Kto powinien podpisać i wręczyć pracownikowi pisemną karę upomnienia i nagany?

Według art. 108 k.p. "pracodawca może stosować" karę upomnienia oraz karę nagany. Pracownik produkcyjny, który bezpośrednio podlega kierownikowi wydziału, a dalej kolejno szefowi produkcji, dyrektorowi i właścicielowi otrzymał pisemną karę nagany.

Pytanie:
Kto powinien podpisać i wręczyć pracownikowi pisemną karę upomnienia i nagany?
Czy każda osoba zatrudniona w zakładzie pracy, a będąca przełożonym pracownika ma prawo podpisać taką naganę?
W zakresie obowiązków kierownika wyszczególniono następujący zapis: "Nadzoruje i kontroluje przestrzeganie dyscypliny pracy pracowników wykonujących pracę na wydziale; przestrzeganie przepisów BHP i PPOŻ".
Czy taki zapis wystarczy, czy należy wręczyć kierownikowi odpowiednie upoważnienie od pracodawcy do udzielania pisemnych upomnień?
Szef produkcji z kolei nie ma takiego zapisu w zakresie obowiązków.
Czy wobec powyższego wyłącznie właściciel i dyrektor zakładu mogą podpisywać nagany pisemne, czy może to zrobić każdy kierownik działu/komórki, który ma w strukturze organizacyjnej podległych pracowników?

Odpowiedź:
Zgodnie z art. 108 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. karę porządkową wymierza pracodawca. Wymierzenie kary porządkowej jest czynnością z zakresu prawa pracy. Kwestię reprezentacji pracodawcy reguluje art. 31 § 1 k.p., który stanowi, iż: za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką (np. zarząd w spółce) albo inna wyznaczona osoba.
W konsekwencji, nie każda osoba zatrudniona w zakładzie pracy, a będąca przełożonym pracownika w tym także kierownik czy dyrektor ma prawo podpisania takiej nagany. Zapis w zakresie obowiązków, o którym wspomniano w pytaniu także będzie niewystarczający do podpisania nagany dla pracownika. Pracodawca powinien na mocy właściwego pełnomocnictwa (najlepiej w formie pisemnej) upoważnić wybrane przez siebie osoby w przedsiębiorstwie do nakładania i podpisywania kar porządkowych na pracowników w imieniu pracodawcy.

Uzasadnienie:
W związku z regulacją w art. 108 k.p. co do zasady to pracodawca podejmuje decyzję o zastosowaniu kary porządkowej wobec pracowników, a następnie sam ją podpisuje i wręcza pracownikowi. Zapis w zakresie obowiązków, o którym zostało wspomniane w pytaniu, będzie niewystarczający, aby kierownik mógł nałożyć i podpisać karę nagany dla pracownika. W przedstawionym stanie faktycznym najlepszym rozwiązaniem będzie udzielenie indywidualnego upoważnienie (pełnomocnictwa) dla kierownika działu do stosowania w imieniu pracodawcy kar porządkowych wobec pracowników. Przepisy prawa nie przewidują przeszkód prawnych, aby pracodawca mógł upoważnić innego pracownika (np. kierownika, szefa produkcji czy dyrektora) do stosowania takich kar porządkowych.
Upoważnienie dla swej ważności musi zostać podpisane przez pracodawcę albo inną osobę upoważnioną do działania w sprawach z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, szczególnie w przypadku nakładania na pracowników kar porządkowych. Przykładowo, aby kierownik (niezależnie od szczebla) mógł udzielić pełnomocnictwa sam musi być umocowany do podejmowania czynności, do których zamierza pełnomocnictwa udzielić. Jeżeli takiego pełnomocnictwa nie posiada niezbędny jest podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy (np. zarządu).