Czy organ wydający decyzję na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy o odpadach może żądać dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem?

Czy organ wydający decyzję na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 185, poz. 1243) - dalej u.o. może żądać dokumentw (tj. akt notarialny- umowa darowizny, umowy wynajmu działki, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) koniecznie poświadczonych za zgodność z oryginałem przez organ, ktry je wydał lub notariusza powołując się na art. 76a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z pźn. zm.) - dalej k.p.a.?Czy nie wystarczy kopia dokumentu poświadczona za zgodność z oryginałem przez pracownika starostwa po uprzednim wglądzie w oryginał dokumentu?

Organ wydający decyzję w trybie art. 31 u.o. ma prawo żądania przedstawienia mu dokumentów potwierdzających tytuł prawny do nieruchomości, na której ma być prowadzona działalność, np. umowy notarialnej przenoszącej własność, aktualnego wypisu z księgi wieczystej, umowy darowizny w formie aktu notarialnego czy umów cywilnoprawnych, z których wynika prawo dysponowania nieruchomością (umowy użyczenia, dzierżawy). To samo dotyczy KRS i wpisu do ewidencji działalności gospodarczej.

Urzędnik, któremu przedkładany jest do wglądu oryginał dokumentu nie może wykonać jego kopii i potwierdzić jego autentyczności. Także sam wnioskodawca nie może poświadczyć dokumentu "za zgodność". Uwierzytelnienie dokumentu może nastąpić wyłącznie przez organ, który wydał dany dokument, notariusza albo w sytuacji gdy strona działa przez profesjonalnego pełnomocnika - przez takiego pełnomocnika. Organ prowadzący postępowanie nie jest uprawniony do przyjęcia kserokopii poświadczonych w sposób inny niż opisany.

Uzasadnienie

Organ administracji publicznej prowadzący postępowanie jest obligowany do gromadzenia dokumentacji w określonej przez prawo formie, a więc w oryginale lub odpisie poświadczonym przez notariusza lub kwalifikowanego pełnomocnika. W katalogu tym brak miejsca na poświadczanie dokumentów przez organ administracji prowadzący postępowanie i takiej praktyce administracyjnej można teraz postawić zarzut niezgodności z art. 76a § 2 k.p.a. (art. 76 k.p.a. w zw. z art. 76a § 1 k.p.a). Z uwagi na okoliczność, że w art. 76a k.p.a. ustawodawca posłużył się terminem "dokument", a nie "dokument urzędowy" oznacza to, że norma ta ma zastosowanie do wszelkich dokumentów, w tym prywatnych, składanych do akt w postępowaniu administracyjnym.

Natomiast do momentu zmiany k.p.a. polegającej na dodaniu art. 76a powszechnie przyjętą praktyką było potwierdzanie za zgodność z oryginałem przez organy prowadzące postępowanie w sprawie, kopii dokumentów przedkładanych przez strony do akt sprawy. Taka praktyka była aprobowana przez orzecznictwo sądów administracyjnych (np. wyrok WSA z dnia 23 czerwca 2005 r., II SA/Bk 32/05, wyrok NSA z dnia 20 maja 2003 r., III SA 110/03).

Zatem organ właściwy w sprawie wydawania decyzji nie ma możliwości poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem nawet wówczas, gdy oryginał jest załączony do jednego egzemplarza innej dokumentacji będącej w posiadaniu organu, chyba że dokument ten został wytworzony przez organ.