Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego na trzy kolejne dni robocze. Podróż za zgodą pracodawcy odbywał własnym samochodem. Ponieważ miejsce docelowe delegacji było oddalone o ok. 80 km od miejsca zamieszkania pracownika, każdego dnia wracał on na nocleg do domu. Łącznie z dojazdem, każdego dnia przebywał on poza domem ponad 8 godzin, ale nie więcej niż 12.

Czy należy taki wyjazd traktować jako jedną podróż służbową, czy jako trzy oddzielne podróże?

Rozróżnienie to jest istotne dla sposobu naliczania diety- czy pracownikowi należy się łącznie 2,5 diety (75 zł), czy 1,5 diety (45 zł)?

Z art. 775 ustawy z 26.06.1974 r. Kodeks pracy wynika, że pracodawcy spoza sektora publicznego mogą w sposób niemal dowolny określać zasady rozliczania podróży służbowych. Pracodawcy działający natomiast w ramach sektora publicznego, zobowiązani są do przestrzegania przepisów właściwego ministra. W myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – dalej r.p.s. – należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1)

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a)

mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b)

od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)

ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)

jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)

do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b)

ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 [-DOKUMENT_HTML-]

Dieta nie przysługuje:

1)

za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, gdy pracownik w dniu wolnym od pracy jedzie do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;

2)

jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Sytuacji, gdy pracownik wraca na noc do domu dotyczy § 8 ust. 5 r.p.s., zgodnie z którym zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Ustawodawca nie uregulował natomiast kwestii związanych z sytuacją określoną w pytaniu. Uwzględniając cel diety krajowej należy jednak zauważyć, że dieta nie powinna być naliczana za czas, który pracownik spędził w domu. Z definicji służy ona bowiem pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, podczas gdy będąc w domu pracownik ponosi zwykłe koszty wyżywienia.

Tym samym dieta powinna być wypłacana wyłącznie za czas spędzony w podróży, czyli czas spędzony poza domem. Możliwe są przy tym różne podejścia. Uznając codzienny wyjazd za odrębną podróż służbową, czas jej trwania będzie liczone wyłącznie w ramach danego dnia. Jeżeli zatem pracownik będzie w podróży danego dnia dłużej niż 8 i krócej niż 12 godzin, będzie mu się należało jedynie 50% diety.

Z drugiej strony, z przepisów wynika że dieta jest liczona do momentu powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Tymczasem pracownik wracając na noc do domu pozostaje w trakcie wykonywania zadania służbowego - z tego względu następnego dnia musi ponownie pojechać podróż. Przemawia to zatem, żeby jednak uznać, iż pracownik przebywał w jednej podróży służbowej trwającej kilka dni, ale w jej czasie wystąpiły przerwy. Rozsądnym rozwiązaniem byłoby zatem przyjąć, że dietę należy naliczyć od momentu wyjazdu pierwszego dnia do momentu powrotu ostatniego dnia, pomniejszający wymiar czasu wyjazdu o czas pobytu w domu.

Pracownik przebywa w podróży służbowej 2 dni i 10 godzin, co w sumie daje 58 godzin. Jednocześnie pracownik wracając na noc do domu spędził tam 2 razy po 9 godzin, czyli czas podróży należy pomniejszyć o 18 godzin. Zostaje nam 40 godzin za które pracownikowi należą się dwie pełne diet.

 [-OFERTA_HTML-]