Odpowiedź:
Odbiór godzin nadliczbowych w postaci czasu wolnego od pracy nie jest możliwy po upływie okresu rozliczeniowego, który jednak w większości systemów czasu pracy może być dłuższy niż miesięczny. Jeśli pracodawca ma dłuższy okres rozliczeniowy niż jeden miesiąc to odbiór godzin nadliczbowych może odbyć się w kolejnych miesiącach, ale w ramach tego samego okresu rozliczeniowego. Żadne pismo "ugodowe" w sprawie oddawania czasu wolnego w innych miesiącach, jeśli obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy z pracownikiem nie rozwiąże jednak problemu i nie uchroni pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracownika, czy sankcjami ze strony inspekcji pracy.
Uzasadnienie:
Okresem rozliczeniowym jest okres, dla którego dokonuje się ustalenia, czy planowany czas pracy pracownika mieści się w granicach obowiązujących pracownika norm czasu pracy w przyjętym systemie czasu pracy oraz czy nie zostanie przekroczona przeciętnie pięciodniowa norma czasu pracy, a także okres, po upływie którego dokonuje się rozliczenia czasu pracy tego pracownika.
Podstawowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy, z tym że pracodawca może także ustalić okres rozliczeniowy jako miesięczny, 3-miesięczny, 2-miesięczny. Pracodawca może określić długość okresu rozliczeniowego w tygodniach, pod warunkiem, że nie przekroczy on maksymalnej dopuszczalnej długości tego okresu.
Przy poszczególnych systemach czasu pracy przepisy określają różne okresy rozliczeniowe.
Przy poszczególnych systemach czasu pracy przepisy określają różne okresy rozliczeniowe. Niezależnie od tych okresów rozliczeniowych pracodawcy mają możliwość ustalania przedłużonych do 12 miesięcy okresów rozliczeniowych czasu pracy we wszystkich systemach czasu pracy, jeżeli będzie to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Przedłużony okres rozliczeniowy może być wprowadzony w:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca może uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p., albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 k.p.).
Na pracodawcę nałożony został obowiązek przekazania kopii porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 4 k.p.).
Co do zasady okres rozliczeniowy dla pracowników danego zakładu pracy, powinien być sprecyzowany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Obowiązek taki wynika z przepisów art. 150 § 1 k.p. oraz art. 1041 § 1 pkt 2 k.p. Ten ostatni stanowi, że regulamin pracy powinien ustalać w szczególności systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy. Gdy pracodawca zatrudnia mniej niż dwudziestu pracowników, okres rozliczeniowy ustala się w obwieszczeniu pracodawcy.
Zbilansowanie czasu pracy pracowników następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wtedy też staje się wymagalne roszczenie pracownika o wypłatę przedmiotowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe wypracowane w danym okresie (wyrok SN z dnia 11 marca 2010 r., I PK 191/09, OSNP 2011, nr 17-18, poz. 228).
Nieprawidłowa jest praktyka stosowana przez niektórych pracodawców, którzy "przenoszą" godziny nadliczbowe z jednego okresu rozliczeniowego na drugi (chcąc udzielić pracownikowi czasu wolnego za te godziny w następnym okresie rozliczeniowym). Ponieważ jednak zdarza się, że dopiero po upływie okresu rozliczeniowego można stwierdzić, że takie godziny nadliczbowe wystąpiły, pracodawcy pozostaje jedynie wypłata dodatku za godziny nadliczbowe.
Magdalena Rycak, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych  
Odpowiedzi udzielono 17 listopada 2014 r.