiennego składnika (godziny nadliczbowe). Od 1 lipca nastąpi zmiana wynagrodzenia zasadniczego.

Czy należy pracownicy w związku z ciągłością urlopu od 29 czerwca 2015 r r. do dnia 3 lipca 2015 r. wypłacić wynagrodzenie za urlop ze zmiennego składnika (godziny nadliczbowe) za okres od 1 do 3 lipca 2015 r.?

Ta sama pracownica wzięła ponownie urlop od dnia 13 lipca 2015 r. do 31 lipca 2015 r.

Czy należy wypłacić tylko wynagrodzenie za lipiec po zmianach i nie wyliczać urlopu ze zmiennego składnika za cały lipiec?

Odpowiedź:

Jeśli urlop, który rozpoczął się w czerwcu kończy się w pierwszych dniach lipca wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia pracodawca ustala tylko raz uwzględniając składniki zmienne w wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a więc w maju, kwietniu i marcu. W przypadku gdy w lipcu po urlopie pracownik wraca do pracy i pod koniec lipca rozpocznie kolejny urlop zmienne składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy miesięczne powinny być uwzględnione w podstawie urlopowej w wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym urlop się rozpoczyna, a więc w czerwcu, maju i kwietniu.

Uzasadnienie:

W miesiącu, w którym pracownica korzystała z urlopu stałe składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wypłaca się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu korzystania z urlopu – § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – dalej r.z.u.u.w. Oznacza to, że wynagrodzenie zasadnicze ustalone w stałej miesięcznej wysokości, premia wypłacana co miesiąc w stałej miesięcznej wysokości (40% od wynagrodzenia zasadniczego), dodatek stażowy wypłacany w stałej miesięcznej wysokości, w miesiącu w którym pracownik korzysta z urlopu są wypłacane w takiej wysokości w jakiej pracownik otrzymałby je gdyby w tym czasie pracował. W łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu są uwzględniane w podstawie urlopowej składniki wynagrodzenia przysługujące za okres miesięczny mające charakter zmienny (§ 8 r.z.u.u.w.). Do takich składników wynagrodzenia zaliczane jest wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe wypłacane po zakończeniu miesiąca.

Jak wynika z treści pytania pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego obejmującego przełom czerwca i lipca. Stałe składniki wynagrodzenia, wynagrodzenie zasadnicze, premię, dodatek stażowy pracownik uzyska w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu:

–  w czerwcu w wysokości obowiązującej przed zmianą warunków wynagradzania,

–  w lipcu w wysokości należnej po zmianie wysokości wynagrodzenia.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc wypłacane pracownikowi w zmiennej wysokości a więc np. wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe wypłacane po zakończeniu miesiąca, uwzględnia się w podstawie urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1 r.z.u.u.w.). Jeśli urlop, który rozpoczął się w czerwcu kończy się w pierwszych dniach lipca wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia pracodawca ustala tylko raz uwzględniając składniki zmienne w wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a więc w maju, kwietniu i marcu.

W przypadku, gdy w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wprowadzone zostają zmiany w składnikach wynagrodzenia lub zmiany zasad ustalania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia podstawę wymiaru ustala się z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 r.z.u.u.w.). Jeśli, jak wynika z treści pytania w miesiącu korzystania z urlopu (w lipcu) nastąpiła zmiana wynagrodzenia zasadniczego, które to wynagrodzenie ma wpływ na wysokość normalnego wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe zmiana ta spowoduje konieczność przeliczenia wysokości normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe  i dodatków za godziny nadliczbowe wypłaconych w miesiącach uwzględnianych w podstawie wynagrodzenia za urlop (§ 10 r.z.u.u.w.).

Przykład

Pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym od 29 czerwca 2015 r. do dnia 3 lipca 2015 r. Wynagrodzenie pracownika składa:

– wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w stałej miesięcznej wysokości – 2500 zł,

– premii regulaminowej wypłacanej w stałej miesięcznej wysokości – 1000 zł,

– dodatku stażowego w wysokości – 500 zł.

Dnia 1 lipca 2015 r. nastąpiła zmiana wysokości wynagrodzenia:

– wynagrodzenie zasadnicze – 3000 zł,

– premia regulaminowa wypłacana w stałej miesięcznej wysokości – 1200 zł,

– dodatek stażowy w wysokości – 600 zł

W miesiącu lutym i marcu 2015 pracownik pracował w godzinach nadliczbowych uzyskując z tego tytułu wynagrodzenie i dodatki w wysokości:

– luty 2015 – 187,50 zł

- marzec 2015 – 178,92 zł

Wynagrodzenie za czerwiec

W czerwcu, stałe składniki wynagrodzenia, wynagrodzenie zasadnicze, premię, dodatek stażowy uzyska w pełnej miesięcznej wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu.

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i dodatki za godziny nadliczbowe wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu:

– maj 2015 (160 godziny przepracowane)  – 0,00 zł

– kwiecień 2015 (168 godziny przepracowane) – 0,00 zł

– marzec 2015 (182 godziny przepracowane) – 178,92 zł

178,92 zł/(182 + 168 + 160) = 0,35 zł

0,35 zł x 16 godzin urlopu (od 29 do 30 czerwca) = 5,60 zł

Wynagrodzenie ze zmiennych składników wynagrodzenia wypłacone w czerwcu wynosi 5,06 zł

Wynagrodzenie za lipiec

W lipcu, stałe składniki wynagrodzenia, wynagrodzenie zasadnicze, premię, dodatek stażowy uzyska w pełnej miesięcznej wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu, a więc wysokości należnej po zmianie wysokości wynagrodzenia.

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i dodatki za godziny nadliczbowe wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu przeliczone po uwzględnieniu zmian wprowadzonych w składnikach wynagrodzenia od lipca:

– maj 2015 (160 godziny przepracowane)  – 0,00 zł

– kwiecień 2015 (168 godziny przepracowane) – 0,00 zł

– marzec 2015 (182 godziny przepracowane) – 178,92 zł po przeliczeniu 214,79 zł

214,79 zł/(182 + 168 + 160) = 0,42 zł

0,42 zł x 24 godziny urlopu (od 1 do 3 lipca) = 10,08 zł

Wynagrodzenie ze zmiennych składników wynagrodzenia wypłacone w lipcu wynosi 10,08 zł.

Jeśli kolejny urlop będzie wykorzystywany w lipcu po przerwie zmienne składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy miesięczne powinny być uwzględnione w podstawie urlopowej w wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu, a więc w czerwcu, maju i kwietniu. Jeśli w tych miesiącach pracownikowi nie wypłacono wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, pracownik nie uzyska wynagrodzenia za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia. 

Barbara Tomaszewska,

autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 27.07.2015 r.