Koniec z półwieczną archiwizacją

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skraca z 50 do 10 lat czas przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika) oraz umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie jej w postaci elektronicznej, a także przesądza o jej równorzędności z dokumentacją w postaci papierowej.

ZUS przechowa dane potrzebne do emerytury

Pracodawcy będą krócej przechowywać dokumentację, a dane w niej zawarte przekażą do ZUS. Stanowić one będą podstawę do późniejszego wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki tej zmianie pracownicy, kiedy będą przechodzić na emerytury, nie będą już musieli sami zbierać takich informacji. Skorzystają z danych zgromadzonych w ZUS. 

Nowe obowiązki dla zleceniodawców

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji obejmą nie tylko pracowników, lecz także zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie zobowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez 10 lat.

Data zatrudnienia pracownika ma znaczenie

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy (tj. po 1 stycznia 2019 r.). Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży.

Dokumentacja pracownicza górników - szczególne zasady

Art. 5 ustawy wyłącza możliwość krótszej archiwizacji dokumentacji w przypadku górników. Przepis stanowi, że pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

– Sytuacja górników jako pracowników jest bardzo specyficzna. Oni podlegali kilku reżimom prawnym jeśli chodzi o uprawnienia emerytalne – tłumaczył w Senacie Mariusz Haładyj, podsekretarz stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii. – System emerytalno-rentowy w przypadku górników jest tak złożony, że ciężko byłoby ująć dane górników w raporcie - dodał. Stąd pozostawienie dotychczasowych regulacji. – Nie byliśmy w stanie prawnie tego zabezpieczyć – mówił Haładyj.

Pensja na konto

Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Po zmianie wypłata bezgotówkowa stanie się preferowana i wiodąca, pozostanie jednak na wniosek pracownika możliwość wypłaty w formie gotówkowej.

Senat nie ma uwag

Sejm uchwalił ustawę 10 stycznia. Senacka komisja, która pracowała nad ustawą 17 stycznia, wnosiła o jej przyjęcie bez poprawek. W dzisiejszym głosowaniu senatorowie poparli ten wniosek.

Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 roku - czekają jeszcze tylko na podpis prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw.