Informacja roczna służy do zapoznania się przez ubezpieczonego i potwierdzenia ze stanem faktycznym przekazanych za niego składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i/ lub wypłaconych świadczeń.
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej za 2017 rok
Pracodawca, jako płatnik składek, jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu (na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego) w podziale na poszczególne miesiące za ubiegły rok w terminie do 28 lutego roku następnego informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aby ubezpieczony mógł je zweryfikować. Podstawę prawną tego obowiązku stanowi art. 41 ust. 8–9 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
Informacja roczna musi zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego. Przy czym, w informacji rocznej należy uwzględnić wszystkie złożone korekty.
Ważne!
Jeśli na bieżąco, co miesiąc, pracodawca przekazuje swoim ubezpieczonym dane zawarte w raportach, może uznać, że wypełnił obowiązek wynikający z ustawy i nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej. Jeśli jednak ubezpieczony zwróci się do pracodawcy jako płatnika o wydanie informacji rocznej, powinieneś mu ją udostępnić.
Płatnik jest zwolniony z obowiązku przekazywania ubezpieczonemu informacji miesięcznej i rocznej dla:
• osoby zgłoszonej wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego,
• osoby ubezpieczonej w przypadku pobierania składek z emerytur i rent.
ZUS IMIR
Nie ma urzędowego wzoru formularza do przekazania ubezpieczonemu informacji rocznej. ZUS udostępnił szablon do pobrania, ale jest to tylko propozycja, z której można skorzystać. Informacja może być przekazana w zasadzie w dowolnej formie, np. wydruku bądź elektronicznego dokumentu z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej. Najważniejsze, aby zakres danych w niej umieszczonych był zgodny z wymogami określonymi w art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Informacja powinna zawierać także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz – dla potwierdzenia wiarygodności danych – podpis pracodawcy jako płatnika składek albo osoby, którą upoważnił.
Pracownik ma 3 miesiące na wskazanie błędów w informacji
Jeżeli ubezpieczony stwierdzi, że dane zawarte w informacji, którą otrzymał, nie są zgodne ze stanem faktycznym, może zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania wniosek o jej sprostowanie. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS.
Jeśli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w ciągu jednego miesiąca od daty jej wpływu, ZUS wyda decyzję na wniosek ubezpieczonego po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje danych zawartych w informacji w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania, to dane te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że dane dotyczące okresu objętego informacją zakwestionuje ZUS, wydając decyzję.
Wzór prawidłowo wypełnionej informacji miesięcznej
Wzór prawidłowo wypełnionej informacji miesięcznej, której zażądał ubezpieczony, oraz zasady poprawnego wypełniania informacji miesięcznej znajdziesz w poradniku przygotowanym przez ZUS, który można pobrać tutaj >>
Pamiętaj!
Od 2012 roku pracodawca nie ma obowiązku co miesiąc przekazywać swoim pracownikom informacji miesięcznej. Jest ona przekazywana ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie.
