Czy wniosek w sprawie rezygnacji z urlopu rodzicielskiego może zostać przesłany przez pracownika drogą mailową?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pracownica drogą mailową poinformowała pracodawcę, że ma zamiar skrócić urlop rodzicielski. Dokonała tego z 2-tygodniowym wyprzedzeniem, jednakże oprócz samego faktu tego maila z informacją do zakładu nie wpłynął żaden wniosek o skrócenie ww. urlopu.Czy pracodawca powinien traktować powyższego maila jako formalny wniosek, skoro w mailu jest tylko informacja o powrocie bez chociażby sformułowania wnioskuje?W literaturze literalnie mówi się na wniosek.

Odpowiedź:
Wniosek w sprawie rezygnacji z urlopu rodzicielskiego może zostać przesłany mailem.

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 179(3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. w przypadku, o którym mowa w art. 179(1) k.p., pracownica może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w całości lub w części i powrócić do pracy. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego składa się w terminie nie krótszym niż 14 dni przed przystąpieniem do pracy; pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownicy.
Oznacza to, że pracownica, która nie później niż 14 dni po porodzie złożyła wniosek o udzielenie jej, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze, a bezpośrednio po takim urlopie – urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, może następnie zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w całości lub części.
Przepisy nie określają, co powinien zawierać wniosek w sprawie rezygnacji z urlopu. Niewątpliwie pracownik powinien wskazać w nim datę powrotu do pracy, przypadającą nie wcześniej niż 14 dni od daty złożenia wniosku. Natomiast nieopatrzenie samego pisma słowem „wniosek”, czy nie użycie w jego treści słowa „wnioskuję” nie ma wpływu na zakwalifikowanie pisma pracownika jako formalnego wniosku o skrócenie urlopu rodzicielskiego, jeżeli z pisma wynika, że zamiarem pracownika jest rezygnacja z całości lub części tego urlopu i wcześniejszy powrót do pracy.
Należy jednak dodać, że zgodnie z przepisami wniosek w sprawie rezygnacji z urlopu rodzicielskiego powinien mieć formę pisemną. Do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, a w przypadku oświadczenia woli w postaci elektronicznej – opatrzenie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu - art. 78 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.) – dalej k.c. w związku z art. 300 k.p. Zgodnie z powyższym, aby wniosek pracownika spełniał wymóg pisemności powinien zostać własnoręcznie podpisany przez pracownika (sama treść wniosku może zostać napisana np. na komputerze i wydrukowana), a w przypadku wniosku przesłanego mailem – opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Odpowiedzi udzielono  5.10.2015 r.

Katarzyna Pietruszyńska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych