Czy świadczenia z ZFŚS przyznawane z pominięciem kryterium socjalnego podlegają opodatkowaniu i ozusowaniu?

Pracodawca osiągną zatrudnienie w Spółce, które zobowiązuje go do dokonywania odpisów na ZFŚS oraz do napisania regulaminu ZFŚS. Takie czynności zostały wykonane. Pracodawca chciałby swoim pracownikom dokonywać dofinansowania do pakietów sportowych przy założeniu, że 50% miesięcznego abonamentu zapłaci Pracownik ze swojego wynagrodzenia, a 50% miesięcznego abonamentu będzie dofinansowywał pracodawca ze środków ZFŚS.

Jeśli tak, to jakie są konsekwencje podatkowe i ZUS?

Drugie pytanie dotyczy tego czy pracodawca przy ustalaniu średniego miesięcznego dochodu przypadającego na osobę w rodzinie musi otrzymać od pracownika oświadczenie z jego całego gospodarstwa domowego czy pracodawca może sam przyjąć miesięczne lub średnie roczne zarobki pracownika i na tej podstawie zrobić "widełki" wynagrodzeń i "widełki" dofinansowań do karnetu sportowego?

Czy zastosowanie tego drugiego wariantu niesie dla pracodawcy jakieś zagrożenia?

W regulaminie ZFŚS nie jest napisane jak będzie ustalany dochód - czy taki zapis musi być w regulaminie?

Jedyny zapis jaki jest brzmi: "Przyznawanie i wysokość świadczeń z Funduszu uzależnia się od sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej Wnioskodawcy oraz wielkości środków pozostających na rachunku Funduszu i kolejności składania wniosków przez osoby ubiegające się o świadczenie."

Przy przyjęciu wariantu drugiego może okazać się, że pracownik zarabiający 10000 nie dostanie dofinansowania (a ma 4 osobową rodzinę), a pracownik zarabiający 2500 dostanie dofinansowanie (a ma tylko 1 osobową rodzinę - siebie) - czy to nie będzie problem?

Przepisy o ZFŚS nakazują przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń oraz określaniu wysokości dopłat z ZFŚS uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionego do korzystania z ZFŚS. Oznacza to, że świadczenia z ZFŚS powinny być przyznawane w zróżnicowanej wysokości, w zależności od sytuacji socjalnej indywidualnej osoby. Aby dokonać kompleksowej oceny sytuacji materialnej pracownika niezbędnym jest ustalenie dochodów ze wszystkich źródeł pochodzących od wszystkich członków jego rodziny prowadzących wspólnie gospodarstwo domowe.

Co do zasady wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika ze środków ZFŚŚ jest wolna od podatku łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią jednocześnie podstawy wymiaru składek. Jeżeli jednak świadczenia te przyznawane są niezgodnie z przepisami o ZFŚS (na przykład z pominięciem kryterium socjalnego), wówczas podlegają opodatkowaniu i ozusowaniu na zasadach ogólnych.

Na gruncie art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej u.z.f.ś.s. przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Przy czym wszelkie zasady i warunki korzystania ze świadczeń socjalnych określa pracodawca w regulaminie ZFŚS wydawanym w trybie art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s. Oznacza to, że aby ustalić szczegółowe kwestie w zakresie wymogów, jakie należy spełnić, aby ubiegać się o przyznanie danego świadczenia z ZFŚS, należy sięgnąć do treści regulaminu ZFŚS. Jak wynika jednak z przytoczonego na wstępie przepisu, oceniając uprawnienie danej osoby do świadczeń z ZFŚS w określonej wysokości, niezbędnym jest uwzględnienie tzw. kryteriów socjalnych. W praktyce oznacza to, że regulamin ZFŚS nie powinien przewidywać świadczenia w równej (takiej samej) wysokości dla wszystkich pracowników – gdyż w ten sposób nie zostanie spełniona obligatoryjna przesłanka odwołania się do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej indywidualnej osoby, która jest uprawniona do korzystania z ZFŚS. Przy czym podkreślenia wymaga, że na gruncie art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. wysokość świadczenia z ZFŚS powinna zależeć nie tylko od zarobków uprawnionego, ale od całokształtu jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (określenie to mieści w swoim zakresie znacznie więcej okoliczności niż sama wysokość uzyskiwanego wynagrodzenia).

Przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują, w jaki konkretnie sposób ustala się sytuację socjalną pracownika. Kwestia ta powinna zostać określona w obowiązującym w zakładzie pracy regulaminie ZFŚS. W praktyce w wielu zakładach pracy osoba ubiegająca się o świadczenie z ZFŚS składa pisemne oświadczenie, w którym w szczególności wskazuje informacje o osobach pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym oraz o dochodach (zakres przedmiotowy takiego oświadczenia powinien odwoływać się do obowiązku uwzględnienia sytuacji socjalnej pracownika, o której mowa w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s.). Przyjąć należy, że jeśli chodzi o aspekt kompleksowej oceny sytuacji materialnej pracownika, niezbędnym jest ustalenie dochodów ze wszystkich źródeł pochodzących od wszystkich członków rodziny prowadzących wspólnie gospodarstwo domowe. Ograniczenie się jedynie do analizy wysokości wynagrodzenia za pracę uzyskiwanego u pracodawcy stoi bowiem w sprzeczności z ustawowym wymogiem brania pod uwagę przy podziale środków z ZFŚS całokształtu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej indywidualnej uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Co do zasady zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w u.z.f.ś.s., rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, wolna jest od podatku łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Zgodnie z przepisem rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Świadczenia, o których mowa muszą być wypłacane zgodnie z przepisami u.z.f.ś.s. – w innym przypadku nie będą one korzystać ze zwolnienia o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. W analogiczny sposób stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09). Sąd stwierdził, iż "...pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Ad casum taka sytuacja nie wystąpiła. Wszyscy pracownicy otrzymali bony towarowe o jednakowej wartości, co spowodowało, iż bony te trzeba ocenić jako świadczenie dodatkowe pracodawcy, a nie świadczenia z funduszu świadczeń socjalnych, ze wszystkimi tego konsekwencjami prawnymi, tak wobec pracowników, jak wobec płatnika składek i jednocześnie pracodawcy, który co prawda administruje funduszem, jednak nie może tego czynić z pominięciem ustawy i przez swoje działania uszczuplać funduszu socjalnego przeznaczonego dla załogi. Skoro ad casum wypłata bonów nie miała charakteru socjalnego, gdyż nie wiązała otrzymania bonów z kryterium socjalnym, to bony należało uznać za przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód stanowi podstawę wymiaru składek".

Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli zatem dane świadczenie wypłacane jest ze środków ZFŚS płatnik składek nie ma obowiązku naliczania składek ZUS. Analogicznie brak jest obowiązku odprowadzania składki zdrowotnej, co wynika z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Jak stwierdził jednak w powołanym wyżej wyroku z dnia 16 września 2009 r. SN, wypłata świadczeń niemająca charakteru socjalnego jest przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który w konsekwencji stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.