W firmie zatwierdzony jest plan urlopów wypoczynkowych.
Czy plan urlopów może być traktowany jako urlop wykonany?
Pracodawca traktuje plan urlopów jako wykorzystany (bez znaczenia jest fakt czy pracownik rzeczywiście go wykorzystał).
Czy takie postępowanie pracodawcy jest zgodne z prawem?
Odpowiedź: plan urlopów służy zaplanowaniu wypoczynku pracowników i nie powinien być utożsamiany z faktycznym wykorzystaniem urlopów,
Uzasadnienie: przepis art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. stanowi, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 k.p. (tzw. urlop na żądanie).
Jak wskazuje sama nazwa plan urlopów służy zaplanowaniu wypoczynku poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem (przeważnie do końca grudnia) przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu w następnym roku. Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów.
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 września 1979 r., I PRN 82/79, plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.
Niektórzy przedstawiciele doktryny prezentują odmienny pogląd w tej kwestii, wskazując na wiążący charakter planu urlopów, który przemawia za tym, że pracownicy mogą rozpocząć korzystanie z urlopów bez podejmowania dodatkowych czynności, w szczególności składania wniosków urlopowych. Pogląd ten odbiega jednak od praktyki przyjętej przez większość pracodawców.
Niezależnie od powyższego, samo sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może bowiem dojść do sytuacji, kiedy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu (np. z powodu choroby pracownika). Nie jest więc prawidłowe postępowanie pracodawcy, który traktuje plan urlopów jako urlop wykorzystany. Należy wskazać, że informacja o faktycznie wykorzystanym urlopie powinna zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy, prowadzonej w formie imiennej karty, odrębnie dla każdego pracownika (§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
