Ekwiwalent za ubiór służbowy jest wolny od składek ZUS

Do tej pory pracownicy otrzymywali w zakładzie pracy pełne umundurowanie. Pracodawca nie będzie już kupował i wydawał odzieży, tylko każdy pracownik będzie miesięcznie otrzymywał ekwiwalent pieniężny w wysokości około 25 zł.Czy ekwiwalent miesięczny w kwocie 25 zł podlega składkom na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i podatek dochodowy?Czy podatek należy potrącać miesięcznie, czy na koniec roku należy pracownikowi wydać pit-8c i wykazać na nim kwotę należności pieniężnej otrzymanej za umundurowanie w łącznej wysokości?Strój ten będzie noszony tylko w godzinach pracy i będzie na nim umieszczone logo firmy.

Odpowiedź: ekwiwalent za ubiór służbowy będzie wolny od podatku i składek ZUS, jeżeli pracownik będzie miał obowiązek noszenia takiego stroju.

Uzasadnienie: ustawodawca wprowadził zasadę, według której praktycznie każde świadczenie na rzecz pracownika stanowi jego przychód podatkowy. W myśl bowiem art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W efekcie wypłacony ekwiwalent uznać należy za przychód podatkowy. Nie oznacza to jednak konieczności płacenia podatku i składek ZUS. W myśl bowiem art. 21 ust. 1 pkt 10 u.p.d.o.f. oraz § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) wolna od podatku i składek ZUS jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Zachowując zatem obowiązek noszenia stroju zaopatrzonego w logo firmy, można korzystać ze zwolnienia od podatku i składek ZUS.

Fakt, że mamy do czynienia ze świadczeniem wolnym od podatku powoduje, że omawianego świadczenia nie wykazuje się w formularzach podatkowych. Dotyczy to także formularza PIT-8C – zgodnie z art. 42a u.p.d.o.f. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń zaliczanych do przychodów z innych źródeł z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c u.p.d.o.f. oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru (PIT-8C) o wysokości przychodów i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku nierezydentów podatkowych, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.