Faktury i rachunki są podstawą wpisów do PKPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) to standardowy i prosty instrument księgowy, służący ewidencjonowaniu zdarzeń gospodarczych dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. Wszelkie dokonywane w nich zapisy muszą mieć odzwierciedlenie w tzw. dokumentach źródłowych.

1. Uwagi wstępne

Jak wynika z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) – dalej r.p.k.p.r., zapisy w PKPiR dokonywane są na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Czymże są owe „prawidłowe i rzetelne dowody"?

W § 12 ust. 3 r.p.k.p.r. prawodawca wskazuje ogólnie, iż są nimi:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
• dokumenty określające zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych  – dalej u.p.d.o.f.,
• inne dowody, wymienione w § 13 i 14 r.p.k.p.r., stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej.

Jak więc widzimy istnieje co najmniej kilka rodzajów dowodów, które mogą dokumentować zdarzenia gospodarcze, w celu ich ewidencjonowania w PKPiR. Dotyczy to zarówno dokumentowania tzw. zapisów kosztowych, jak i zapisów dokumentujących przychody.

Charakterystykę faktur VAT, rachunków, czy dokumentów celnych, określają w szczegółowy sposób odrębne przepisy. Specyfikę natomiast pozostałych dowodów księgowych, na podstawie których możliwe jest ewidencjonowanie zapisów w księdze, regulują przepisy r.k.p.r.

2. Dokumentowanie przychodów

2.1. Faktury i rachunki

Można powiedzieć, że faktury i rachunki stanową najpopularniejsze dokumenty źródłowe, na podstawie których dokumentuje się w księdze podatkowej zdarzenia gospodarcze – dotyczy to zarówno przychodów, jak i kosztów. Do dokumentowania przychodów fakturami uprawnia wprost § 12 ust. 3 r.p.k.p.r. W przepisie tym ustawodawca wymienia standardowe faktury, faktury VAT RR (dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych). Kwestie związane z wystawianiem faktur VAT regulują przepisy art. 106a-106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług  – dalej u.p.t.u.

Jeżeli chodzi o rachunki, to ich byt prawny wynika z art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) – dalej u.o.p. Obowiązkowe elementy rachunku określa natomiast § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 z późn. zm.).

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy u.p.t.u., jak również przepisy wykonawcze w zasadzie odeszły od posługiwania się pojęciem faktura VAT. Aktualnie wystarczy oznaczyć taki dokument po prostu mianem „faktury". Spowodowane jest to w szczególności faktem, że od 1 stycznia 2014 r. faktury wystawiają nie tylko czynni podatnicy VAT. Mogą je także wystawiać podmioty niebędące podatnikami. Nie powinien zatem dziwić w tej sytuacji fakt, że tzw. niepodatnicy (jeżeli chodzi o VAT) prowadzący PKPiR będą ewidencjonowali w tej księdze przychody na podstawie faktur.

2.2. Dzienne zestawienia dowodów

Choć faktura lub rachunek stanowią podstawowy dokument źródłowy dokumentujący koszty, to podatnik wcale nie ma obowiązku każdej wystawionej faktury lub każdego wystawionego rachunku bezpośrednio ewidencjonować w księdze podatkowej. Prawodawca dopuszcza bowiem ewidencjonowanie w PKPiR ewidencjonowanie przychodów na podstawie dziennego zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzonego do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem.

Prawodawca mówi tu o „zestawieniu faktur". Wskazane więc byłoby aby podatnik wymienił w takim zestawieniu wszystkie wystawione w danym dniu faktury, wskazał numer, kontrahenta, wartość każdej z nich, zaś na końcu dokonał zsumowania ich wartości. W praktyce jednak podatnicy bardzo często sporządzają zestawienia faktur, które jedynie wymieniają faktury wystawione w danym dniu oraz wskazują ich wartość.

2.3. Raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej

W Przypadku podatników ewidencjonujących obroty przy użyciu kas rejestrujących, podstawą wpisu do PKPiR będą generowane za pomocą takiej kasy tzw. raporty dobowe (§ 20 ust. 1 r.p.k.p.r.). Przy czym zauważyć należy, że możliwe jest także dokonywanie zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych (§ 20 ust. 2 pkt 8 r.p.k.p.r.).

Zarówno w przypadku raportów dobowych, jak i w przypadku raportów miesięcznych, pamiętać należy o ewentualnym skorygowaniu kwot mających wpływ na wysokość przychodu. Typowym przypadkiem, w którym podatnik powinien skorygować dane wynikające z raportu dobowego lub raportu miesięcznego, będzie np. zwrot towaru. Zwroty towarów powinny wynikać z prowadzonego przez podatnika tzw. zeszytu korekt – kasy fiskalne bowiem nie przewidują same w sobie możliwości korygowania zaewidencjonowanych za ich pomocą zapisów. Zeszyt taki będzie stanowił ewidencję, w oparciu o którą, zgodnie z § 20 ust. 3 r.p.k.p.r. podatnik powinien korygować dane wynikające z raportu, w celu zaewidencjonowania ich w PKPiR.

Zdarza się, że podatnik który zaewidencjonował sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej, dokumentuje tą samą sprzedaż fakturą VAT. Należy pamiętać, że takich faktur podatnik nie ewidencjonuje w PKPiR. Wskazuje na to wprost § 20 ust. 4 r.p.k.p.r. Należy tu jedynie pamiętać o konieczności dołączenia do takiej faktury zwróconego przez nabywcę oryginału paragonu – nabywca bowiem, który po zarejestrowaniu sprzedaży za pomocą kasy i otrzymaniu paragonu żąda wystawienia faktury, powinien zwrócić sprzedawcy otrzymany paragon.

(...)