Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Kwestionariusze osobowe pracowników z okresu 1994-2000 zawierają dane, które nie obowiązują aktualnie, np. nazwisko rodowe matki. Czy w takim przypadku pracodawca może rozdać pracownikom oświadczenie o poniższej treści?

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ... Sp. z o.o. moich danych osobowych udostępnionych w kwestionariuszu osobowym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.)."

Odpowiedź:

Pracodawca nie może zbierać danych osobowych pracownika w szerszym zakresie, niż to wynika z przepisów, nawet jeżeli pracownik wyraziłby na to zgodę, np. w postaci klauzuli. Jednak co do danych zebranych przez pracodawcę wcześniej, zgodnie z zasadami określonymi w nieobowiązujących już przepisach prawa, po wejściu w życie art. 221k.p. i nowelizacji rozporządzenia, mogą być one w dalszym ciągu przetwarzane (przechowywane).

Uzasadnienie:

Zakres danych osobowych, do których żądania od pracowników uprawniony jest pracodawca wyznacza art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p.

Zgodnie z treścią art. 221 § 1 k.p., pracodawca jest uprawniony do żądania od pracowników (także osób ubiegających się o zatrudnienie) danych osobowych takich jak: imię (imiona) i nazwisko; imiona rodziców; datę urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Na podstawie art. 221 § 2 k.p., pracodawca może domagać się od pracownika także innych danych osobowych, w tym także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Warto zwrócić uwagę na to, że katalog określony w art. 221 k.p. nie jest katalogiem zamkniętym, ponieważ § 4 dopuszcza także możliwość żądania przez pracodawcę podania jeszcze innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Wprowadzenie art. 221 k.p., jak wyjaśniono w uzasadnieniu projektu nowelizacji kodeksu pracy, było spowodowane potrzebą spełnienia wymogu sformułowanego w art. 51 ust. 1 Konstytucji RP, zgodnie z którym „nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawnienia informacji dotyczących jego osoby”. Należy tym samym uznać, że art. 221 k.p. jest jednocześnie źródłem zakazu obejmującego żądanie innych danych osobowych niż wskazane bezpośredni w art. 221 § 1-2 k.p. oraz pośrednio w art. 221 § 4 k.p. (por. A. Drozd, Ochrona danych osobowych pracownik (kandydata) po nowelizacji kodeksu pracy, PiZS 2004, nr 1, s. 26).

Zagadnienia dotyczące prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, w tym zakresu zbieranych przez niego danych osobowych pracowników, zostały szczegółowo uregulowane także w wydanym na podstawie art. 2981 k.p. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zakres danych, których pracodawca może żądać od pracownika na podstawie rozporządzenia jest szerszy, od tego zawartego w treści art. 221 § 1 k.p. Przepisy rozporządzenia nie stoją jednak w sprzeczności z przepisami k.p., pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia danych określonych w treści rozporządzenia, ponieważ obowiązek podania danych wynikający z rozporządzenia, jest obowiązkiem określonym w art. 221 § 4 k.p., czyli wynikającym z odrębnych przepisów.

W związku z powyższym pracodawca może żądać od pracowników udostępnienia ich danych osobowych w zakresie określonym przez k.p. i rozporządzenie. Zbieranie przez pracodawcę innych danych osobowych niż to przewidują w/w przepisy (k.p. i r.z.d.p.) godzi w godność oraz inne dobra osobiste pracownika (por. W. Zimny, Przesłanki legalizujące przetwarzanie danych osobowych, s. 5 i n.).

Warto jednak podkreślić, że art. 221 § 1 k.p. reguluje jedynie proces zbierania (żądania) przez pracodawcę danych osobowych pracownika bądź kandydata, nie odnosi się jednak do ich przetwarzania.

Zgodnie z piśmiennictwem przepisy Kodeksu pracy i aktów z nim powiązanych, stanowią przepisy dalej idące jeśli chodzi o ochronę danych osobowych pracowników (przynajmniej na etapie ich zbierania) w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) - dalej u.o.d.o., a tym samym stosuje je się przed przepisami u.o.d.o. Jeżeli chodzi o przetwarzanie danych osobowych pracowników przez pracodawcę, podstawę prawną stanowi art. 94 pkt 9 a k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Przytoczone powyżej przepisy, stanowiące podstawię prawną oraz kształtujące ograniczenia w działalności pracodawcy w zakresie zbierania danych osobowych pracowników, nie pozwalają jednoznacznie określić prawnej dopuszczalności i skuteczności udzielenia przez pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie przekraczającym ten określony wart. 221 k.p. W pierwszej kolejności wskazać należy, że sam charakter relacji pracownik-pracodawca, oparty na zależności służbowej między tymi podmiotami, może wpływać niekorzystnie na swobodę wyrażania przez pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie nie wynikającym wprost z przepisów kształtujących odpowiednie uprawnienia do przetwarzania danych osobowych po stronie pracodawcy. W takim przypadku swoboda ta powinna być potencjalnie pełna. Ponadto, jeżeli przyjąć, że art. 221 k.p. stanowi szczególną regulację nie tylko co do zakresu danych osobowych pracownika (i jego rodziny), które mogą być przetwarzane przez pracodawcę, lecz również co do podstawy prawnej przetwarzania tych danych w relacji pracodawca-pracownik, to wyłącza on (ze względu na dalej idącą ochronę) możliwość odwołania się przez pracodawcę do innych podstaw prawnych przetwarzania danych pracownika, w tym m.in. do jego zgody.

Podsumowując, z treści art. 221  k.p. wynika zakaz żądania od pracownika innych informacji (danych) niż określone w tym przepisie. W związku z tym, wyłączenie stosowania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych na gruncie art. 221  k.p. dotyczy procesu zbierania danych osobowych pracownika przez pracodawcę, natomiast nie obejmuje innych kwestii odnoszących się do ich przetwarzania i ochrony.W związku z powyższym, za właściwy należy uznać pogląd piśmiennictwa, zgodnie z którym pracodawca po wejściu w życie art. 221 k.p. może przetwarzać w aktach osobowych dane osobowe inne niż wskazane w tym przepisie, jednak nie może ich żądać od pracownika (por. A. Drozd, Ochrona danych osobowych pracownika..., s. 28).

Odpowiadając na przedmiotowe pytanie uznać należy, że pracodawca nie może zbierać danych osobowych pracownika w szerszym zakresie, niż to wynika z k.p. i rozporządzenia, nawet jeżeli pracownik wyraziłby na to zgodę, np. w postaci klauzuli. Jednak co do danych zebranych przez pracodawcę wcześniej, zgodnie z zasadami określonymi w nieobowiązujących już przepisach prawa, po wejściu w życie art. 221 k.p. i nowelizacji rozporządzenia, mogą być one w dalszym ciągu przetwarzane (przechowywane).

Na marginesie warto zaznaczyć, że jeżeli dane osobowe pracowników posiadane przez pracodawcę w zakresie nieodpowiadającym zakresowi określonemu w art. 221 k.p. oraz rozporządzeniu, mogą być przez niego po prostu usunięte. Usuwanie danych osobowych jest bowiem szczególną formą ich przetwarzania, która nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.). Oznacza to, że w ramach wykonywania czynności polegających na usuwaniu danych administrator nie musi wykazywać istnienia podstawy prawnej z art. 23 ust. 1 u.o.d.o. Zdaniem doktryny do usuwania danych na powyższych zasadach może dochodzić zarówno w części (pewne kategorie danych), jak i w całości.

Jarosław Masłowski,

autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 17.07.2015 r.