Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas określony (na rok od 20 maja 2015 r. do 19 maja 2016 r.). 20 maja 2016 r. zawarto umowę na czas nieokreślony.

Kiedy najpóźniej pracodawca ma w tym przypadku obowiązek wydania świadectwa pracy? Czy na żądanie pracownika w dowolnym momencie? Czy pracodawca może wystawić jedno zbiorcze świadectwo pracy po zakończeniu umowy na czas nieokreślony?

Odpowiedź: bez konieczności składania przez pracownika wniosku pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy nie później niż w dniu upływu 24 miesięcy liczonych od dnia zawarcia pierwszej umowy, jeśli była to umowa na okres próbny lub na czas określony. Za dopuszczalne zdaniem GIP należy również uznać wcześniejsze wydanie świadectwa pracy, po rozwiązaniu umowy zawartej na czas określony, bez konieczności czekania na upływ 24-miesięcznego terminu.

Uzasanienie: z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) -dalej k.p. wynika obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Obowiązek ten pracodawca powinien spełnić bez względu na to, czy pracownik żądał wydania mu świadectwa pracy (art. 97 § 1 k.p.). W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy - § 1a rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z dnia 15 maja 1996 r. (Dz.U. Nr 60, poz. 282). Jeśli wydanie świadectwa pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy nie jest możliwe pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu, przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).

Na podstawie przepisów obowiązujących od 21 marca 2011 r., jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny lub umowy o pracę zawartej na czas określony, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia pierwszej z tych umów (art. 97 § 1 (1) k.p.)..

Powyższe oznacza, że bez konieczności składania przez pracownika wniosku pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy nie później niż w dniu upływu 24 miesięcy liczonych od dnia zawarcia pierwszej umowy, jeśli była to umowa na okres próbny lub na czas określony.

Gdyby jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę na czas określony nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypadało po upływie 24 miesięcy, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę (art. 97 § 2 k.p.).

Z uwagi na wątpliwości dotyczące stosowania wskazanych przepisów Główny Inspektorat Pracy dnia 16 lutego 2012 r. przedstawił swoje stanowisko w sprawie wydawania świadectw pracy przy zatrudnieniu terminowym. Świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu 24 miesięcy licząc od dnia zawarcia pierwszej z umów wymienionych w art. 97 § 1(1) k.p. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, wówczas świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.

Polecamy: Sprawdź, jakie informacje można umieścić w świadectwie pracy

Zdaniem GIP wydanie świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych powinno nastąpić po 24 miesiącach licząc od dnia zawarcia umowy na okres próbny lub umowy na czas określony, w trakcie trwania umowy na czas nieokreślony, jeśli umowy te zostały zawarte na łączny okres krótszy niż 24 miesiące. Za dopuszczalne zdaniem GIP należy również uznać wcześniejsze wydanie świadectwa pracy, po rozwiązaniu umowy zawartej na czas określony, bez konieczności czekania na upływ 24-miesięcznego terminu. Przepisy nie przewidują sankcji dla pracodawcy, który wyda pracownikowi świadectwo pracy za okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych przed upływem okresu 24 miesięcy, w szczególności działanie takie nie będzie stanowić wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Dodatkowo poza obowiązkiem nałożonym na pracodawcę pracownik, może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę na okres próbny czy na czas określony lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika (art. 97 §1 (3) k.p.).

Przykład

Dnia 20 maja 2015r. z pracownikiem została zawarta umowa o pracę na czas określony obejmujący okres od 20 maja 2015r. do 19 maja 2016r.

Następnie dnia 20 maja 2016r. pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas nieokreślony.

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy obejmujące zakończony okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony najpóźniej dnia 19 maja 2017r..

Pracodawca może również wydać świadectwo pracy bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na czas określony.

Jeśli w przyszłości umowa na czas nieokreślony zostanie rozwiązana pracodawca będzie miał obowiązek wydania świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.