Firma planuje przeprowadzić archiwizację elektroniczną dokumentów personalnych pracowników zwolnionych oraz pracowników obecnie pracujących. Jeśli chodzi o tych drugich, firma ma zamiar przechowywać w programie komputerowym skany wszystkich umów, zmian warunków, wypowiedzeń, orzeczeń lekarskich od początku zatrudnienia, itd. Jakie dokumenty personalne należy obowiązkowo zachować w wersji papierowej?
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedź: w świetle obowiązujących przepisów dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w formie papierowej.
Uzasadnienie: zgodnie z art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, a także przechowywać tę dokumentację i akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Naruszenie tych obowiązków stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Polecamy: Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa
Szczegółowo kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p. Zgodnie z jego przepisami pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Ponadto pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Należy też zwrócić uwagę, że w przypadku określonych dokumentów Kodeks pracy przewiduje wymóg ich sporządzania w formie pisemnej (dotyczy to np. umowy o pracę, oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej warunków, rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, wniosków o udzielenie urlopów związanych z rodzicielstwem, czy wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy). Dokumenty te załącza się do akt osobowych.
W świetle obowiązujących przepisów dokumentacja pracownicza powinna więc być prowadzona w formie papierowej. Obecne regulacje nie przewidują bowiem możliwości wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Oczywiście nie ma przeszkód, aby pracodawca zeskanował dokumenty znajdujące się w aktach osobowych i równolegle przechowywał je w formie elektronicznej, nie zwolni go to jednak z obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej.
