Z uprawnieniami organu kontrolującego skorelowane są prawa i obowiązki płatnika, który ma obowiązek:
-udostępniać dokumenty, księgi, dane finansowe zawierające informacje wchodzące w zakres kontroli oraz inne nośniki danych na których takie informacje się znajdują.
-udostępnić dane, które znajdują się u osób trzecich a ich powierzenie wynika z odrębnych umów.
-okazać składniki majątku w celu przeprowadzenia oględzin i spisu w sytuacji, gdy płatnik składek zalega z należnościami ZUS.
-wykonać i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem czynności kontrolnych i wynikających z zakresu kontroli.
-udzielać wyjaśnień kontrolującemu oraz zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia kontroli (odpowiednie pomieszczenie z udostępnieniem środków łączności i innych warunków oraz środków technicznych niezbędnych do przeprowadzenia czynności kontrolnych). W praktyce płatnik powinien zadbać o pomieszczenie, w którym może umieścić inspektora/inspektorów kontroli ZUS, a także dokumenty, które będą podlegały sprawdzeniu. Ważne jest zachowanie takich warunków, które zapewnią prowadzenie kontroli bez zakłóceń, ale też nie narażą na utratę, uszkodzenie dokumentów lub innych nośników danych, na których zgromadzone są informację podlegające kontroli.
- przedstawić przetłumaczone na język polski dokumenty będące przedmiotem kontroli zgodnie z jej zakresem. Koszty tej czynności ponosi płatnik składek.
Płatnik lub upoważniona przez niego osoba ma prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Organ kontrolny jest zobowiązany umożliwić płatnikowi składek udział w prowadzonym postępowaniu dowodowym. Co w konsekwencji oznacza, że płatnik składek powinien być poinformowany o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu i przed przystąpieniem do tej czynności.
Odstępstwem od powyższego jest sytuacja, w której organ kontrolujący musi podjąć czynności natychmiastowe, wówczas jeżeli płatnik jest nieobecny organ może wykonać czynności związane z przeprowadzeniem dowodu, a fakt nieobecności płatnika musi zostać odnotowany w protokole.
Zakończenie kontroli i ustalenia pokontrolne.
Z przeprowadzonej kontroli u płatnika składek sporządza się protokół, który powinien zawierać:
a) oznaczenie jednostki ZUS, płatnika u którego przeprowadzono kontrolę, określenie inspektorów dokonujących kontroli, wskazanie zakresu kontroli i czasu jej trwania (z podaniem daty jej rozpoczęcia i zakończenia z uwzględnieniem przerw-jeżeli takie wystąpiły).
b) podanie faktów i okoliczności ustalonych podczas kontroli z podaniem podstaw prawnych tych ustaleń.
c) Przedstawienie materiału dowodowego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia zastrzeżeń.
d) pieczątkę i podpis inspektora kontroli ZUS.
Uwaga!
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje płatnik składek lub osoba upoważniona do jego reprezentowania.
Podmioty uprawnione do otrzymania protokołu mają prawo złożyć do niego pisemne zastrzeżenia ze wskazaniem dowodów na poparcie swojej argumentacji.
Termin do zgłoszenia zastrzeżeń wynosi 14 dni od daty otrzymania protokołu.
W sytuacji zgłoszenia zastrzeżeń inspektor kontroli ZUS ma obowiązek zapoznać się z nimi i dokonać rozstrzygnięcia w kontekście złożonych uwag, a w razie konieczności powinien też podjąć czynności kontrolne w tym zakresie.
Wówczas następuje wznowienie postępowania, o czym informuje się płatnika składek na piśmie.
Uwaga!
ZUS jest uprawniony do wydania decyzji w sytuacji gdy:
-płatnik złożył zastrzeżenia, które nie zostały rozpatrzone zgodnie z jego stanowiskiem i doszło w tym przedmiocie do sporu.
-płatnik wykonał korekty dokumentów rozliczeniowych niezgodnie ustaleniami wynikającymi z protokołu i jednocześnie nie wniósł zastrzeżeń w tym przedmiocie.
-płatnik nie złożył dokumentów korygujących i nie wniósł zastrzeżeń do protokołu.
-płatnik zażądał wydania takiej decyzji.
Termin do wydania decyzji – wynosi 30 dni od:
-momentu upłynięcia terminu na złożenie dokumentów korygujących wynikających z ustaleń pokontrolnych,
-od daty otrzymania przez płatnika składek informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń wniesionych do protokołu.
Decyzja przesyłana jest za pośrednictwem poczty. Możliwe jest jej odebranie przez płatnika osobiście. Od decyzji płatnik może złożyć odwołanie.
Kontrola ZUS ma daleko idące skutki w obszarze ubezpieczeń społecznych, gdyż rodzi odpowiedzialność płatnika za naruszenie przepisów regulujących jego prawa i obowiązki w tym obszarze. Jednak oprócz obowiązków płatnik składek musi mieć na uwadze też swoje prawa. Jeżeli dojdzie już do wykrycia nieprawidłowości warto ustalić z kontrolującym prawidłową ścieżkę postępowania aby wykluczyć na przyszłość niedociągnięcia. Warto też pamiętać, że jeżeli mamy tych błędów dużo możemy zwrócić się do organu kontrolującego, o stworzenie harmonogramu prac korygujących i nadsyłania korekt uwzględniając nasze możliwości jako płatnika składek w tym zakresie.