Spółki, które w ostatnim momencie skladają do KRS sprawozdania finansowe – te, które zatwierdziły dokumenty na zgromadzeniu wspólników 30 czerwca mają czas do 15 lipca – mogą mieć kłopoty. Zmiana przepisów o KRS i jego cyfryzacja zamiast ułatwić formalności, zwiększyły biurokrację, a nawet koszty. Po pierwsze - nowo powołany zarząd czy złożony jedynie z cudzoziemców w praktyce nie będzie mógł złożyć sprawozdania finansowego. Elektronicznie za pośrednictwem ekrs.ms.gov.pl może to zrobić tylko osoba, która ma PESEL i jest już ujawniona w rejestrze, o czym pisaliśmy 3 lipca br. Po drugie - sprawozdania za zarząd nie złoży już samodzielnie pełnomocnik. 

Czytaj więcej o tym, czy cudzoziemiec może mieć PESEL i czy grożą kary za niezłożenie sprawozdania >>

Po trzecie - nawet jeśli to zrobi, opłaty wniesie z własnego konta, chyba że ma dostęp do konta czy karty płatniczej firmy. Po czwarte, gdy na jednym zgromadzeniu wspólnicy zatwierdzą sprawozdanie i wybiorą zarząd, to za ujawnienie tych informacji w KRS zapłacą więcej niż rok temu. Skala problemów może być duża. Na koniec 2017 r. w rejestrze REGON wpisanych było bowiem 537,3 tys. spółek handlowych, w tym  – 451,9 tys. z o.o. oraz 288,6 tys. cywilnych.

Pełnomocnik nie pomoże

- Obowiązująca od 15 marca nowelizacja ustawy o KRS*  praktycznie wyeliminowała złożenie sprawozdania przez pełnomocnika. Dlaczego ustawodawca zmusza, by to członek zarządu musiał to zrobić – pyta Tomasz Zalewski, partner zarządzający w kancelarii Wierzbowski Eversheds Sutherland, a zarazem prezes Fundacji Legal Tech Polska. Tego nie wiadomo. Pewne jest, że zgodnie z nowymi przepisami sprawozdanie składa się elektronicznie przez portal ekrs.ms.gov.pl.  Są dwie drogi: bezpłatne zgłoszenie oraz płatny wniosek w systemie S24. W pierwszym przypadku sprawozdanie może złożyć tylko osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania (art. 19 r pkt. 2 ustawy o KRS*). W drugim przypadku wniosek Z30 może przesłać pełnomocnik, tyle że załączone do niego pliki muszą być opatrzone bezpiecznym certyfikatem kwalifikowanym, oczywiście członka zarządu ujawnionego w KRS (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS*).
- Wymaganie, by poza sporządzeniem sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu oraz umocowaniem, np. radcy prawnego członek zarządu podpisywał jeszcze raz każdy dokument elektronicznie jest kuriozalne – mówi Maciej Szewczyk, radca prawny w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy. 

Co więcej wśród załączanych dokumentów jest uchwała zgromadzenia wspólników zatwierdzająca sprawozdanie, którą podpisuje wspólnik albo jego pełnomocnik. 
- To niedorzeczne, że aby przesłać jako załącznik uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie oraz uchwałę w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty, dokument musi podpisać członek zarządu – podkreśla Maciej Szewczyk.

Drożej i trudniej

Na stronach internetowych sądów gospodarczych można przeczytać, że sprawozdania finansowe można  zgłosić do Repozytorium Dokumentów Finansowych bez uiszczania opłat przez ekrs.ms.gov.pl. Jest to niestety półprawda. Tak jest, gdy spółka nie zmieniała zarządu lub gdy nie zaszły inne zmiany wymagające ujawnienia w rejestrze. Jeśli bowiem na przykład na jednym zgromadzeniu wspólnicy zarówno zatwierdzą sprawozdanie, jak i wybiorą zarząd, to w przypadku, gdy bezpłatne zgłoszenie dokumentów okaże się niemożliwe, zapłacą więcej niż rok temu za ujawnienie tych informacji w KRS. Dotąd jednym wnioskiem do KRS objęte mogło być zgłoszenie zmiany danych w rejestrze (np. zmiana danych członków zarządu) oraz złożenie dokumentów finansowych, w tym uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe i uchwały dotyczącej podziału zysku (pokrycia straty). Taki wniosek kosztował 350 zł. - Obecnie dokonanie takich zgłoszeń (gdy niemożliwe będzie skorzystanie z bezpłatnego zgłoszenia), oprócz dotychczasowej opłaty konieczne będzie uiszczenie opłaty 140 zł od wniosku dotyczącego dokumentów finansowych – przyznaje Maciej Szewczyk. Ponadto zauważa, że gdy pełnomocnik składa wniosek za klienta, zmuszony jest dokonać płatności elektronicznej, w praktyce więc zapłacić ze swojego konta. Co więcej, opłata taka podlega powiększeniu o opłatę za dokonanie obowiązkowej wszak płatności online.

Kamil Ciodyk, prawnik w zespole fuzji i przejęć kancelarii Wierzbowski Eversheds Sutherland podkreśla, że obecnie mamy  system dualistyczny, który umożliwia jednej grupie spółek złożenie dokumentów w sposób bezpłatny, oraz drugiej grupie - tych, które nie posiadają osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu posiadających nr PESEL wyłącznie za dokonaniem płatności.

Niełatwo jest mieć spółkę

Prawnicy nie mają wątpliwości, że przepisy o składaniu sprawozdań finansowych trzeba szybko poprawić bo zamiast ułatwić, utrudniły prowadzenie spólek. Ministerstwo Sprawiedliwości wciąż jednak jedynie analizuje przedstawione przez rząd, a uchwalone przez Parlament przepisy. - Za sprawą nowelizacji wzrosła zatem biurokracja, bo zarząd nie może w całości delegować wykonania formalności związanych ze zgłoszeniem na pełnomocnika, tylko musi być w to fizycznie zaangażowany - mówi Maciej Szeczyk.

Podobnie uważa Tomasz Zalewski. - W tym wypadku cyfryzacja prowadzi do utrudnień, bo trudno uznać za ułatwienie wprowadzenie nowego, wcześniej nie istniejącego, wymagania dotyczącego numeru PESEL od osoby, która składa wniosek. Można odnieść wrażenie, że w tym wypadku cyfryzacja polega na uproszczeniu procedur dla informatyków, a nie dla użytkowników – mówi Zalewski. 
----------------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.