Wypowiedzenie umowy o pracę można wysłać za pomocą e-maila

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę musi spełniać wymóg formy pisemnej, jednak formę taką spełnia także wypowiedzenie przesłane mailem, które zawiera podpis elektroniczny - tłumaczy ekspertKompasu Księgowo-Kadrowego, Katarzyna Pietruszyńska

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Czy umowę o pracę można wypowiedzieć mailem? Czy konieczny jest podpis elektroniczny? Od kiedy należy liczyć okres wypowiedzenia?

Odpowiedź

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Wymóg zachowania formy pisemnej spełnia wypowiedzenie przesłane mailem zawierające podpis elektroniczny. Okres wypowiedzenia liczy się od daty, kiedy oświadczenie o wypowiedzeniu umowy doszło do drugiej strony stosunku pracy w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 30 § 3 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Powyższy przepis wprowadza wymóg pisemnej formy wypowiedzenia umowy o pracę, niezależnie od tego, czy umowę o pracę wypowiada pracownik, czy pracodawca.

Zgodnie z art. 78 ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny - dalej k.c. do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Natomiast art. 781 k.c. stanowi, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zgodnie z powyższym oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno zostać własnoręcznie podpisane przez pracownika lub pracodawcę (sama treść oświadczenia może zostać napisana np. na komputerze i wydrukowana), a w przypadku oświadczenia przesłanego mailem – opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zgodnie z art. 30 § 21 k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Przepisy k.p. określając datę końcową okresu wypowiedzenia nie wskazują, od kiedy należy liczyć bieg tego okresu.

SN początkowo stawał na stanowisku, iż okresy wypowiedzenia mają charakter sztywny, a w konsekwencji okres wypowiedzenia umowy o pracę oznaczony w miesiącu rozpoczyna się z pierwszym dniem miesiąca, a nie z dniem złożonego przed rozpoczęciem tego okresu oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę (wyrok SN z dnia 30 lipca 1981 r., I PR 63/81, oraz wyrok SN z dnia 8 listopada 1988 r., I PRN 48/88). W najnowszych orzeczeniach SN odszedł jednak od powyższej koncepcji, przyjmując, iż określone w przepisach k.p. okresy wypowiedzenia mają charakter okresów minimalnych, które mogą być przedłużane na mocy czynności stron stosunku pracy. Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 28 czerwca 2005 r., III PK 44/05, przez użyty w art. 60 k.p. zwrot "w okresie wypowiedzenia" należy rozumieć czas od dokonania wypowiedzenia (złożenia pracownikowi przez pracodawcę oświadczenia woli o wypowiedzeniu) do upływu okresu wypowiedzenia (rozwiązania umowy o pracę).

Początkową datą biegu okresu wypowiedzenia będzie więc data złożenia przez pracodawcę lub pracownika oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. W tym zakresie stosuje się art. 61 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli należy uznać za złożone innej osobie z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Bieg okresu wypowiedzenia rozpoczyna się więc z chwilą, gdy oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę dotarło do drugiej strony stosunku pracy w warunkach umożliwiających zapoznanie się z jego treścią. W przypadku przesłania wypowiedzenia mailem, datą tą byłaby data, w której wiadomość dotarła do skrzynki odbiorczej adresata.