Odpowiedź:
W obecnym stanie prawnym pracodawca nie może przechowywać archiwalnej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) oraz płacowej (listy płac, kartoteki wynagrodzeń) wyłącznie w postaci elektronicznej.
Uzasadnienie:
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika wprost z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.). W art. 94 k.p. zostało zdefiniowane, iż jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, które muszą być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Szczegółowym aktem regulującym zagadnienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.p.d.
Zgodnie z § 6 ust. 1 r.p.d. pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Natomiast zgodnie z § 8 r.p.d. pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
– kartę ewidencji czasu pracy (w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy),
– imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
– kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Warto jednak wskazać, że z powyższego rozporządzenia wynika ogólny wymóg prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników w formie pisemnej.
Ponadto, wciąż aktualne pozostaje stanowisko Generalnego Inspektoratu Pracy z dnia 9 kwietnia 2010 r. (GPP-87-4560-29/10/PE/RP), zgodnie z którym „w obecnym stanie prawnym brakuje podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiedniej regulacji do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej”. Za prawidłową praktykę należy uznać ewentualne prowadzenie dwóch wersji akt osobowych – papierowej i elektronicznej.
Z kolei kwestie związane z okresem przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy uregulowane są w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U z 2015 r. poz. 1446 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 887 ze zm.). Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. Jednocześnie w świetle przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Optymalne warunki przechowywania dokumentacji na nośniku papierowym określono w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).
Należy jeszcze uzupełnić, iż od dłuższego już czasu trwają prace zmierzające do zmiany przepisów w zakresie możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej – jednakże do chwili obecnej żadne zmiany w tym zakresie nie zostały jeszcze wprowadzone.
Małgorzata Skibińska,
autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych oraz jest doradcą Centrum Pomocy Profesjonalisty – Doradztwo kadrowe i HR
Odpowiedzi udzielono 19.09.2016 r.
Czy pracodawca może przechowywać archiwalną dokumentację pracowniczą oraz płacową pracowników wyłącznie w postaci elektronicznej?
Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń SpołecznychCzy pracodawca może przechowywać archiwalną dokumentację pracowniczą (akta osobowe) oraz płacową (listy płac, kartoteki wynagrodzeń) pracowników wyłącznie w postaci elektronicznej?
