Ogólne zasady przeprowadzania spisu z natury

Zawsze, bez względu na charakter i przesłanki przeprowadzenia spisu z natury (czy jest to roczny czy prowadzony z innego powodu niż zakończenie roku), musisz zachować pewne uniwersalne zasady prowadzenia inwentaryzacji, tj. ustalania ilości i wartości składników majątku podatnika w drodze spisu z natury – o nich poniżej.
Przed rozpoczęciem spisu z natury musisz:

  1. określić dzień, na który dokonywany jest spis,
  2. wyznaczyć datę rozpoczęcia spisu,
  3. określić zakres spisu (np. towary handlowe podatnika),
  4. powołać komisję,
  5. przygotować komplet arkuszy spisowych.

Spis z natury powinien być dokonywany na arkuszach spisu z natury, a osoby przeprowadzające go nie mogą być informowane o wynikających z ewidencji ilościach spisywanych składników majątku (stanach).
Pamiętaj!
Spis z natury musi być sporządzony w sposób rzetelny, staranny i trwały.


Krok 1. Ustal czy jesteś objęty obowiązkiem sporządzenia spisu

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, osobą fizyczną lub prowadzisz działalność w ramach spółki osobowej prawa handlowego i uzyskujesz przychody z prowadzonej działalności gospodarczej, które ewidencjonujesz w PKPiR, musisz pamiętać o tym, że dochodem z takiej działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania. Z tym jednak, że ów wynik pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania musi być powiększony o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa. Jednym słowem, dla wyznaczania wyniku podatkowego całego roku (zwróć uwagę, że całego roku a nie miesiąca grudnia czy ostatniego kwartału roku!) musisz wyłączyć z kosztów te wydatki, które poniosłeś w trakcie roku, uwzględniłeś w rozliczeniu z fiskusem, ale który dotyczą składników majątku, które jeszcze nie wygenerowały przychodu podatkowego.
Jeżeli spełniasz powyższe warunki to musisz sporządzić spis z natury, inwentaryzację roczną zakupionych w trakcie roku rzeczy (poniżej opowiem, których konkretnie).


Krok 2. Co uwzględnić w spisie (zakres spisu)

Skoro już stwierdziłeś, że spoczywa na tobie obowiązek sporządzenia spisu to musisz ustalić co winno być uwzględnione w twojej inwentaryzacji rocznej – jednym słowem najpierw musisz określić (zdefiniować) zakres spisu.
Twoim spisem z natury powinny być objęte:

  • towary handlowe,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
  • półwyroby,
  • produkcja w toku,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady.

Uwaga!
Musisz w szczególności pamiętać o ujęciu w spisie:

  • towarów w drodze, również znajdujące się za granicą, których własności nie przeniosłeś jeszcze na nabywcę
  • zakupionych przez ciebie towarów w drodze, również znajdujących się za granicą, których własność już uzyskałeś (zwróć uwagę na warunki transakcji – to one powiedzą o tym kiedy stajesz się właścicielem takich towarów!)
    Swoim spisem z natury musisz również objąć towary obce znajdujące się w twoim zakładzie – jednak one nie podlegają wycenie; takie towary musisz ująć wyłącznie ilościowo z podaniem, czyją stanowią własność.
    Zwróć uwagę na to, co oznaczają użyte powyżej pojęcia – mają one swoje szczególne znaczenia i w ten sposób musisz je postrzegać na potrzeby sporządzenia spisu.
    I tak:
    • towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
    • materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
    • materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
    • wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,
    • produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,
    • brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
    • odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

.W spisie nie ujmujesz towarów, które zostały ci skradzione albo są zniszczone nie z twojej winy. Takie musisz wystornować (dokonać zapisu ujemnego) w księdze (dokładniej wydatki na ich zakup) a stratę uwzględnisz w kosztach jako pozostałe wydatki.

Krok 3. Przygotowania obszarów spisowych

Jeżeli już ustaliłeś co uwzględnisz w sporządzanym spisie to wskazane byłoby przygotowanie się do niego – tak aby rozpoczęty na koniec roku, sprawnie był przeprowadzony i byś dzięki temu uniknął niepotrzebnych przestojów (które przecież mogą powodować straty – jeżeli twoi klienci nie będą mogli od ciebie kupować). W tym celu warto jest ogólnie uporządkować obszary spisowe tak aby – w miarę możliwości – spisywane towary były poukładane w taki sposób byś z łatwością je odnalazł, policzył, zważył itp.
Jeżeli to nie jest konieczne to postaraj się nie otwierać jeszcze nienaruszonych opakowań zbiorczych.
W magazynie tak ułóż towary aby – jeżeli jest to możliwe – tego samego rodzaju znajdowały się obok siebie. Sprawdź czy towary są prawidłowo oznaczone i poopisywane (mają nazwy, indeksy itp.).
Jeżeli będziesz inwentaryzował produkcję w toku postaraj się tak „podomykać" cykle produkcyjne by łatwo było dokonać ich spisu i koniecznie uporządkuj materiały przekazane do produkcji ale jeszcze nie zużyte.
Takie proste działania mogą znacznie ułatwić i przede wszystkim przyspieszyć dokonywanie spisu a jednocześnie pozwolą na zachowanie jego rzetelności i staranne jego przeprowadzenie.

  •  nieruchomości jeśli stanowią towar handlowy;
  •  nie zakończone roboty budowlane.