Czy pracownik może żądać usunięcia pewnych dokumentów z jego akt osobowych (korespondencja niemająca wpływu na stosunek pracy), a jeśli tak, to czy i jak dokumentować fakt usunięcia?
Przepisy prawa pracy, a w szczególności rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286) nie regulują kwestii dopuszczalności usuwania dokumentów z akt osobowych pracownika ani trybu ewentualnego usunięcia takich dokumentów. Sądzę jednak, że jeżeli są to dokumenty, których pracodawca nie ma obowiązku gromadzić i przechowywać i które nie mają znaczenia dla jego działalności (np. nie dotyczą pracy wykonywanej przez pracownika) to może je z dokumentacji pracowniczej usunąć.
W zasadzie pracodawca ma prawo gromadzić tylko takie dane osobowe pracownika, na jakie prawo mu zezwala i w pozostałym zakresie zastosowanie znajduje ustawa o ochronie danych osobowych. Należy zatem ocenić, czy przez posiadanie i gromadzenie tych danych pracodawca nie narusza ustawy o ochronie danych osobowych. Trzeba również pamiętać o obowiązku pracodawcy poszanowania dóbr osobistych pracownika (art. 111 k.p.) w tym tajemnicy korespondencji.
Trudno natomiast zająć stanowisko co do trybu, w jakim ma się to odbywać. Myślę, że przydałaby się pisemna adnotacja co do przyczyny usunięcia danego dokumentu, a nawet wniosek pracownika o jego usunięcie. Wypada jednak podkreślić, że doktryna prawa pracy i orzecznictwo SN nie zajmowały się tym problemem, trudno zatem przytoczyć jakieś argumenty i opinie dla poparcia powyższego stanowiska.