Odpowiedź

  1. Wyliczając ekwiwalent za pranie odzieży roboczej pracowników należy uwzględnić wszystkie koszty poniesione przez pracownika (koszty energii elektrycznej, koszty zużytej wody, proszku do prania itp.).
  2. Ustalenie osoby odpowiedzialnej za wyliczanie ekwiwalentu za pranie odzieży własnej przez pracowników należy do pracodawcy.

Uzasadnienie

Stosownie do postanowień art. 207 § 2 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Przejawem tej powinności, zgodnie z art. 237[6] § 1 k.p., jest obowiązek nieodpłatnego dostarczania pracownikom przez pracodawcę środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Ponadto, zgodnie z art. 237[7] § 1 k.p., pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Stosownie do postanowień art. 237[8] § 1 k.p., pracodawca powinien ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237[6] § 1 k.p. i art. 237[7] § 1 k.p., jak również przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Dokument ten, zgodnie z art. 237[11a] § 1 k.p., powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami pracowników.

Ekwiwalent

Zgodnie z art. 237[9] § 2 k.p. pracodawca, który zapewnia pracownikom odzież roboczą i/lub ochronną, powinien także zapewnić jej pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Gdyby jednak pracodawca nie był w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te, zgodnie z art. 237[9] § 3 k.p., mógłby zlecić pracownikom, pod warunkiem wypłacania im ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.

Należy tutaj wyraźnie podkreślić, że przepisy wskazują na ekwiwalent („rzecz równa innej wartością” – internetowy Słownik Języka Polskiego PWN: sjp.pwn.pl; chodzi tu o kwotę odpowiadającą wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków), a nie ryczałt („kwota o ustalonej z góry wysokości, przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje” – internetowy SJP PWN: sjp.pwn.pl).

Mając na uwadze powyższe, pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu pieniężnego wszystkim pracownikom w jednakowej, z góry ustalonej wysokości, obniżając jego wysokość np. jedynie o absencje, lecz na podstawie przedstawionych przez pracowników kalkulacji, z których powinny jednoznacznie wynikać poniesione koszty.

Przepisy BHP

Problem w tym, że przepisy BHP nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej wypłacanego pracownikowi, któremu pracodawca zlecił takie czynności, wskazując jedynie, że jego wysokość powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez pracownika.
Wieloletnia praktyka, stosowana w większości zakładów pracy, polegała na ustaleniu stałej, zryczałtowanej kwoty, jaką pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach pracy otrzymywali w okresach miesięcznych lub kwartalnych. Pierwszy zakwestionował ją bowiem gdański oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który w decyzji nr 62 z 3.03.2014 r., DI/100000/43/57/2014 wskazał, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika.

Taka interpretacja, niewątpliwie zbieżna z literalną wykładnią przepisu zawartego w art. 237[9] § 3 k.p., powoduje, że pracodawcy wypłacający podległemu personelowi ekwiwalent pieniężny na pranie odzieży roboczej, powinni skrupulatniej przyjrzeć się kwestii dokumentacji wykazującej poniesione przez pracowników koszty.

Jak prawidłowo ustalić wysokość ekwiwalentu?

Sądzę, że najprostszym rozwiązaniem jest przygotowanie dla pracowników wzoru takiego rozliczenia (np. w postaci tabeli), zawierającego

  • poza danymi identyfikującymi danego pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej itp.)
  • liczbę prań, zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także proszku do prania (ilość zużytego detergentu w odniesieniu do średniej ceny opakowania).
  • Można się również pokusić o rozliczenie kosztów amortyzacji pralki (przyjmując, że średnio w gospodarstwie domowym wykonuje się 2 prania tygodniowo, a pralka powinna służyć przez okres co najmniej 5 lat, można przyjąć, że w trakcie jej eksploatacji wykona co najmniej 520 prań; takie założenie pozwala – po ustaleniu ceny zakupu urządzenia – na obliczenie wartości każdorazowego „zużycia”, inaczej mówiąc: amortyzacji pralki). I każdorazowo odnosić tę wielkość do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej.
  • Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w rozliczeniu uwzględnić również czas, jaki – już przecież w wolnych chwilach, po pracy – trzeba przeznaczyć na prozaiczne, ale niezbędne czynności związane z obsługą pralki, a zwłaszcza z prasowaniem ubrania (które wcześniej trzeba rozwiesić, aby wyschło).

Oczywiście trzeba przy tym zwrócić uwagę, czy wprowadzenie zbyt drobiazgowych wyliczeń nie prowadzi do absurdów, w których wyniku koszty wykazane przez pracowników w sposób znaczący przewyższą koszty, jakie pracodawca poniósłby, gdyby zlecał pranie odzieży roboczej podmiotowi zewnętrznemu (firmie świadczącej usługi pralnicze).

W mojej ocenie pracodawca, dla własnej asekuracji, powinien samodzielnie obliczyć – zgodnie z powyższymi wskazówkami – średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość, z jaką pracownicy powinni prać powierzoną im odzież (niewątpliwie inaczej będzie się ona kształtowała w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a inaczej produkcyjnych) i na tej podstawie – w wewnętrznym akcie prawnym regulującym kwestię zasad zapewnienia i gospodarowania odzieżą roboczą (np. regulaminie pracy) – określić górny limit, jaki przysługuje pracownikom za pranie odzieży roboczej we własnym zakresie. Warto to zrobić na tyle starannie, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wycena jest poparta dokonanymi wyliczeniami.

Takie rozwiązanie zabezpieczy pracodawcę przed zaskakującymi wydatkami, a jednocześnie pozwoli zaplanować budżet na powyższy cel.

Pracownicy powinni natomiast otrzymać od pracodawcy wzorcowe formularze rozliczeń ekwiwalentu za pranie, które po odpowiednim wypełnieniu, w określonych przez pracodawcę terminach (np. do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje ekwiwalent) i składać je do właściwej komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za rozliczenia tego ekwiwalentu (np. działu gospodarczego, administracyjnego itp.). Naturalnie formularze rozliczeń powinny być przechowywane jako dokumentacja podlegająca kontroli ZUS i urzędów skarbowych.

Z uwagi na to, że pracodawca nie ma możliwości precyzyjnej weryfikacji kosztów prania odzieży roboczej ponoszonych przez pracowników (pracownicy nie mają prawa przedstawienia rachunku lub faktury, tak jak robi to przedsiębiorstwo świadczące usługi pralnicze), może on bazować wyłącznie na oświadczeniach złożonych przez pracowników. Pracodawcy trudno będzie również – o ile nie będzie w stanie udowodnić oświadczenia nieprawdy – podnieść kwestię zmowy pracowników tylko dlatego, że oświadczenia opiewają na podobną lub taką samą kwotę.

Jak już wcześniej wspomniano, zaproponowane powyżej rozwiązanie nie ma umocowania w konkretnych, obowiązujących przepisach prawa. Stanowi ono jedynie próbę odniesienia się do nader literalnej wykładni przepisu zastosowanej przez ZUS, a zapewne za chwilę (o ile nie już) stosowanej również przez urzędy skarbowe.

Pracodawca, który nie chce dokonywać takich rozliczeń, może oczywiście odstąpić od ich prowadzenia. Niestety, kosztem braku możliwości zwolnienia ekwiwalentu (a raczej w tym przypadku „ryczałtu”) z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowania składkami ZUS. Trzeba bowiem przypomnieć, że zwolnieniom podlegają jedynie te świadczenia rzeczowe bądź ekwiwalenty za świadczenia, jaki są wypłacane (wydawane) zgodnie przepisami BHP.

Kto jest odpowiedzialny za wyliczenie?

Odnosząc się do kwestii wskazania osoby odpowiedzialnej za powyższe rozliczenia należy wyjaśnić, że przepisy prawa nie precyzują, kto w imieniu pracodawcy powinien się tym zajmować. Niewątpliwie jednak, w ramach delegacji swoich uprawnień, pracodawca może wskazać osobę (bądź osoby), które będą realizowały takie czynności. W praktyce, w większości zakładów pracy robią to osoby kierujące pracownikami, którzy nadzorują pracę pracowników pobierających taki ekwiwalent lub wyznaczone osoby z działów finansowych.

Bez wątpienia takich czynności nie powinien wykonywać pracownik służby BHP, bowiem przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 2.09.1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy określający (w formie katalogu zamkniętego) zakres zadań tej służby nie przewidują takiego obowiązku.

Autor odpowiedzi: Maciej Ambroziewicz
Odpowiedzi udzielono 12.09.2017 r.