Czy pracownicy są zobowiązani potwierdzać na piśmie zapoznanie się z każdą udostępnioną im instrukcją bhp?

Przepisy bhp nie obligują pracodawcy do pozyskiwania od pracowników oświadczeń o zapoznaniu się z każdą z udostępnianych im instrukcji bhp.

Pytanie:
W zakładzie pracy jest wiele maszyn i urządzeń i w związku z tym wiele instrukcji bezpiecznej obsługi. Często zdarza się, że kierownik jednego dnia kieruje pracownika do pracy np. na prasę mimośrodową, drugiego do pracy na szlifierkę dwutarczową, a trzeciego - na inne urządzenie itd. Dodatkowo w zakładzie pracy jest duża rotacja pracowników.
Czy pracownicy są zobowiązani potwierdzać zapoznanie się z każdą instrukcją na piśmie oddzielnie, czy wystarczającym jest podpis na karcie szkolenia wstępnego przy np. instruktażu stanowiskowym, biorąc pod uwagę, że zgodnie z rozporządzeniem ws. szkoleń bhp ten podpis stanowi potwierdzenie odbycia instruktażu i zapoznania się z ryzykiem zawodowym oraz przepisami i zasadami bhp dotyczącymi wykonywanych prac? Jeśli tak, w jaki sposób pracodawca udowodni, że pracownik zapoznał się z daną instrukcją?

Odpowiedź:
Przepisy bhp nie obligują pracodawcy do pozyskiwania od pracowników oświadczeń o zapoznaniu się z każdą z udostępnianych im instrukcji bhp. Warto to jednak zrobić dla celów dowodowych.
Jeśli pracodawca wolałby tego uniknąć i nie gromadzić dodatkowej dokumentacji (oświadczeń pracowników), może wprowadzić stosowne postanowienia do programu instruktażu stanowiskowego, z których wynikać będzie, że podczas takiego instruktażu pracownicy są z nimi zapoznawani.

Uzasadnienie:
W myśl art. 2374 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest wydawanie szczegółowych instrukcji i wskazówek dotyczących bhp na stanowiskach pracy. Doprecyzowanie powyższej normy znajduje się w § 41 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje bhp dotyczące:
1. stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników,
2. obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych,
3. postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi,
4. udzielania pierwszej pomocy.

Powyższe instrukcje powinny w sposób zrozumiały dla pracowników wskazywać czynności, jakie należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy, zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy, czynności do wykonania po jej zakończeniu oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia pracowników. Instrukcje dotyczące prac związanych ze stosowaniem niebezpiecznych substancji i preparatów chemicznych powinny uwzględniać informacje zawarte w kartach charakterystyki tych substancji i preparatów.
Przepisy bhp nie precyzują, w jaki sposób i w jakiej postaci pracodawca powinien udostępniać pracownikom instrukcje. Może to zatem nastąpić w tradycyjnej formie, tj. wywieszenia na danym stanowisku pracy (np. przy urządzeniu czy maszynie, której instrukcja dotyczy) albo zostać udostępnione w postaci elektronicznej (np. rozesłane e-mailem lub zamieszczone w intranecie). Istotnym jest, aby każdy pracownik miał do nich stały dostęp.
Samo umieszczenie instrukcji przy stanowisku pracy nie jest równoznaczne z zapoznaniem się z nimi przez pracowników. Warto więc, pomimo braku formalnej dyspozycji przepisów bhp, uzyskiwać od pracowników oświadczenia potwierdzające zapoznanie się z każdą z udostępnionych im instrukcji. Będzie to miało istotne znaczenie dla celów dowodowych (np. w razie ciężkiego wypadku przy pracy, gdy do zakładu pracy wkroczy prokurator).
Gdyby jednak pracodawca wolał uniknąć gromadzenia dodatkowej dokumentacji, może wprowadzić stosowne zapisy do szczegółowego programu instruktażu stanowiskowego. Pracodawca, będący jednocześnie organizatorem szkolenia, powinien opracować takie programy dla każdego stanowiska pracy (ewentualnie grupy stanowisk). Programy te powinny być opracowane na podstawie programu ramowego zawartego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz być dostosowane do specyfiki danego stanowiska pracy. Opracowując szczegółowy program instruktażu stanowiskowego, należałoby uwzględnić w nim zapisy potwierdzające przeszkolenie pracownika z zakresu obsługi wszystkich maszyn i urządzeń występujących na danym stanowisku pracy, stosowanych na nim procesów technologicznych (jeżeli takie występują), jak również postępowania z poszczególnymi materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi. Podobne zapisy, w połączeniu z udostępnionymi pracownikom instrukcjami bhp, pozwolą pracodawcy wykazać, że należycie dopełnił swoich obowiązków związanych z zapoznaniem pracowników z przepisami i zasadami bhp obowiązującymi na danym stanowisku pracy.

[Uwaga! Ta odpowiedź jest już nieaktualna od 28 VI 2019 r.]