Firma zatrudnia 18 osób. W 2014 r. zatrudniała powyżej 20 osób. W regulaminie wynagrodzeń nie ma informacji odnośnie refundowania "kosztów okularów". Na podstawie jakiego dokumentu można poinformować pracowników o tym, że koszt poniesionych okularów będzie refundowany?

Odpowiedź: zasady refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok mogą, ale nie muszą być określone w regulaminie wynagradzania, bowiem pracodawca może je zamieścić w dowolnym wewnętrznym akcie prawnym (np. zarządzeniu, decyzji itp.).

Czytaj: Pracownik przy laptopie może wnioskować o okulary korekcyjne

Uzasadnienie: w myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych, przeprowadzone zgodnie z art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Powyższy przepis jest bardzo ogólny, jednakże wynika z niego jednoznacznie, że pracodawca ma pokryć pełne koszty zakupionych przez pracownika okularów („zapewnić”), a nie tylko ich część. Pracodawca, w celu ograniczenia roszczeń pracowników dotyczących zwrotu poniesionych kosztów w dowolnej wysokości, powinien określić w wewnętrznym akcie prawnym maksymalną kwotę, jaką przeznacza na ten cel. Należy jednak zaznaczyć, że musi to być kwota realna, która faktycznie umożliwi pracownikowi zakup odpowiednich okularów. Pracownik nie może jednak oczekiwać, że pracodawca będzie finansował kosztowne oprawki okularów, sygnowane przez znanych projektantów mody, gdyż w interesującym nas przypadku okulary mają jedynie spełniać określoną funkcję zdrowotną.

W przypadku, gdy pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy, czy regulaminu wynagradzania, takie zasady może wprowadzić w formie zarządzenia, decyzji itp. Istotnym jest, aby wskazywały szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czasookres ich używalności i ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.

Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych znajdziesz w Kompasie Księgowo Kadrowym