1. Środki pieniężne w kasie
Środki pieniężne w kasie jednostki oraz posiadane przez nią weksle i czeki inwentaryzuje się za pomocą spisu z natury. Stan tych składników podlega inwentaryzacji przynajmniej w następujących wypadkach:
– w dniu kończącym rok obrotowy,
– w dniu wystąpienia zdarzeń losowych, takich jak np. kradzież, pożar itp.,
– w dniu zakończenia działalności gospodarczej przez jednostkę,
– w przeddzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Jednakże ze względu na specyfikę gospodarki kasowej zalecane jest kontrolowanie stanu kasy w ciągu całego roku obrotowego.
Inwentaryzacja środków pieniężnych ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu tych środków, a następnie porównanie go ze stanem figurującym w księgach rachunkowych i wyjaśnienie oraz rozliczenie ewentualnych różnic.
Spis z natury środków pieniężnych polega na przeliczeniu przez zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej wszystkich środków pieniężnych będących w posiadaniu jednostki. Inwentaryzacja będzie przebiegała sprawnie, jeśli banknoty zostaną ułożone według nominałów z podziałem na walutę krajową i zagraniczną. Szczegółowe informacje dotyczące organizacji spisu z natury zostały omówione w komentarzu Spis z natury.
Wyniki spisu z natury, potwierdzone protokołem z przeliczenia gotówki w kasie, są porównywane z danymi zawartymi w ostatnim raporcie kasowym. Ujawnione różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, w którym przeprowadzono inwentaryzację.
Ponadto podczas inwentaryzacji kasy należy sprawdzić prawidłowość i rzetelność dokumentów dołączonych do raportów kasowych, a także sposób ochrony obrotu kasowego (zabezpieczenie pomieszczeń kasowych, przestrzeganie pogotowia kasowego, itp.).
2. Środki pieniężne na rachunkach bankowych
Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na uzgodnieniu sald pomiędzy jednostką a bankiem. Z reguły stroną, która wysyła pismo z potwierdzeniem stanu środków ulokowanych przez jednostkę na rachunku jest bank. Najczęściej w wysłanym piśmie jest również adnotacja, że w przypadku nieotrzymania potwierdzenia w terminie 14 dni bank uznaje saldo za prawidłowe. Ewentualne różnice pomiędzy saldami należy wyjaśnić i skorygować w księgach rachunkowych tego roku, w którym przeprowadzono inwentaryzację.
3. Środki pieniężne w drodze
Środki pieniężne w drodze są specyficzną kategorią księgową wynikającą z określonej organizacji dokumentowania operacji pieniężnych pomiędzy jednostką a bankiem, który prowadzi jej rachunek. Są to środki pieniężne wysłane przez jednostkę na jej rachunek bankowy, na które jednostka nie otrzymała na dzień bilansowy potwierdzenia z banku (wyciągu bankowego). Inwentaryzacja środków pieniężnych w drodze polega na porównaniu zadeklarowanych wpłat z faktycznymi wpływami na rachunki bankowe, na przykład na podstawie wyciągów bankowych otrzymanych po dniu, na jaki przypada inwentaryzacja wraz z podaniem daty wpływu tych środków.