Zasady korzystania z instytucji zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej określa art. 14a ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z nim, przedsiębiorca może zawiesić prowadzenie firmy jeśli nie zatrudnia pracowników. Może skorzystać z takiej możliwości na czas od 30 dni do 24 miesięcy. Z przepisów wynika więc wprost, że z tej możliwości nie mogą skorzystać pracodawcy, którzy mają na stanie pracowników, których nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona. Jednak aby to stwierdzić z całą pewnością trzeba posiłkować się przepisami Kodeksu pracy, a konkretnie jego artykułem 2 k.p. Zgodnie z nim, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. A zatem taki status ma zatrudniony przez cały czas trwania umowy o pracę, nawet jeśli nie świadczy pracy z usprawiedliwionych przyczyn. Taką przyczyną jest m. in. korzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego. Często w przepisach prawa spotykane jest sformułowanie „pracownik na urlopie wychowawczym”. Zatrudnianie pracownika opiekującego się dzieckiem pozbawia pracodawcę możliwości skorzystania z czasowego zawieszenia działalności gospodarczej.
Aby skorzystać z tej instytucji, pracodawca musi najpierw zwolnić pracownika na urlopie lub najlepiej, rozstać się z nim za porozumieniem stron. Można też próbować zwolnienia dyscyplinarnego, ale muszą być do tego przesłanki np.: ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych albo popełnienie przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie. Trudno je jednak znaleźć skoro pracownik przebywa na urlopie wychowawczym. Przeszkodą jest też art. 1861 k.p., zgodnie z którym pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego do dnia zakończenia tego urlopu. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy w tym czasie jest dopuszczalne tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zawieszenie działalności gospodarczej nie jest okolicznością wymienioną w tym przepisie, a zatem pracodawca nie może rozwiązać stosunku pracy zgodnie z przepisami k.p., a rozwiązanie umowy z winy pracownika wymaga jej udowodnienia.
Trudno jest znaleźć rozwiązanie, które pozwoli przedsiębiorcy na skorzystanie z zawieszenia prowadzenia firmy. Przypomnijmy, że podczas zawieszenia prowadzenia działalności przedsiębiorca nie musi płacić składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, nie może również przystąpić do nich na zasadzie dobrowolności.