Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu

(2017/C 417/19)

(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwany dalej "Instytutem", inaczej "EIGE") z siedzibą w Wilnie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Do zadań Instytutu należy gromadzenie, analiza i rozpowszechnianie informacji na temat równości mężczyzn i kobiet oraz opracowywanie, analizowanie, ocena i rozpowszechnianie odpowiednich narzędzi metodycznych służących wspieraniu włączania problematyki równości płci do wszystkich polityk Unii i do wynikających z nich polityk krajowych.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu ² .

Tabela 1

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu

	2015	2016
Budżet (w mln euro)	7,9	7,8
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1)	42	45
(1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Instytut.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Instytut systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4. Trybunał zbadał:

a) sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe ³  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.,

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5. W opinii Trybunału sprawozdanie Instytutu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Instytutu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Instytutu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Instytutu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Instytutu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Instytut procedury poboru opłat i innych dochodów.

14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Instytut na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Instytutu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ⁵ .

16. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17. W tytule III (wydatki operacyjne) poziom przeniesień środków był nadal wysoki. Ich kwota wyniosła 1,7 mln euro, co stanowi 51 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,2 mln euro, czyli 60 %). Miało to przede wszystkim związek z programami badawczymi wykraczającymi poza rok budżetowy. Instytut może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

18. W 2016 r. Instytut ogłosił otwarte zaproszenie do składania ofert w związku z umową ramową dotyczącą utrzymywania i aktualizowania narzędzi i zasobów z zakresu statystyk dotyczących kobiet i mężczyzn na maksymalną kwotę 1,6 mln euro. Zaproszenie zostało podzielone na dwie części, przy czym nie wskazano odpowiednich kwot przypadających na każdą z nich. W odpowiedzi na pytanie jednego z oferentów Instytut wyjaśnił na swojej stronie internetowej, że maksymalna kwota przypadającą na jedną część została oszacowana na 800 000 euro. Podpisano jednak dwie oddzielne umowy ramowe z tym samym oferentem na maksymalną kwotę 1,6 mln euro na każdą część z możliwością dalszego jej zwiększenia o maksymalnie 50 % na każdą część, co pozwoliło Instytutowi na podpisanie umów szczegółowych na czas wykraczający poza maksymalny okres obowiązywania umowy ramowej (cztery lata) na kwotę do 4,8 mln euro lub trzykrotność kwoty podanej w ogłoszeniu o zamówieniu. Ponadto w zaproszeniu do składania wniosków konkurencja cenowa opierała się tylko na stawkach dziennych, bez uwzględnienia czasu potrzebnego na wykonanie zadania, co nie pozwoliło na wskazanie i wybranie najkorzystniejszej oferty oraz zapewnienie najlepszego stosunku wartości do ceny. Te uchybienia mogły zakłócić konkurencję. W 2016 r. dokonano płatności w kwocie 87 920 euro. W reakcji na kontrolę Instytut podpisał aneksy do obu umów ramowych zmniejszające maksymalne kwoty do poziomu 800 000 euro dla każdej z nich (z możliwością ich zwiększenia o maksymalnie 50 %).

19. W zaproszeniu do składania ofert w trybie procedury negocjacyjnej z tylko jednym oferentem, które dotyczyło utrzymania narzędzi informatycznych i baz danych oraz udzielania wsparcia w tym zakresie, określono maksymalną cenę wszystkich trzech zdefiniowanych produktów na 81 000 euro (bez VAT), zaznaczając, że oferta na wyższą kwotę nie zostanie rozpatrzona. Po otrzymaniu oferty dotyczącej dwóch z trzech produktów określonych w zaproszeniu do składania ofert Instytut podpisał umowę o świadczenie usług o wartości 97 410 euro. Kwota płatności dokonanych w 2016 r. wyniosła 73 057 euro.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

20. W styczniu 2016 r. Instytut opublikował ocenę zewnętrzną. Stwierdzono w niej, że działania Instytutu były spójne z zakresem jego uprawnień oraz że jego administracja wypada stosunkowo dobrze pod względem zarządzania i wydajności. W ocenie zawarto jednak kilka zaleceń mających na celu usprawnienie działań Instytutu, na przykład poprzez ustanowienie jasnych celów, lepsze ukierunkowanie produktów, rozwinięcie synergii z odpowiednimi podmiotami zewnętrznymi, a także poprzez wzmocnienie roli zarządu i doprecyzowanie roli forum ekspertów. Instytut zaczął wdrażać plan działania w celu zastosowania się do tych zaleceń.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2015	W tytule III poziom przeniesień środków pozostał wysoki i wyniósł 61 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 54 %). Jest to związane głównie z charakterem działalności Instytutu, która obejmuje zamawianie badań trwających wiele miesięcy, często wykraczających poza rok budżetowy.	nie dotyczy

ODPOWIEDŹ INSTYTUTU

18. Przeniesienia środków w tytule III utrzymały się na danym poziomie z uwagi na poważne problemy związane z realizacją pięciu projektów, w związku z czym środki należało przenieść na 2017 r. W przypadku dwóch projektów wpływ miały opóźnienia w wydaniu decyzji przez prezydencję Rady (po zmianie ze Zjednoczonego Królestwa na Estonię) i opóźnienia wynikające z długotrwałych konsultacji z Komisją. Pozostałe projekty rozpoczęto później, niż przewidywano, z powodu opóźnień w realizacji poprzednich projektów i badań stanowiących podstawę nowych projektów, a także ze względu na fakt, iż niewybrani oferenci podważyli decyzję o przyznaniu zamówień, co spowodowało konieczność przeprowadzenia nowej oceny.

EIGE uznaje, że pomimo problemów spowodowanych czynnikami siły wyższej, które negatywnie wpłynęły na wykonanie budżetu, Instytut zdołał zmniejszyć przeniesienia na wydatki operacyjne (C1) o ponad 9 %, co stanowi osiągnięcie warte odnotowania.

Jeśli chodzi o środki zróżnicowane, warto zwrócić uwagę, iż w przeszłości EIGE odradzano wprowadzenie takiego rozwiązania ze względu na zasadę jednoroczności budżetu; pomimo to EIGE przeprowadzi badanie wykonalności w celu opracowania solidnych podstaw do podjęcia w przyszłości decyzji o wprowadzeniu lub niewprowadzaniu środków zróżnicowanych.

19. Instytut przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału na temat kwestii spowodowanej błędem administracyjnym, w wyniku którego kwota określona w umowie ramowej dla każdej części nie została odpowiednio poprawiona. Podpisane umowy ramowe nie wpływają na budżet, gdyż umowy na obie części podpisano z tym samym oferentem, o czym kandydatów stosownie poinformowano na etapie przetargu.

Instytut wolał zawrzeć jedną umowę ramową z uwagi na bardzo mały rynek konkurencji ograniczający liczbę wykwalifikowanych i silnych wykonawców. Opcja pojedynczej umowy ramowej dała większą gwarancję jakości i ciągłości realizacji tego konkretnego projektu, która mogłaby być zagrożona w przypadku wyboru podejścia kaskadowego lub ponownego otwarcia przetargu w celu przyznania wielu umów ramowych.

Aby zachować zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami, EIGE wprowadziło zmiany w odpowiednich wzorach specyfikacji technicznych. W międzyczasie EIGE zmniejszy ryzyko przez wprowadzenie największej możliwej liczby dni roboczych w odniesieniu do przyszłych zamówień na konkretne usługi.

20. Instytut przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału. Ponieważ oferent posiada prawa wyłączności do oprogramowania używanego przez EIGE, w drodze wyjątku wybrano tryb procedury negocjacyjnej z tylko jednym oferentem. W trakcie procedury negocjacyjnej wprowadzono korekty w pierwotnej wersji zamówienia. Uwzględniono nowe usługi w celu zaspokojenia większych potrzeb EIGE i w związku ze zwiększeniem dostępności budżetu. Ponadto zmiany te wynikały z faktu, iż oferent nie był w stanie zapewnić wykonania jednego z trzech działań wymaganych pierwotnie przez EIGE.

21. Instytut przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału. Podjęto szereg wczesnych działań, takich jak strategia komunikacji i zarządzania wiedzą na lata 2016-2018, przyjęta przez zarząd w dniu 18 maja 2016 r., jednolity dokument programowy zawierający opis szczegółowych działań w dziedzinie komunikacji oraz monitorowania zwiększonego wykorzystania środków. W 2016 r. ustanowiono podstawy określania wskaźników dla osiąganych wyników.

1 Dz.U. L 403 z 30.12.2006, s. 9.

2 Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Instytutu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.eige.europa.eu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

5 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2017.417.120
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu.
• Data aktu: 06/12/2017
• Data ogłoszenia: 06/12/2017