Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2012/C 388/06)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Angers został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r.⁽¹⁾ Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, prezes realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Prezes odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Radzie Administracyjnej⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Środki na zobowiązania wyniosły ogółem 14,4 mln euro wobec 13,1 mln euro w roku poprzednim. W tytule II obejmującym wydatki administracyjne kwotę 0,4 mln euro, czyli 25 % środków na zobowiązania, przeniesiono na rok 2012, a kwotę 0,3 mln euro, czyli 15 % środków na zobowiązania, umorzono. Wysoki poziom przeniesionych i umorzonych środków jest niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.

13. Odnotowano uchybienia polegające na czterokrotnym zaksięgowaniu zobowiązań prawnych przed zobowiązaniami budżetowymi (18.791 euro). Zamówienia są często opatrzone datą poprzedzającą zatwierdzenie zobowiązań budżetowych.

INNE UWAGI

14. Urząd nie przyjął przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego w zakresie zatrudniania personelu kontraktowego ani w zakresie czasowego zajmowania stanowisk kierowniczych.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

(1) Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 1.

(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(6) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

(7) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(8) Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽⁹⁾ Art. 111 rozporządzenia (WE) nr 2100/94 (Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 18 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 19 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/aboutthe-cpvo/financing

ZAŁĄCZNIK

Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (Angers) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (fragment art. 36 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Swobodny przepływ towarów Zakazy te i ograniczenia [uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej] nie powinny jednak stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 2100/94 oraz plan strategiczny na lata 2010-2015)	Cele Stosowanie unijnego systemu ochrony odmian roślin jako jedynej i wyłącznej formy unijnego prawa własności przemysłowej do odmian roślin. Wspieranie innowacji w dziedzinie odmian roślin poprzez sprawne rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw do odmian roślin po przystępnych kosztach, z jednoczesnym zapewnieniem wytycznych dotyczących kierunków polityki oraz pomocy w zakresie egzekwowania tych praw na rzecz zainteresowanych podmiotów. Zadania decyzje w sprawie odmowy lub przyznania unijnego prawa do ochrony, decyzje dotyczące sprzeciwów, decyzje dotyczące odwołań, decyzje w sprawie unieważnienia lub uchylenia unijnego prawa do ochrony.
Zarządzanie	Prezes Kieruje Urzędem. Jest mianowany przez Radę spośród kandydatów przedstawionych przez Komisję, po uzyskaniu opinii Rady Administracyjnej. Rada Administracyjna Nadzoruje program prac Urzędu i ustanawia zasady dotyczące metod pracy Urzędu. W skład Rady Administracyjnej wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Decyzje dotyczące przyznania wspólnotowego prawa do ochrony są podejmowane przez komitety składające się z trzech pracowników Urzędu oraz przez izbę odwoławczą w przypadku odwołania. Kontrola legalności działań Urzędu Komisja kontroluje legalność tych działań Prezesa, w stosunku do których prawo Unii Europejskiej nie przewiduje nadzoru przez inny organ w zakresie legalności, a także legalność działań Rady Administracyjnej odnoszących się do budżetu Urzędu. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Rada Administracyjna.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2011 (2010)	Ostateczny budżet 14,4 (13) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 46 (46) Stanowiska obsadzone: 45 (46). Łączna liczba pracowników: 45 (45), z czego wykonujący zadania: operacyjne: 17,5 (17,5) administracyjne: 21,5 (21,5) mieszane: 6 (6)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Otrzymane wnioski: 3 184 (2 886) Przyznane prawa: 2 584 (2 303) Prawa UE pozostające w mocy na dzień 31 grudnia 2011 r.: 18 907 (17 610) Międzynarodowa współpraca w zakresie ochrony odmian roślin - Wkład w egzekwowanie praw do odmian roślin, - Umowy i współpraca z następującymi organizacjami: Komisja Europejska (DG SANCO, komisje stałe), UPOV(1), CIOPORA(2), ESA3(3), OAPI(4), OECD(5), MAFF (Japonia)(6).
(1) Międzynarodowy Związek Ochrony Nowych Odmian Roślin (z fr. Union pour la Protection des Obtentions végétales). (2) Międzynarodowa Wspólnota Hodowców Roślin Ozdobnych i Owocowych Rozmnażanych Bezpłciowo (z fr. Communauté internationale des obtenteurs de plantes ornementales et fruitières de reproduction asexuée). (3) Europejskie Stowarzyszenie Nasiennictwa (z ang. European Seed Association). (4) Afrykańska Organizacja Własności Intelektualnej (z fr. Organisation africaine de la Propriété intellectuelle). (5) Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. (6) Ministerstwo rolnictwa, żywności i rybołówstwa Japonii.
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

12. Znaczny odsetek umorzeń świadczy o oszczędnościach poczynionych w trakcie roku. Należy również zauważyć, że poziom przeniesień C8 jest częściowo związany z harmonogramem wydarzeń, które mają miejsce pod koniec roku.

Ponadto CPVO poczynił w ostatnich latach znaczne starania mające na celu ograniczenie kwoty przeniesienia. Bezwzględne kwoty przeniesienia znacznie spadły z ponad 1 mln EUR w 2008 roku do 450 tys. EUR w 2011 r. Znacznie spadła również kwota umorzonych środków na zobowiązania C8. Urząd w dalszym ciągu będzie dokładał starań w zakresie końcoworocznych oszacowań budżetu.

13. Urząd chciałby zaznaczyć w odniesieniu do uwagi Trybunału, że w obecnym systemie zamówienia są wysyłane dopiero po zatwierdzeniu zobowiązania. Zobowiązanie prawne nabiera mocy dopiero po fizycznym przesłaniu zamówienia do dostawcy; data sporządzenia dokumentu jest tutaj nieistotna. Ryzyko wcześniejszego wysłania zamówienia jest nieznaczne, a po opracowaniu e-platformy do wysyłania zamówień zniknie całkowicie.

14. Ze względu na przyjęcie nowej decyzji przez Komisję procedura rekrutacji i zatrudniania personelu kontraktowego od jakiegoś czasu była przedmiotem przeglądu prowadzonego przez agencje. CPVO postanowił zaczekać na uzgodnienie nowej decyzji wzorcowej, aby uniknąć konieczności przyjmowania kilku decyzji w tej samej sprawie. Jako że CPVO nie rekrutuje obecnie personelu kontraktowego, przyjęcie przedmiotowej decyzji nie było uznawane za naglące.

Jeżeli chodzi o decyzję w sprawie czasowego zajmowania stanowisk kierowniczych, CPVO nie uważał sprawy za pilną, ponieważ taka sytuacja nie miała jeszcze w Urzędzie miejsca. Przygotowano jednak projekt, który obecnie jest rozpatrywany, a następnie zostanie przesłany do Komisji w celu zatwierdzenia.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.29
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 11/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012