Czy przekazanie poszkodowanemu wyjaśnień świadków wypadku nie będzie naruszało przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis BHP Czy zapoznając poszkodowanego z ustaleniem przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy, zespół powypadkowy ma obowiązek przedstawić poszkodowanemu zapis wyjaśnień świadków (zawierający dane osobowe, m.in. imię, nazwisko, adres, data urodzenia, PESEL), który jest integralną częścią protokołu powypadkowego. Czy nie naruszy to ustawy o ochronie danych osobowych?

Odpowiedź

W protokole oraz dokumentacji powypadkowej tworzonej na podstawie przepisów powinno znaleźć się tylko to, co zostało dozwolone (określone) przepisem. Żaden przepis nie zobowiązuje ani pracodawcy, ani członków zespołu powypadkowego do odbierania od świadka wypadku danych osobowych, w tym numeru PESEL i adresu. Co więcej, odbieranie tych danych oraz zamieszczanie ich w dokumentacji powypadkowej niesie za sobą ryzyko naruszenia przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2135 z późn. zm.) – dalej u.o.d.o. za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne (art. 6 ust. 2 u.o.d.o.). Zatem, o ile samo imię i nazwisko, nie zawsze będą stanowiły wypełnienie definicji danych osobowych, o tyle dodanie do nich adresu i numeru PESEL świadka spowoduje, że zmieszczone dane będą danymi osobowymi. W takim przypadku będą one musiały być przetwarzanie zgodnie art. 23 u.o.d.o., w myśl którego przetwarzanie danych osobowych dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;

- jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;

- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli zatem w protokole i dokumentacji powypadkowej zostały zamieszczone dane osobowe świadków, mimo iż taką praktykę należy uznać za nieprawidłową, to żeby zminimalizować ryzyko zarzutu naruszenia u.o.d.o. wskazanym jest, przed udostępnieniem poszkodowanemu dokumentacji powypadkowej, skuteczne ukrycie chronionych danych osobowych innych osób lub uzyskanie zgody na ich przetwarzanie od osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.).

Grzegorz Łyjak, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 1 kwietnia 2016 r.